En una empresa siempre hay mucho que hacer! y siempre hay algo que te va a faltar: tiempo
La búsqueda constante de innovar y de ser eficientes en todo lo que hagas es un gran reto. Una manera de lograrlo es optimizando las tareas, ¿cómo lograrlo?
Si te entusiasma llevar tu empresa a otro nivel de competitividad y ser parte de ese grupo de empresas que le dicen Sí a las nuevas tecnologías de la información y la automatización de procesos esto es para ti:
Automatización de procesos: breve definición
Existen muchas tareas que se realizan en las empresas de manera manual. Cuando hablamos de automatizar los procesos nos referimos a acudir a esa mano amiga llamada tecnología para ejecutar tareas recurrentes: llamadas a los clientes, agendamiento de citas, liquidación de la nómina… entre otras más.
¿Cuáles procesos pueden ser automatizados en las empresas?
Dato curioso:
¿Sabías que según un estudio de Accenture llamado ‘Make the Leap. Take the Lead’ (Da el salto, toma el liderazgo): las empresas que invierten en tecnología durante la pandemia crecen 5 veces más rápido.
La nómina: este es uno de los procesos que trae más dolores de cabeza a las empresas y con el salto a la automatización el ahorro de tiempo sería de un 80%
Procesos de ventas: en esta área es importante que se pueda tener el tiempo para concentrarse en estrategias de ventas y retención de los clientes. Por esto, la automatización llega para desenredar temas como: correos electrónicos, bases de datos e informes sobre los posibles clientes.
Atención al cliente: en esta área son muchos los momentos que pueden mejorar gracias a la automatización. La cercanía con otras personas es vital y más aún para solucionar dudas o responder en tiempo real. Pero cambios en procesos como el agendamiento de citas pueden mejorar 100% la experiencia de las personas.
¿Por qué automatizar los procesos en tu empresa?
Para nadie es un secreto que la tecnología se ha vuelto indispensable para el éxito de los negocios y permite a las empresas, no solamente sobrevivir y mantenerse en pie, sino encontrar nuevos caminos y prosperar durante una de las pruebas más complejas de la historia: la pandemia del covid-19.
La decisión de montarse en la nube no es algo que se hace de la noche a la mañana. Pero lo que sí es seguro es que evita invertir en servidores y aparatos de rápida desactualización ya que todos los datos quedan a un clic de distancia.
Debes tomar la decisión de automatizar un proceso cuando:
– El proceso toma mucho tiempo: así libras al equipo y le das espacio para tareas más estratégicas.
– Se cometen muchos errores humanos: sabemos que esto es normal, todos cometemos errores! pero cuando es constante, automatizar estas tareas ayuda a minimizar el margen de error y aumenta la felicidad del equipo
– Las tareas no priorizadas quedan en el olvido: al tener el tiempo en contra es habitual que muchas tareas queden en un baúl hasta que alguien les de prioridad. Al automatizar las tareas, este retraso no ocurriría.
¿No sabes si es momento de automatizar la nómina de tu empresa? juguemos y descubre la respuesta aquí
Los beneficios que trae la automatización de tareas
1. Ahorro de tiempo, dinero y recursos
Ya te hemos dicho durante todo el artículo que hay muchas tareas manuales que al ser automatizadas aumentan la productividad sin necesidad de invertir en más personal. Subirte a la ola de la automatización es tener más tiempo para tareas estratégicas, cumplir los objetivos de la empresa, ahorrar dinero y recursos.
2. Satisfacción del cliente
Cuando no tienes retrasos en los procedimientos de tu empresa y cumples con la experiencia prometida a las personas, seguramente empezarán a preferirte ante la competencia.
3. Enfoque en el crecimiento
Al dejar en el olvido algunas tareas manuales innecesarias, los equipos de trabajo tienen más tiempo para enfocarse en cumplir objetivos y también en potenciar habilidades tan importantes como la creatividad y la comunicación.
4. Seguimiento y resultados
Al hacer los procesos más sencillos, se tendrá una visión más clara de las actividades, los tiempos de entrega y resultados. Esta información es vital para analizar luego el cumplimiento de los objetivos.
5. Incremento de la felicidad
Al aprovechar mejor el tiempo de tu equipo, las personas tendrán más claridad en sus actividades y serán más ágiles al momento de cumplirlas lo que implica menos estrés y mayor felicidad.
Ahora que sabes los grandes beneficios que trae subirte a la ola de la automatización es importante que encuentres una mano amiga que te ayude con este salto para que tu empresa brille y saque todo su potencial. Por ejemplo, Kiwibot se lanzó sin miedo a la automatización de sus procesos de nómina:
“Pasábamos un día entero haciendo cálculos en excel, liquidando la seguridad social y generando colillas de pago. Ahora, nos demoramos 3 minutos liquidando la nómina y descargamos las colillas con un clic”. Leidy Gandica de Kiwibot.
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Y si hablamos de tiempo, aquí va un ejemplo de lo que representa automatizar la nómina con Aleluya:
Para un contador ingresar de forma manual toda la información de nómina a su software contable, le toma en promedio 5 minutos por empleado registrar todos los datos. Es decir que para una compañía que tiene 6 empleados y que tiene un movimiento de novedades frecuente, le puede tomar aproximadamente 30 minutos registrar en su software contable toda la información de su nómina.
Y si hablamos de pymes, en promedio le puede tomar aproximadamente 3,4 horas liquidar la nómina de su compañía en cada período.
Al automatizar este proceso, puedes hacerlo en 15 minutos y el resto de tu tiempo te queda para hacer cosas mucho más estratégicas.
