¿Liquidas la nómina en Excel?: ventajas, desventajas y descargable

Una opción para calcular el pago de nómina de tus colaboradores es utilizar un programa para liquidar nómina.

No importa la frecuencia para el cálculo y el pago de la remuneración de tus empleados, ellos siempre la esperan a tiempo y por el valor exacto. Por eso es fundamental que cuando les entregues el comprobante, puedan identificar todas las variables que afectan sus ingresos.

A continuación te contamos cómo un programa para liquidar nómina en Excel puede apoyarte con la gestión de la nómina de tu empresa.

¿Cómo es un formato para liquidar nómina?

Un formato para liquidar nómina consiste en un archivo de Excel con fórmulas que aplican la legislación laboral cuando calculas la remuneración de tus empleados.

Lo más importante de estos archivos es que permita modificar las variables que afectan el período a calcular.

Excel es uno de los programas más utilizados en las empresas para cumplir con este objetivo. Resulta de gran utilidad, ya que contiene formatos y plantillas prediseñadas con fórmulas que permiten hacer más fácil el proceso de liquidación de nómina.

Aun así, también es una de las formas más riesgosas de liquidar la nómina. En un solo año, la UGPP (la entidad encargada de vigilar los pagos de seguridad social) recaudó más de 619 mil millones de pesos por conceptos de multas a empresas que cometían errores en Excel

¿Qué debe contener un formato de nómina en Excel?

Un formato para liquidar nómina en Excel debe contener las variables críticas que debe incluir cualquier programa para liquidar nómina que son:

• Salario devengado
• Seguridad Social: Aportes para pensión, salud y riesgos laborales
• Parafiscales: Sena, ICBF y caja de compensación
• Provisión de prestaciones sociales: Prima de servicios, auxilio de cesantías, intereses sobre las cesantías y provisión para vacaciones

En cuanto a los ingresos del empleado en el período a liquidar, debería incluir:

• Salario básico
• Comisiones
• Horas extras
• Recargos nocturnos, festivos y dominicales
• Auxilio de transporte
• Viáticos
• Deducciones al salario

Acá debemos incluir los conceptos que el trabajador adeuda o debe pagar, destacando los siguientes:

• Seguridad social a cargo del empleado: salud (4%) y pensión (4%)
• Libranzas
• Embargos judiciales
• Cuotas a sindicatos y grupos laborales
• Créditos o deudas con el empleador

Además debes ponderar el tipo de trabajo que tenga el empleado para calcular otras deducciones relacionadas con el pago de impuestos.

Es muy importante asegurarse de actualizar constantemente las formulas para que los cálculos no tengan errores. Uno de los principales motivos de error en Excel son los olvidos o la información incompleta que puede traerle multas millonarias a la empresa.

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¿Qué debe contener una colilla de pago?

Cuando utilices un programa para liquidar nómina en tu empresa, el informe debería contener lo siguiente:

• Salario básico para liquidar
• Otros ingresos y recargos
• Auxilio de transporte
• Aportes y descuento a la salud
• Descuento y aportes a pensión
• Pago de la ARL
• Aporte al ICBF, SENA y Cajas de Compensación

Esta es la información general que el reporte del programa para liquidar nómina  debe mostrar a cada empleado cuando recibe su remuneración cada período.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de utilizar formatos de Excel para liquidar nómina?

Ventajas

– Muchas empresas utilizan plantillas en Excel, que tienen la ventaja de ser compatible para ejecutarse en casi cualquier computador. Pues Microsoft es el sistema operativo más difundido en todo el mundo y viene con esta hoja de cálculo incluida.

– Igualmente, esta universalidad permite compartir el programa para liquidar nómina entre varios colaboradores y empresas diferentes, sin incrementar su costo.

– Un programa para liquidar nómina en Excel puede ser útil para las empresas que busquen liquidar una o máximo dos nóminas. Pero si el número de empleados empieza aumentar, la complejidad del proceso en Excel también empezará a aumentar.

Desventajas

– Excel es un programa rígido y no permite hacer muchos cambios.

– Los cambios además deben hacerse de forma manual, lo que aumenta el riesgo a cometer errores.

– La liquidación de nómina en Excel no se retroalimenta de forma automática, por lo tanto la persona encargada debe entrar y cambiar fórmulas todo el tiempo.

– Además, en la empresa pueden aplicarse contratos de trabajo diversos, complicando la parametrización y el cálculo de la nómina por Excel. Pero cuando utilizas un programa para liquidar la nómina online tienes la tranquilidad de aplicar las últimas normas legales vigentes.

– La información que se calcula en la plantilla de Excel queda en el computador que se trabajó y está disponible sólo allí, o a quienes se envíe. En cambio, un software online siempre estará disponible en cualquier lugar, con la seguridad de haberse actualizado en tiempo real.

– En cuanto a la seguridad, cuando utilizas Excel, no tienes muchas garantías. La información puede ser vulnerada o alterada sin dejar registros de quien lo hizo. Mientras que los cambios que se hacen a los programas online, siempre dejan huella digital, y apoyándose en el back-up se puede restaurar la información.

¿Cuáles programas para liquidar nómina online existen en Colombia?

A continuación, destacamos algunos programas que te facilitan el proceso liquidar la nómina, y que están disponibles en la red:

• Nominapp es el mejor programa para liquidar nómina, actualizado en tiempo real y disponible en todo momento.  Nominapp hace todos los cálculos de forma automática por ti, liquida la seguridad social y genera informes y reportes incluyendo las colillas de pago para que las envíes a tus empleados cuando quieras.

• Softland ha desarrollado un sistema para la gestión del recurso humano en las empresas.

• La plataforma contable Siigo, es principalmente una herramienta de contabilidad pero tiene un módulo para calcular la remuneración del personal de la empresa.

• También está disponible el software de gestión de nómina y recursos humanos de Sigh.

Descargar nómina en Excel

Este formato sirve para automatizar gran parte del proceso de la liquidación de la nómina para empresas que tienen pocos empleados y no cuentan con un software como Nominapp que automatiza al 100% el proceso, ya que hay algunos casos que este formato no cubre o requiere que se realicen los cálculos por aparte.

Descarga la plantilla de nómina en Excel haciendo clic en este enlace.