Digamos que estás en pleno proceso de selección. Encontraste a alguien con una hoja de vida que brilla, habla bien en la entrevista, parece tener todo lo que necesitas … y, como suele pasar, estás tentado a acelerar el proceso para no perder tiempo. Aunque recuerdas que alguna vez habías escuchado la importancia de validar antecedentes previamente a contratar…

Entonces, comienzas a preguntarte: ¿y si ese candidato ha estado involucrado en procesos judiciales? ¿Y si tiene sanciones con la DIAN o la UGPP? ¿O peor aún, si sus títulos académicos no son reales? Puede parecer exagerado, pero estos casos suceden con más frecuencia de la que imaginas.

Por eso, validar antecedentes no es una muestra de desconfianza, es una herramienta clave para proteger tu empresa. Porque sí, contratar sin verificar puede terminar costándote mucho más de lo que crees. Y si ya habías investigado, por ejemplo, cómo afiliar a un empleado a seguridad social, créenos: saber verificar antecedentes es igual de importante.

Primero lo primero, ¿qué significa validar antecedentes?

Se trata de un proceso que consiste en verificar la información clave de un candidato o colaborador, desde datos personales y laborales hasta temas legales o financieros. Y aunque suena técnico, no te preocupes: hoy es más fácil que nunca gracias a la tecnología.

En pocas palabras: se trata de asegurarte de que lo que el candidato dice… sea verdad.

¿Qué tipo de información se puede (y se debe) validar?

Ahora bien, ¿qué áreas hay que revisar exactamente? Aquí te lo contamos paso a paso. Y sí, cada punto importa más de lo que crees.

1. Validar antecedentes judiciales y fiscales

Este es el gran “must“. Antes de contratar, debes revisar si la persona tiene procesos penales abiertos, antecedentes disciplinarios o si está inhabilitada para ejercer cargos públicos.

¿Por qué es tan importante? Porque una empresa puede verse implicada legalmente si contrata a alguien que tiene sanciones activas, especialmente si eso se relaciona con el cargo.

Además, si la UGPP o la DIAN descubren que contrataste a una persona inhabilitada (aunque sea por error), podrías enfrentar multas y sanciones. Y claro, eso es algo que nadie quiere en su bandeja de entrada.

2. Validar antecedentes: referencias laborales verificables

Aquí no basta con confiar en lo que dice el CV. Es clave hablar con empleadores anteriores para confirmar que el candidato realmente ocupó ese cargo, cumplió esas funciones y salió en buenos términos.

A veces, una llamada de cinco minutos puede ahorrarte seis meses de frustración. Las referencias también ayudan a conocer aspectos como la ética laboral, el compromiso y la relación con compañeros y líderes.

3. Títulos académicos y certificaciones

Sí, lamentablemente hay gente que aún falsifica diplomas. Y aunque suene increíble, sucede en todos los niveles: desde cursos técnicos hasta títulos de posgrado.

Lo mejor que puedes hacer es verificar directamente con la universidad o institución, o usar plataformas que lo hagan automáticamente. Así, no solo válidas los títulos, sino que también sabes si están reconocidos oficialmente.

4. Validar antecedentes: historial crediticio (dependiendo del cargo)

Este punto genera debate, pero puede ser relevante en cargos financieros o de manejo de dinero. No se trata de discriminar a alguien por tener deudas (todos hemos pasado por ahí), sino de entender si hay riesgos asociados al cargo.

Por ejemplo, si estás contratando a un cajero, un contador o alguien que manejará efectivo, conviene revisar su historial para anticipar vulnerabilidades. Obviamente, esto siempre debe hacerse con consentimiento y respetando la ley de habeas data.

5. Redes sociales y presencia digital

Esto no es obligatorio, y a la vez puede ser algo controversial, ya que no debería incidir a la hora de tomar la decisión. No obstante, cada vez más empresas buscan validar antecedentes sobre lo que el candidato publica en redes. ¿Por qué? Porque lo digital también habla de nosotros.

No se trata de juzgar por una foto de fiesta ni por tendencias políticas, sino de detectar conductas agresivas, lenguaje discriminatorio o cualquier contenido que pueda ir en contra de los valores de la empresa. La idea es encontrar una persona alineada no solo en lo técnico, sino también en lo humano.

6. Pruebas psicométricas y de comportamiento

Más allá del “sabe hacer”, importa el “cómo lo hace”. Las pruebas psicométricas permiten entender la personalidad, el estilo de trabajo y la forma en que un candidato se relaciona con los demás.

Esto es vital para cargos de liderazgo, ventas o atención al cliente. De hecho, muchos errores de contratación no ocurren por falta de conocimientos, sino por un mal encaje cultural o emocional.

Pero… ¿Y si no tengo tiempo para validar antecedentes?

No te preocupes, que aquí entra en juego lo mejor: la tecnología puede ayudarte a hacer todo este proceso de forma ágil, legal y sin dolores de cabeza.

Hoy existen plataformas digitales que permiten validar antecedentes con solo unos clics. Olvídate de hacer llamadas manuales o buscar documentos durante días. Todo lo que necesitas está en un solo lugar, con trazabilidad, seguridad y respaldo legal.

¿Cómo funcionan estas plataformas?

Básicamente, integran múltiples fuentes oficiales —como la DIAN, la UGPP, el RUES, la Policía Nacional y más— para darte un informe completo del candidato. Además, gestionan el consentimiento del titular de los datos, cumpliendo con la Ley 1581 sobre protección de datos personales.

Es decir, no solo obtienes la información que necesitas, sino que también estás cumpliendo con la normatividad vigente. Y eso, créenos, es vital.

Beneficios concretos de validar antecedentes para tu empresa

Si todavía estás dudando, acá te dejamos los beneficios más claros (y útiles) que vas a notar enseguida si implementas un sistema de validación de antecedentes antes de pasar a una vinculación laboral:

Menos rotación de personal

Contratar bien desde el inicio evita sorpresas desagradables. Si verificas los antecedentes desde el principio, es mucho más fácil asegurarte de que la persona encaje con el puesto y con la cultura de tu empresa. ¿El resultado? Menos renuncias, menos despidos y más estabilidad en tu equipo.

Más seguridad legal al validar antecedentes

En Colombia, omitir la validación te traerá problemas con entidades como la UGPP o la DIAN. Además, si contratas a alguien inhabilitado o con antecedentes relevantes para el cargo, la empresa también puede responder legalmente. Verificar desde el primer día te protege y demuestra que haces las cosas bien.

Reputación protegida

Sabemos que todo lo que ocurre dentro de tu empresa también habla de ti. Una mala contratación suele derivar en escándalos, conflictos internos o hasta publicaciones negativas en redes. Validar todo esto te ayuda a evitar este tipo de situaciones, y a cuidar tu imagen pública como empleador.

Contrataciones más rápidas y eficientes

Realizar estas validaciones no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con plataformas modernas, todo se hace en segundos y en un solo lugar. Así ganas tiempo, evitas errores y mantienes los procesos de contratación ordenados y ágiles.

Al validar antecedentes, obtienes un mejor clima organizacional

Las personas conflictivas o poco alineadas con los valores del equipo suelen afectar el ambiente laboral. Validando antecedentes, disminuyes ese riesgo desde el inicio y fomentas una cultura más saludable, colaborativa y confiable.

Bonus: decisiones con datos

Por último, no hay nada más poderoso que tomar decisiones basadas en información real. Validar te da fundamentos claros para contratar (o no), y eso fortalece tu proceso, evita subjetividades y te hace ver como un equipo serio y profesional.

¿Y la normativa colombiana qué dice?

La Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario exigen que toda empresa que consulte bases de datos personales lo haga con autorización del titular. Además, esa autorización debe ser clara, específica y estar documentada.

Por eso es tan importante que el proceso de validación esté automatizado y respaldado legalmente.

Entonces… ¿Por qué ya no validar antecedentes de forma manual?

Ya no tiene sentido llenar formularios, enviar correos o llamar uno por uno para validar antecedentes. Vivimos en una era donde la información está al alcance de un clic, y aprovecharla es parte de ser una empresa moderna y responsable.

Estas son  algunas de las funciones que podemos aprovechar, gracias a la inteligencia artificial y a las plataformas digitales:

• Validar fuentes oficiales en tiempo real.
• Obtener reportes claros, descargables y auditables.
• Gestionar todo desde la nube, sin papel ni correos innecesarios.
• Proteger los datos de tus candidatos con protocolos de seguridad avanzados.

Contratar bien comienza por validar antecedentes

Hoy, más que nunca, no se trata solo de encontrar talento, sino de encontrar talento confiable. Y la única forma real de lograrlo es validando los antecedentes de forma estructurada, segura y legal.

Así que la próxima vez que estés por contratar a alguien nuevo, no lo dejes al azar. Hazlo con datos, apoyándote en la tecnología que existe hoy en día. Así, ganarás paz mental, sabiendo que estás cumpliendo con la normativa, mientras te liberas de carga de trabajo manual. ¿Listo para contratar con confianza? Descubre cómo la Nómina Holística de Aleluya puede ayudarte a obtener más bienestar para tu empresa y los miembros de tu equipo. ¿Qué esperas? Crea tu cuenta hoy y disfruta de nuestros servicios.

Referencias Bibliográficas

• Domínguez Coral, L. (2024, 10 de febrero). Antecedentes judiciales en Colombia: ¿cuándo se deben pedir y cómo se los puede consultar? El Tiempo.
• Largo, J. (2024, 7 de mayo). Estos son los antecedentes que debe revisar antes de contratar proveedores y empleados. Infobae.
• Yahoo Finanzas (2024, 11 de mayo). Antecedentes que debe validar antes de contratar proveedores.