Certificado laboral: cuándo debe dártelo tu empleador y qué tiene que incluir
El Código Sustantivo del Trabajo obliga a certificar el tiempo de servicio, la labor y el salario al terminar el contrato — y la DIAN exige, aparte, un certificado de ingresos y retenciones cada año.
Taller de un impresor tipográfico en Bogotá, Década de 1930 — Un maestro impresor sella con lacre un pliego recién compuesto, dejando constancia de un oficio bien cumplido
Un certificado laboral es la constancia escrita que tu empleador te debe dar sobre el tiempo que trabajaste, qué hacías y cuánto ganabas. No es un favor ni un trámite de buena voluntad: el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) lo pone como una de las obligaciones especiales del empleador, y hay otro documento — el certificado de ingresos y retenciones — que exige la DIAN por una razón completamente distinta.
Bajo el nombre “certificado laboral” en realidad se confunden tres documentos con bases legales, contenidos y momentos distintos. Antes de pedir o de emitir cualquiera de los tres, vale la pena saber cuál te corresponde y qué artículo lo respalda — porque exigir el equivocado (o no exigir ninguno) es donde casi siempre se traba el trámite.
Los 3 documentos que se confunden bajo “certificado laboral”
Los 3 documentos que se confunden bajo “certificado laboral”
Certificación laboral (constancia de trabajo)
La regula el artículo 57, numeral 7 del CST. Certifica tiempo de servicio, índole de la labor y salario devengado. La pide el trabajador; el destino típico es un crédito, un arriendo o un nuevo empleo.
Certificado de ingresos y retenciones
Lo exige el artículo 378 del Estatuto Tributario (ET) — el famoso Formulario 220. Es anual, va a la declaración de renta, y su contenido exacto lo fija el artículo 379 del ET.
Certificado de iniciación o terminación
Lo creó el artículo 12 de la Ley 1607 de 2012 (hoy artículo 378-1 del ET): cada vez que empieza o termina una relación laboral, el empleador debe entregarlo al trabajador y enviar copia a la DIAN.
Qué te obliga a dar el Código Sustantivo del Trabajo (y qué no)
El artículo 57, numeral 7 del CST es textual: el empleador debe “dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado”. Tres elementos, ni uno más — y un momento puntual: a la terminación del contrato, y siempre que el trabajador la pida (no es un documento que el empleador deba entregar de oficio, sin que nadie la solicite).
El mismo numeral agrega algo que casi nadie conoce: si el trabajador lo pide, el empleador también debe hacerle practicar un examen médico de salida y darle la certificación de ese examen, siempre que al ingreso o durante la relación haya sido sometido a examen médico. La ley incluso resuelve qué pasa si el trabajador no colabora: se entiende que elude el examen si, pasados cinco días desde su retiro, no se presenta donde el médico habiendo recibido la orden.
¿Qué pasa con las certificaciones mientras el contrato sigue vigente — por ejemplo, para un crédito de vivienda? El artículo 57-7 no lo cubre de forma expresa: su letra habla de “la expiración de contrato”. En la práctica, la enorme mayoría de las empresas en Colombia también expiden la constancia durante la relación laboral, como servicio al colaborador — es la norma social del sector, no una obligación con numeral propio. Por eso vale la pena separar lo que la ley exige de lo que es buena práctica: al terminar el contrato, la certificación es un derecho exigible; durante el contrato, es una cortesía casi universal.
Qué debe contener sí o sí una certificación laboral
Qué debe contener sí o sí una certificación laboral
Fecha de inicio y fecha de terminación de la relación laboral — el período exacto que cubrió el contrato.
El cargo que ocupó el trabajador y, en la práctica, las funciones que realmente desempeñó — no solo el nombre del cargo en la nómina.
El valor que el trabajador efectivamente recibió — lo que exige el numeral 7 del artículo 57, sin que la norma pida desglosarlo por conceptos.
El certificado de ingresos y retenciones: otra obligación, otro artículo
El certificado de ingresos y retenciones no sale del derecho laboral sino del derecho tributario. El artículo 378 del Estatuto Tributario obliga a todo agente de retención — tu empresa, si te paga salario — a expedir anualmente, a cada asalariado, un certificado correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, en el formato que prescribe la DIAN (el Formulario 220). El plazo exacto para entregarlo lo fija cada año el decreto de plazos tributarios del Gobierno Nacional — suele caer a comienzos del año siguiente, antes de que abra la temporada de declaración de renta.
El artículo 379 del ET, además, dice con precisión qué debe llevar ese certificado: el formulario diligenciado, el año gravable y la ciudad donde se consignó la retención, los nombres y cédula o NIT tanto del asalariado como del agente retenedor, la dirección de este último, el valor de los pagos o abonos y el monto de las retenciones practicadas, y la firma del pagador certificando que los datos son verdaderos.
Hay un tercer momento que muchas empresas pasan por alto: el artículo 378-1 del ET — adicionado por el artículo 12 de la Ley 1607 de 2012 — obliga a expedir un certificado de iniciación o de terminación cada vez que empieza o termina una relación laboral (no solo una vez al año). Ese certificado va al trabajador y, además, una copia a la DIAN, dentro de los medios y fechas que el Gobierno Nacional establezca.
“No darle la certificación laboral a quien la pide no es un descuido menor: es una infracción a las normas del trabajo que el Ministerio del Trabajo puede sancionar.”
Qué pasa si no la entregas
El CST no le puso una multa propia al numeral 7 del artículo 57, pero sí existe un respaldo general: el artículo 486, numeral 2 (modificado por el artículo 7 de la Ley 1610 de 2013) faculta a los funcionarios del Ministerio del Trabajo para imponer multas de 1 a 5.000 salarios mínimos mensuales vigentes por infracciones a las normas del trabajo, mientras la infracción subsista. Negarse a certificar el tiempo de servicio, la labor y el salario de quien lo solicita — después de terminado el contrato — cae dentro de esa bolsa general de infracciones sancionables.
El artículo 58, numeral 8 del CST agrega una prohibición específica y bastante concreta: el empleador tiene prohibido usar en esas certificaciones “signos convencionales que tiendan a perjudicar” al trabajador, o adoptar cualquier forma de “lista negra” para que no lo contraten en otra empresa. Es una norma vieja (viene de la Ley 20 de 1982) pero sigue vigente, y existe justamente porque hubo un tiempo en que se abusaba de la certificación para bloquear al trabajador en el mercado laboral en vez de simplemente describir lo que hizo.
En cristiano
Si te vas de la empresa y lo pides, te tienen que dar por escrito cuánto tiempo trabajaste, qué hacías y cuánto ganabas — no importa si te fuiste bien o mal, y sin marcarte con ninguna señal que te cierre puertas en otro lado.
Que ningún certificado dependa de que alguien se acuerde
Los tres documentos — certificación laboral, certificado de ingresos y retenciones, y certificado de iniciación o terminación — salen exactamente de la misma fuente: los datos reales de la nómina y de la historia laboral del colaborador. Cuando esos datos viven en un solo sistema, generar cualquiera de los tres es cuestión de minutos, no de ir a buscar contratos viejos o reconstruir salarios a mano.
Con Aleluya, cada certificado se arma con la información ya validada de tu nómina y de la terminación de contratos, así que nunca dependés de que alguien se acuerde de sacar cuentas manualmente ni de revisar carpetas para saber qué le corresponde a cada quien.
Que cada certificado salga solo de los datos reales de tu nómina.
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Preguntas frecuentes sobre los certificados laborales
¿Qué debe incluir un certificado laboral?
Según el artículo 57, numeral 7 del CST, solo tres cosas: el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado.
¿Cuándo está obligado el empleador a darlo?
La ley lo exige de forma expresa a la expiración del contrato y a solicitud del trabajador (Art. 57-7 CST). Durante la relación laboral, entregarlo es práctica estándar de la mayoría de empresas, aunque el CST no lo mencione en ese numeral.
¿En qué se diferencia del certificado de ingresos y retenciones?
El certificado laboral nace del derecho laboral (Art. 57-7 CST) y describe tiempo, labor y salario. El certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220) nace del derecho tributario (Art. 378 del Estatuto Tributario), es anual y sirve para la declaración de renta.
¿Qué pasa si el empleador no entrega la certificación?
Es una infracción a las normas del trabajo: el artículo 486, numeral 2 del CST (modificado por la Ley 1610 de 2013) faculta al Ministerio del Trabajo a imponer multas de 1 a 5.000 salarios mínimos mensuales mientras la infracción subsista.
¿Puede el empleador usar señales para perjudicar a un extrabajador en su certificación?
No. El artículo 58, numeral 8 del CST lo prohíbe expresamente: no se pueden usar signos convencionales que perjudiquen al trabajador ni ningún tipo de “lista negra”.
1. Código Sustantivo del Trabajo (Decreto 2663 de 1950, edición oficial), artículo 42 (certificación del contrato), artículo 57, numeral 7 (obligaciones especiales del empleador — certificación al terminar el contrato), artículo 58, numeral 8 (prohibición de signos que perjudiquen al trabajador) y artículo 486, numeral 2, modificado por el artículo 7 de la Ley 1610 de 2013 (sanciones por infracciones a las normas del trabajo).
2. Estatuto Tributario, artículo 378 (certificado de ingresos y retenciones), artículo 378-1, adicionado por el artículo 12 de la Ley 1607 de 2012 (certificado de iniciación o terminación de la relación laboral) y artículo 379 (contenido del certificado de ingresos y retenciones).
