Gestionar la nómina puede ser un reto, especialmente al cumplir con beneficios tan importantes como la licencia de maternidad. Cuando alguien de tu equipo anuncia la llegada de su bebé, la emoción se mezcla con preguntas inevitables en el área de recursos humanos: quién paga la licencia de maternidad y cómo se tramita ante la EPS. Aunque a primera vista parezca un proceso complejo, la realidad es que, con la información adecuada y una gestión eficiente, puede fluir con total tranquilidad, tal como debería hacerlo en un momento tan especial.

Quién paga la licencia de maternidad en Colombia

El tema de quién paga la licencia de maternidad es, sin duda alguna, la consulta más frecuente. De hecho, muchos empleadores se confunden con la responsabilidad de pago. Lo cierto es que la ley es muy clara al respecto. En primer lugar, la licencia es un derecho fundamental de toda madre trabajadora. Por lo tanto, el subsidio por maternidad está a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).

Papel del empleador y reembolso de la EPS

Como resultado, la EPS asume el costo de la prestación. Ahora bien, aquí viene el punto clave del proceso. Entonces: quién paga la licencia de maternidad. En la práctica, es tu pyme, como empleador, quien realiza el desembolso inicial a la trabajadora. A su vez, debes hacer este pago con el fin de que la empleada reciba su dinero sin ninguna interrupción.

Posteriormente, una vez pagada la licencia, es tu turno de solicitar a la EPS el reconocimiento del pago de la licencia. Así, la EPS te reintegrará la totalidad del dinero que adelantaste. Además, este proceso es fundamental para la correcta gestión de la carga prestacional de tu negocio. Por esta razón, es crucial mantenerse al día con todos los aportes. De lo contrario, la EPS podría negarse a realizar el reembolso. En conclusión, la ley te pide que adelantes la plata, pero la EPS te la devuelve.

Diferencias en el pago para trabajadoras dependientes e independientes

Es importante, por cierto, aclarar cómo se calcula el pago. En efecto, para la EPS no es lo mismo una trabajadora dependiente que una independiente. A continuación, te resumo las diferencias más importantes si quieres entender quién paga la licencia de maternidad y cómo se calcula:

• Trabajadoras dependientes: la liquidación se basa en el salario devengado al iniciar la licencia (Ley 2114 de 2021). En otras palabras, la madre recibe el 100 % de su salario. Asimismo, si el salario es variable, se toma el promedio del último año de servicio.
• Trabajadoras independientes: el pago se calcula sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC) declarado. De manera similar, debe haber cotizado de forma continua durante toda la gestación. De no ser así, el pago será proporcional al tiempo cotizado.

Quién paga la licencia de maternidad: trámites de recursos humanos

Como ya sabes, tu tarea en recursos humanos es esencialmente de gestión. Por lo tanto, tú eres la persona que asegura que esa nueva mamá reciba su dinero a tiempo.

Cómo reportar la licencia de maternidad correctamente

El reporte correcto ante la EPS es el primer paso vital. Para ello:

• La trabajadora debe presentar este certificado a tiempo. No obstante, la ley permite que la licencia se inicie hasta dos semanas antes del parto.
• Una vez tienes el certificado, debes radicarlo ante la EPS. Por ejemplo, este paso es crucial para iniciar el proceso de reconocimiento del pago por licencia.
• Debes reportar la novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). A fin de cuentas, esto le indica al sistema que la trabajadora está en licencia.

Documentación necesaria para el pago y reembolso ante la EPS

Por otro lado, la documentación es el mapa para obtener el reembolso. Así pues, el cumplimiento riguroso de estos requisitos te ahorrará dolores de cabeza. Recuerda siempre que un proceso bien hecho es sinónimo de tranquilidad en la pyme. En resumidas cuentas, necesitarás esto para la cobertura de la EPS:

• Certificado de la licencia.
• Registro civil de nacimiento.
• Solicitud de reembolso.
• Certificado de semanas de cotización: La EPS lo usará para verificar que la madre cumplió el periodo de cotización.

Quién paga la licencia de maternidad: duración y remuneración

La ley colombiana ha evolucionado para proteger a las madres. De hecho, la extensión de la licencia es una muestra de ese compromiso. Por lo tanto, es un excelente indicador de que la nómina puede ser un vehículo de bienestar.

Actualmente, la licencia tiene una duración estándar de dieciocho (18) semanas (Ley 2114 de 2021). No obstante, este periodo puede extenderse en casos especiales. Por ejemplo, en partos múltiples o si el recién nacido tiene una discapacidad, el periodo se amplía en 2 semanas.

Distribución del tiempo antes y después del parto

La madre trabajadora, por lo general, tiene la libertad de elegir cómo distribuir su tiempo. En efecto, la ley le permite decidir cuántas semanas de preparto toma antes del parto. Por ejemplo:

• Preparto: la licencia puede empezar una o dos semanas antes de la fecha probable. En este sentido, la decisión depende del certificado médico y la elección de la madre.
• Posparto: el tiempo restante se toma después del parto. Por consiguiente, si solo tuvo una semana de preparto, tendrá 17 semanas de posparto. Además, si el parto se adelanta, el tiempo faltante de preparto se suma al periodo posnatal.

Quién paga la licencia de maternidad: requisitos para acceder al pago

Desde luego, para que la EPS reconozca y pague la licencia, la trabajadora debe cumplir con requisitos. Esta es la parte en la que tu rol de gestor cobra mayor importancia. Por eso, debes orientar a tu equipo para que cumpla con estos deberes. Si bien suena estricto, garantiza la sostenibilidad del sistema de salud.

Obligatoriedad de cotizar durante el embarazo

El requisito principal es la cotización completa y continua al SGSSS. Por esta razón, la trabajadora debe haber realizado los aportes correspondientes durante todo el periodo de gestación. Desde el inicio del embarazo hasta el parto, la madre debe estar afiliada como cotizante activa y el pago de las cotizaciones debe haberse realizado a la fecha límite del periodo en que comienza la licencia. Además, estas prestaciones económicas durante el embarazo se reconocen solo si se cumple con esto.

Procedimientos en caso de cotización parcial

A veces, la vida nos pone retos y la cotización no es continua. No obstante, no todo está perdido en estos casos. Por fortuna, la ley contempla una solución para los casos de cotización parcial.

• Menos de dos períodos sin cotizar. De forma notable, si la madre dejó de cotizar durante dos períodos, procede el pago completo.
• Más de dos períodos sin cotizar. En este caso, el subsidio por maternidad se reconocerá proporcionalmente. Es decir, se calcula un monto equivalente a los días cotizados. Para resolver la duda de quién paga la licencia de maternidad de forma proporcional, sigue siendo la EPS la responsable.

Derechos especiales y casos particulares: quién paga la licencia

El espíritu de la ley busca la protección integral de la familia. Por ende, hay casos especiales que también tienen derecho a la licencia.

Licencia para empleadas domésticas y madres adoptantes

Rspecto a quién paga la licencia de maternidad, es fundamental saber que la protección se extiende a todas las trabajadoras dependientes. Esto incluye, por supuesto, a las empleadas domésticas. Además, las madres adoptantes gozan de las mismas garantías que las madres biológicas. Asimismo, la fecha para el inicio de la licencia de adopción se cuenta desde la entrega oficial del menor. Finalmente, esta protección de prestaciones económicas durante el embarazo se extiende al padre adoptante sin cónyuge.

Protección laboral y prohibición de despido durante la licencia

La gestión de la nómina y las prestaciones no tiene por qué ser una carga. De hecho, puede convertirse en un proceso tan fluido que te enfocas en lo importante: tu equipo. Por esta razón, en Aleluya transformamos tu nómina de un proceso estresante en una experiencia que genera sonrisas. Además, somos el único Software de Nómina Holística en Colombia.

En resumen, el empleador paga y la EPS reembolsa. Por lo tanto, la clave es la gestión correcta, pues así tu empresa cumple la ley y demuestra un compromiso real con su gente. Y lo mejor de todo, al usar Aleluya, esa pregunta de quién paga la licencia de maternidad se convierte en un trámite automático que fluye sin problemas.

Así pues, imagina poder olvidarte del estrés de calcular las liquidaciones complejas. Por ejemplo, estas son algunas de las tareas que se vuelven sencillas con nuestra plataforma:

• La liquidación de la nómina.
• El proceso de generar y enviar la documentación de las licencias.
• Tareas como usar un software para liquidar cesantías.
• El cálculo de la carga prestacional.

Finalmente, al dejar estos procesos en manos de expertos, te liberas para dedicar tiempo a lo que realmente impacta: el bienestar de tu equipo. Por eso, Aleluya es más que un software: somos el aliado que te da tranquilidad.

Si quieres no solo saber quién paga la licencia de maternidad, sino también cómo administrar la nómina de tu empresa sin errores y gestionar las licencias de maternidad con total tranquilidad, descubre cómo Aleluya puede ayudarte a automatizar estos procesos y asegurar el pago correcto de salarios y prestaciones sociales, para cumplir con la ley y cuidar a tu equipo sin complicaciones. ¡Conoce más sobre nuestros planes hoy mismo y crea tu cuenta!

Referencias bibliográficas

• Affirma Legal. (2025, 11 de junio). ¿Cómo Funciona la Licencia de Maternidad en Colombia?
• Bitákora Blog. (s.f.). Licencia de maternidad: duración y requisitos en Colombia.
• El Espectador. (2024, 14 de junio). ¿En licencia de maternidad se paga prima de servicios? Esto dice la ley colombiana.
• Función Pública. (2021). Ley 2114 de 2021 – Gestor Normativo.
• Ministerio de Justicia y del Derecho. (2024, 24 de junio). ¿Qué se debe hacer para recibir el pago de licencia de maternidad como trabajadora independiente?
• Ministerio de Justicia y del Derecho. (2024). ¿Cómo acceder a la licencia de maternidad y qué hacer si no la reconocen o pagan?
• Sanitas EPS. (2024). Incapacidades y licencias Afiliados.