Quién paga la licencia de maternidad: guía sin enredos para pymes
La ley te pide que adelantes la plata, pero la EPS te la devuelve — así funciona el reembolso, y qué hacer si la cotización no fue continua.
Ráquira, Boyacá, década de 1950 — Madre acompañada
Cuando alguien de tu equipo anuncia la llegada de su bebé, la emoción se mezcla con una pregunta inevitable en recursos humanos: quién paga la licencia de maternidad, y cómo se tramita ante la EPS. Suena complicado, pero con la información correcta el proceso fluye sin sobresaltos — tal como debería ser en un momento tan especial.
¿Quién paga realmente la licencia de maternidad?
La licencia de maternidad es un derecho fundamental de toda madre trabajadora — y aun así, quién paga cada peso es lo que más confunde a los empleadores. La respuesta corta: el subsidio está a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
En la práctica, es la empresa quien hace el desembolso inicial a la trabajadora, para que su pago no se interrumpa mientras avanza el trámite. Después, la empresa solicita el reembolso a la EPS, que devuelve la totalidad de lo adelantado — pero solo si la empresa está al día con los aportes. Si la carga prestacional tiene huecos, la EPS puede negarse a reembolsar.
“La ley te pide que adelantes la plata pero la EPS te la devuelve.”
Dependientes vs. independientes: la base de cálculo cambia
Para una trabajadora dependiente, la liquidación se basa en el salario devengado al iniciar la licencia — el 100% de su salario (o el promedio del último año si es variable). Para una independiente, el pago se calcula sobre el Ingreso Base de Cotización declarado, y si no cotizó de forma continua durante toda la gestación, el pago es proporcional al tiempo cotizado (Ley 2114 de 2021).
La diferencia importa porque la EPS no trata igual a las dos: a la dependiente le exige el reporte de su empleador, y a la independiente le exige haber cotizado ella misma, sin interrupciones, durante toda la gestación.
Cómo reportar la licencia ante la EPS
Antes de que la EPS reembolse un peso, hay un trámite de tres pasos que no se puede saltar.
Certificado a tiempo
La ley permite iniciar la licencia hasta dos semanas antes del parto — la trabajadora entrega el certificado médico para arrancar el trámite.
Radicarlo ante la EPS
Con el certificado en mano, se radica ante la EPS — este paso arranca el reconocimiento del pago de la licencia.
Reportar la novedad en PILA
Se reporta en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), para que el sistema quede al tanto de que la trabajadora está en licencia.
Con el trámite en regla, el reloj de la licencia empieza a correr — y la ley colombiana le da a esa madre más tiempo del que muchos empleadores creen.
La licencia de maternidad dura
y se amplía 2 semanas más en partos múltiples o si el recién nacido tiene una discapacidad (Ley 2114 de 2021).
La madre decide cómo distribuir ese tiempo: el preparto puede empezar 1 o 2 semanas antes del parto (según el certificado médico), y el resto se toma después — si el parto se adelanta, el tiempo de preparto que faltaba se suma al posparto, no se pierde.
El requisito de fondo: cotizar sin interrupciones
La EPS solo reconoce el pago si la trabajadora cotizó de forma completa y continua al SGSSS durante toda la gestación. Eso significa estar afiliada como cotizante activa desde el inicio del embarazo hasta el parto, con los aportes pagados a la fecha límite del período en que arranca la licencia. Suena estricto, pero es lo que garantiza la sostenibilidad del sistema de salud.
¿Qué pasa si la cotización no fue continua?
No todo se pierde por un par de períodos sin cotizar — pero el cálculo cambia.
Menos de 2 períodos sin cotizar
Procede el pago completo — una interrupción corta no reduce el subsidio.
Más de 2 períodos sin cotizar
El subsidio se reconoce proporcionalmente — un monto equivalente a los días realmente cotizados, no al total de la licencia.
Qué documentos necesita la empresa para el reembolso
El documento que arrancó el trámite ante la EPS — la base de todo el reembolso.
Prueba que el parto ya ocurrió y que la licencia corresponde al bebé reportado.
El paso formal en el que la empresa le pide a la EPS que le devuelva lo adelantado.
La EPS lo usa para verificar que la madre cumplió el período de cotización exigido.
Con esos cuatro documentos completos, el reembolso no debería demorarse. Pero hay perfiles de trabajadoras que merecen una mirada aparte.
Casos especiales que también tienen derecho
El espíritu de la ley busca la protección integral de la familia — por eso estos casos también tienen derecho a la licencia.
La protección se extiende a todas las trabajadoras dependientes, sin excepción por tipo de labor.
Gozan de las mismas garantías que una madre biológica — la licencia se cuenta desde la entrega oficial del menor, y se extiende también al padre adoptante sin cónyuge.
El requisito de fondo detrás de todos estos casos es el mismo: cotización activa y continua al sistema durante la gestación — es lo que sostiene que la EPS reembolse, sin importar qué tipo de trabajadora o de familia sea.
En resumen: el empleador paga primero, y la EPS reembolsa después. La clave está en gestionar bien cada trámite — el certificado a tiempo, la radicación ante la EPS, el reporte en PILA y los aportes al día — para que la empresa cumpla la ley sin quedarse con la plata que adelantó pendiente de vuelta.
Que el reembolso a la EPS no se quede pendiente por un papel faltante.
El Software de Nómina de Aleluya organiza la documentación de cada licencia y el seguimiento del reembolso, para que no se pierda plata en el camino.
Preguntas frecuentes sobre quién paga la licencia de maternidad
¿La empresa o la EPS paga la licencia de maternidad?
La empresa hace el desembolso inicial a la trabajadora, y luego solicita el reembolso completo a la EPS — el costo final siempre lo asume el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
¿Cuántas semanas dura la licencia de maternidad en Colombia?
18 semanas, con 2 semanas adicionales en partos múltiples o si el recién nacido tiene una discapacidad (Ley 2114 de 2021).
¿Qué pasa si una trabajadora independiente no cotizó todo el embarazo?
El pago se calcula proporcional al tiempo efectivamente cotizado, sobre el Ingreso Base de Cotización declarado.
¿Las empleadas domésticas tienen derecho a licencia de maternidad?
Sí — la protección se extiende a todas las trabajadoras dependientes, sin excepción.
¿Cómo se reporta la licencia de maternidad ante la EPS?
El certificado se presenta hasta dos semanas antes del parto, se radica ante la EPS y se reporta la novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
¿Qué requisito de cotización exige la EPS para pagar la licencia?
Cotización completa y continua al SGSSS durante toda la gestación — estar afiliada como cotizante activa desde el inicio del embarazo hasta el parto, con los aportes al día.
¿Qué documentos necesita la empresa para el reembolso?
Certificado de la licencia, registro civil de nacimiento, solicitud de reembolso y certificado de semanas de cotización.
¿Las madres y padres adoptantes tienen derecho a la licencia de maternidad?
Sí — gozan de las mismas garantías que una madre biológica. La fecha de inicio se cuenta desde la entrega oficial del menor, y la protección se extiende también al padre adoptante sin cónyuge.
¿Qué pasa si el parto se adelanta antes de terminar el preparto?
El tiempo de preparto que faltaba se suma al posparto — no se pierde. Si la madre solo alcanzó a tomar una semana de preparto antes del parto, tendrá 17 semanas de posparto en vez de 16.
¿La empresa puede esperar a que la EPS pague antes de pagarle a la trabajadora?
No — la ley exige que la empresa haga el desembolso inicial a la trabajadora sin ninguna interrupción, y solo después gestione el reembolso ante la EPS.
¿Qué pasa si la empresa no está al día con los aportes a seguridad social?
La EPS puede negarse a reembolsar lo que la empresa ya adelantó — mantener la carga prestacional al día es lo que sostiene el reembolso completo.
¿Qué pasa si hubo más de dos períodos sin cotizar durante el embarazo?
El subsidio se reconoce proporcionalmente — un monto equivalente a los días que sí se cotizaron, no al total de las 18 semanas de licencia.
1. Ley 2114 de 2021 (ampliación de la licencia de maternidad a 18 semanas).
2. Código Sustantivo del Trabajo (licencia de maternidad y protección laboral).
3. Ministerio de Justicia y del Derecho (2024). Cómo acceder a la licencia de maternidad y qué hacer si no la reconocen o pagan.
4. Ministerio de Salud y Protección Social. Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
