Antes de acudir a su jefe, Orlando Vásquez hizo un cálculo sobre cuánto le debían haber pagado luego de haber trabajado horas extras por dos semanas. Sus cálculos estaban en lo cierto: su jefe había cometido un error y estaba incumpliendo con la Ley 50 sobre el pago de horas extras.
Orlando tenía seis meses como empleado de “La Española”, una empresa mediana de telas. A Orlando le gustaba el trabajo lo cual hizo que fuera muy incómodo hablar con su tema sobre el pago de horas extras.
Los errores en los cálculos de nómina y horas extras son más comunes de lo que pensamos
Los errores a la hora de pagar la nómina, ya sean dentro del horario ordinario, recargos u horas extras, son un problema ya conocido con un origen común, el cual podemos resumir en la historia real de la empresa “La Española”.
José Alcántara supo que su negocio textil estaba prosperando en el momento en que contrató tres empleados para que lo ayudaran en el área de transporte y manufactura.
Con un pequeño presupuesto había sacado adelante a “La Española”; el sueño de toda una vida, logrando triplicar sus ganancias en seis años de trabajo duro, lo que le permitió expandir su negocio.
Cuando José decidió que quería una franquicia comenzó a tramitar nuevos contratos, pasando a liderar a un equipo de 10 trabajadores y dos locales en la ciudad de Medellín.
Pero el estrés del éxito, con un mercado demandante, lo mantenía ocupado en muchas áreas, y como muchos empresarios, el delegar tareas no era algo fácil para él; acostumbrado a encargarse personalmente de todas las actividades de su negocio.
El rápido crecimiento de la empresa hizo necesario un esquema organizativo para registrar la información de los empleados de forma adecuada, algo que a duras penas se puso en marcha.
Delegar tareas no mejoró la situación, sin embargo se creó una plantilla de nómina en Excel para el pago de los empleados, muchos de los cuales tenían horas extras.
Las Pymes no saben que están incumpliendo la Ley 50 sobre las horas extras
Con mucho esfuerzo, José se involucraba en todas las actividades, incluyendo los pagos de nómina y horas extras, pero resultaba difícil revisar cada información de los empleados de forma manual.
Fue por eso que José, luego de saber lo que había ocurrido con el pago de Orlando, decidió hacer una revisión exhaustiva del pago de los demás empleados. Sus mayores miedos se hicieron realidad, el incumplimiento de la Ley 50 podría traerle graves sanciones. Un rápido análisis reveló dos nuevos errores de cálculo en el pago de horas extras.
José sabía bien que el tiempo estaba en su contra, no hacer rectificaciones inmediatas a los pagos de horas extras significaba demandas y multas que podían poner en peligro la productividad de la empresa. Sin perder tiempo comenzó a revisar todos los datos de los empleados desde las tablas de Excel. Nuevos cálculos arrojaron como resultado nuevos errores.
Al parecer había estado haciendo mal los pagos de horas extras los dos últimos meses a todos sus empleados, violando el artículo 24 de la Ley 50 de 1990.Es decir, José había estado pagando por debajo del 25% reglamentario para los empleados que hicieron trabajo extra diurno, y muy por debajo para los empleados como Orlando, que trabajaron horas extras nocturnas con la llegada de nueva mercancía.Para estos últimos, de acuerdo a la ley 50, el pago reglamentario es de un 75% sobre el valor del trabajo ordinario diurno.
Según sus cálculos, les había estado pagando tan sólo un 40% total de las horas extras. A pesar de su diligencia y trabajar sin parar, a José le llevó 15 días, entre cálculos, rectificación, consultorías y la corrección entera de la nómina, poder resolver el problema y hacer los pagos adecuados.
Fue un verdadero alivio hacer todo esto antes de que los empleados demandaran a la empresa exigiendo sus derechos, pues las multas seguramente habrían hundido el sueño de José.
Pero fueron 15 días en el que José tuvo que dejar de lado otros aspectos cruciales de su negocio, por lo que la productividad tuvo una fuerte caída, lo que repercutió en las ganancias.
¿Se pueden evitar problemas con el pago de las horas extras?
El caso de José es una de las tantas que ocurren a diario en el país. Lamentablemente existen muchas empresas que no son muy ordenadas para llevar la información de sus empleados y mucho menos las horas extras que trabajan, y por lo tanto terminan incumpliendo la Ley 50.
La mala gestión propicia esta situación, y en este caso, para aquellos que todavía usan las tablas de Excel para llevar la nómina, corregir el problema lleva mucho tiempo ya que la información sobre las horas extras está dispersa.
¿Existe una mejor manera de calcular las horas extras?
Así es, las tablas de Excel sirvieron bien a su propósito, sin embargo la tecnología ha hecho obsoleta este tipo de herramientas, hoy en día existen mejores opciones.Por ejemplo, usar un programa de nómina en la nube que trabaja de forma automatizada.
Aleluya pertenece a una nueva generación de herramientas con las que podemos ahorrar el drama de no saber si cometimos un error en el cálculo de las horas extras. El programa centraliza la información para que todo esté al alcance de un clic.
José finalmente se pasó a Aleluya, pero ¿qué habría pasado si hubiese comenzado con el software en la nube desde un principio?
– No habría pasado por este problema, ya que Nominapp no comete errores.
– Habría ahorrado de más del 75% que le lleva hacer el pago de nómina desde el Excel.
– Su tiempo y esfuerzo estarían enfocados en otras tareas claves de la empresa.
– Es un software avalado por la UGPP, por lo que no tiene que preocuparse por conocer todas las leyes; está al día con las actualizaciones en los reglamentos.
– Y tal vez lo mejor de todo: paz mental por saber qué está haciendo las cosas bien.
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