Muchos nos han preguntado qué tan complejo es hacer la nómina online, y por esto quisimos hablar con varios de nuestros usuarios que antes lo hacían en excel y ahora lo hacen de forma automática en Aleluya.
Conversamos con Luz Marina Piedrahita, la contadora de Reino Gráfico, una empresa encargada de impresión, diseño gráfico y personalización de productos con una nómina de 27 empleados.
Antes de hacer su nómina online en un software en la nube, Luz Marina estaba rodeada por montañas de cajas, papeles y carpetas con información de nómina. En este blog postcontamos en sus propias palabras lo que para Luz Marina y Reino Gráfico, significó hacer el cambio de la nómina en excel, a hacer la nómina online con Aleluya.
¿En qué momento quisieron pasarse a hacer su nómina online en Aleluya?
Luz: Inicialmente manejábamos la nómina en Excel, dudábamos mucho sobre las leyes y los valores que les estábamos pagando a los empleados. Teníamos que analizar bien la razón del salario y nos encontrábamos con inconsistencias en los cálculos.
Por eso decidimos empezar a usar Aleluya, que tiene más ventajas… desde tener las fechas de recordatorio de terminación de contratos hasta hacer la nómina online y los cálculos por uno.
Entonces supongo que tuviste muchos dolores de cabeza por llevar la nómina en excel, ¿cómo fue la transición de la nómina manual a la nómina online y automática?
L: Lo que pasa es que a veces uno no tiene la cabeza donde la tiene que tener (risas) entonces surgen las dudas, en cambio un software como Aleluya ya tiene una operación calculada y permite realizar la nómina online.
De forma manual uno tenía que manipular la información y se presentaban inconvenientes en la liquidación. Yo dejé de preocuparme por revisar manualmente los contratos porque Aleluya ya me avisa a mi cuándo hay que renovarlos. Y también dejé de estresarme por los cálculos.
¿Cuáles fueron los problemas más urgentes que solucionaste haciendo tu nómina online con Aleluya?
L: Para mí fue el asunto de las notificaciones… Hoy en día la estabilidad laboral es poca, y por lo tanto, la rotación de personal es muy alta. Entonces, Nominapp me ayuda a tener control absoluto sobre mi nómina online y los cambios que hay en ella todo el tiempo.
¿Qué te parece esto de tener toda la información en la nube y hacer la nómina online?
L: Yo creo que en 2 o 3 años todo va a estar digitalizado, y probablemente tener la nómina online en la nube se va a convertir en un requerimiento. Es posible que entidades regulatorias como la UGPP exijan que esta información esté respaldada digitalmente.
Sin pensarlo mucho, ¿cuáles son las 3 mejores cosas de trabajar con Aleluya y disponer de la nómina online?
L: Primero que yo puedo hacer la nómina online desde cualquier lugar. Segundo, que yo no tengo que coger ningún papel impreso ni buscar información en archivos o carpetas. Y tercero, que los cálculos son automáticos; si voy a liquidar vacaciones o primas, Aleluya me da un cálculo exacto de cuánto tengo que liquidar. Lo mismo aplica para la seguridad social, que hay que llevar un buen control y con el programa se hace fácil.
¿Cómo ves el tema de las sanciones? ¿Aleluya es una ayuda para ti en este sentido?
L: Yo soy una persona que constantemente se está actualizando, al igual que muchos, me hago preguntas sobre esto y aquello, pero para el que no conozca mucho de nómina, este mundo se lo va a tragar.
En cambio si se utiliza un software en la nube, que haga la nómina online, se va a actualizar constantemente porque así es la tecnología; te mantiene informado.
Nosotros hemos tenido sanciones por desconocimientos de las personas que manejan la empresa y por los vicios que se traían. La UGPP aplica unas normas y el Código Laboral tiene otras, por lo cual las sanciones también son distintas, y como tu sabes, las leyes se interpretan y cada quien aplica.
Entonces, desde mi punto de vista, la implementación de un software como Aleluya le da orden a todo esto, porque obliga a la gente y a las autoridades a ponerse de acuerdo, es una forma de organizar el sistema y educar a la gente. Sin duda contar con un sistema de nómina online lo simplifica todo.
¿Qué es lo más importante que un contador y una empresa deben tener en cuenta para evitar exponerse a sanciones?
L: Hay que mantenerse actualizado, las leyes se van modificando, además hay que tener en cuenta las dificultades a nivel gubernamental y económicas.
Por ejemplo, si tenemos una descompensación en pensión hay que saber que el problema viene de mucho tiempo atrás, por mala administración de la información y el sistema con que se maneja.
Esto no es un problema si se hace la nómina online en un software. La Nómina para Pymes no tiene que ser un reto, desde Aleluya podemos hacer nuestros cálculos en minutos con toda la normativa vigente.
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