Cómo evitar las sanciones que impone la UGPP
La UGPP ha recaudado más de 619 mil millones de pesos en sanciones en un solo año — 4 errores en el operador PILA son los que más las detonan.
Hato en los Llanos Orientales, década de 1960 — Ninguna cinta faltó en la hilera de años
4 errores en PILA que la UGPP ya tiene identificados
En el lapso de un año, la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales ha recaudado más de 619 mil millones de pesos en sanciones por omisión, mora o inexactitud en la liquidación de nómina y pago de aportes al Sistema de la Protección Social. El truco para evitarlas no es suerte — es conocer exactamente qué revisa el sistema.
Las 4 acciones que la UGPP clasifica como inadecuadas
Aprendiz SENA mal clasificado
Clasificar como aprendiz a alguien que no está registrado como tal, omitiendo el aporte a pensión y, en algunos casos, a ARL.
Pagar por menos días de los trabajados
Cotizar un número de días inferior a los que el empleado realmente laboró en el periodo.
2 errores más que detonan la revisión
No usar el tipo y subtipo correcto evade el aporte a alguno de los subsistemas: pensión, ARL, caja de compensación, SENA o ICBF.
Pagar con un Ingreso Base de Cotización que no siguió la fórmula correcta — el error más común y el más fácil de detectar por cruce de datos.
“Que la UGPP seleccione a tu empresa no es mala suerte: son irregularidades detectadas por cruce de información oficial.”
Así distingue la UGPP la omisión de la inexactitud
La UGPP no trata igual todos los casos de omisión. Es omisión por afiliación cuando no incorporaste a un trabajador a uno o varios de los subsistemas de la Seguridad Social (pensión, salud, ARL, caja de compensación, SENA o ICBF). Es omisión por vinculación cuando sí lo afiliaste, pero no reportaste la novedad de ingreso a la administradora correspondiente.
La inexactitud es otro terreno: la UGPP actúa cuando declaraste y pagaste un valor menor al que en realidad le correspondía al trabajador al momento de autoliquidar los aportes — así el error no haya sido intencional.
La fórmula para el IBC es: total pagos salariales + total pagos no salariales que exceden el 40 % del total remunerado + cálculo de novedades del período. Y el cálculo del excedente no salarial es: total no salarial menos (total remuneración × 40 %). Es una cuenta puntual, no una estimación — y es justo ahí donde más empresas se equivocan sin darse cuenta.
Esa fórmula general se descompone en dos, según el subsistema. Para salud, pensión y riesgos laborales, el IBC es total pagos salariales + total no salariales que exceden el 40 % del total remunerado. Para caja de compensación familiar, SENA e ICBF, el IBC es total pagos salariales + cálculo de novedades del período — sin sumar el excedente no salarial. Puedes verificar esta información directamente en la página oficial de la UGPP.
Si ya cometiste el error, así lo corriges
Paga los aportes omitidos en los subsistemas correspondientes a través de la planilla M.
Paga los aportes omitidos en los subsistemas a través de la planilla N de correcciones.
Si el error es anterior a marzo de 2014, usa la planilla M; si es posterior, usa la planilla N y corrige la clasificación del cotizante en PILA.
Antes de que quede como Liquidación Oficial
Un error lo comete cualquiera — la clave está en corregirlo antes de que tu caso quede como Liquidación Oficial ante la UGPP, es decir, que ya no se pueda discutir en ninguna instancia ni preste mérito ejecutivo. El artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 (numeral 3), es claro: si no suministras la información requerida, o la envías incompleta o fuera del plazo, la UGPP puede imponer una sanción de hasta 15.000 UVT.
Antes de reportar, revisa que los trabajadores del anexo correspondan de verdad a tu empresa, que hayan aportado a la Seguridad Social en los meses en que estuvieron vinculados, y que el IBC sobre el que aportaste en PILA esté bien calculado. Cualquier aporte pendiente se corrige con la planilla N.
La buena noticia: la Ley 590 de 2000, en su artículo 43, contempla una progresividad en el pago de los aportes parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación) para incentivar la creación de pymes que se mantengan dentro de los límites legales con la UGPP.
Un simple error de clasificación puede poner en jaque a tu negocio — por eso vale la pena que tu liquidación de nómina no dependa de que alguien se acuerde de revisarlo a mano cada mes.
Que el IBC y el tipo de cotizante queden bien calculados desde la primera liquidación.
Aleluya calcula el IBC automáticamente y clasifica a cada trabajador con el tipo y subtipo correcto ante la UGPP.
Preguntas frecuentes sobre las sanciones de la UGPP
¿Cuáles son los errores más comunes que sanciona la UGPP?
Clasificar mal a un aprendiz SENA, pagar por menos días de los trabajados, usar un tipo o subtipo de cotizante equivocado, y calcular mal el IBC.
¿Cómo se calcula correctamente el IBC?
IBC = total pagos salariales + total pagos no salariales que exceden el 40 % del total remunerado + cálculo de novedades del período.
¿Por qué la UGPP selecciona a una empresa para revisión?
No es al azar — surge de cruces de información oficial que muestran irregularidades en la liquidación de la Seguridad Social reportada por el operador PILA.
¿Cómo corrijo un error que ya cometí con la UGPP?
Depende del error: para un aprendiz SENA mal clasificado o días cotizados de menos, pagas los aportes omitidos con la planilla M o la planilla N de correcciones. Para un tipo o subtipo de cotizante equivocado, usas planilla M si el error es anterior a marzo de 2014, y planilla N si es posterior.
¿Qué pasa si no corrijo a tiempo un error detectado por la UGPP?
Tu caso puede quedar como Liquidación Oficial — ya no discutible en ninguna instancia — y si no suministraste la información requerida, o la enviaste incompleta o fuera de plazo, el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012 (modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016) contempla una sanción de hasta 15.000 UVT.
1. Decreto 2011 de 2012 (facultades de fiscalización de la UGPP).
2. Ley 1607 de 2012, artículo 179, modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 (sanción por no suministrar información a la UGPP).
3. Ley 590 de 2000, artículo 43 (progresividad de aportes parafiscales para pymes).
