Los Mandamientos de la Parla 🏄🏄♀️
Nuestra guía interna de comunicación en Aleluya
La forma como nos comunicamos y trabajamos en un equipo impacta un montón nuestra sensación de felicidad, ya que cuando no nos sentimos productivos, nos estresamos. Así que para bajar el ruido a la ansiedad del desenfoque 🎚️ y aumentarle el volumen al disfrute del camino 🕺💃 hemos creado nuestro propio manual de comunicación interna, inspirado en los amigos de Basecamp.
Esta guía resume las preguntas fundamentales sobre la comunicación en este parche, ¿cómo lo hacemos?, ¿por qué lo hacemos de esta forma?, ¿cuándo debemos comunicarnos? y ¿dónde lo debemos hacer? Nuestro propósito es que al leerla quede completamente claro cómo mantenernos a todos informados, y dentro del loop, sin enredarnos con los asuntos de los demás.
¿Dónde nos comunicamos?
Toda la comunicación del parche, las charlas sociales, los proyectos, el intercambio de ideas, los checkin, las actualizaciones de políticas y todas las decisiones y anuncios oficiales suceden en nuestra plataforma de proyectos. No utilizamos herramientas de chat independientes para el trabajo como Slack, máximo tenemos un grupo de WhatsApp que utilizamos para celebrar cumpleaños, aniversarios o tener otros temas sociales. Usamos Meet para videoconferencias ocasionales y evitamos al máximo tener reuniones síncronas.
Nuestros mandamientos de la PARLA
- No puedes NO comunicarte. La peor forma de comunicación es no comunicar, si no le quitas la sábana al espanto y discutes los problemas, te estás comunicando, pero mal. Es sumamente importante estudiar, practicar y perfeccionar la forma como nos comunicamos para que sea clara y eficiente.
- Comunicación en tiempo real algunas veces, asíncrona la mayoría de las veces. Imagínate que todos tus compañeros del parche viven en Australia, por ende trabajan en una zona horaria muy diferente a la tuya, así que cuando tú les escribes algo es probable que te contesten al otro día. Olvídate de esperar una respuesta en tiempo real siempre, tus compañeros están enfocados en sacar adelante sus prioridades y no deberían por qué estar pendientes de los 18 chats que les llegan por todos lados, porque si no sería imposible ser productivo y el nivel de ansiedad se mantendría en los cielos.
- La comunicación interna basada en el formato de escritos largos, en lugar de chats, reuniones, notas de voz, llamadas y videollamadas. Escribir nos obliga a organizar las ideas, a cuestionarnos y nos permite profundizar mucho más en el desarrollo de cualquier idea. Así que coge papel y lápiz, ¡porque aquí nos gusta escribir! Los escritos largos te obligan a organizar tus ideas, a poder entender el alcance real de un proyecto y al intentar explicarlo a otros con plastilina, estaras aclarando para ti todo el panorama y le evitaras a los demás tener que reunirse, leer largos debates en el correo o notas de voz que solo crean caras largas.
- Casi todo puede esperar y casi todo debería esperar. ¡Casi nada es urgente! Nunca esperes o requieras que alguien te responda de forma inmediata a menos que sea una verdadera emergencia. Esperar una respuesta inmediata es tóxico. ¡Casi nada es urgente!
- Las reuniones son la última opción, no la primera.
- Escribir, aclara y solidifica, chatear, disuelve y enreda. Las decisiones importantes comienzan y terminan con un intercambio de pensamientos completos, no con chats de una línea a la vez. Si es relevante, crítico o fundamental, escríbelo, no lo chatees.
- Más de 1 hora de reunión es falta de planeación. Las reuniones son de máximo de 1 hora. A los 60 minutos: pico y chao.
- Hablar solo le sirve a los que están presentes, escribir le sirve a todos. Esto incluye personas que no llegaron a la reunión y futuros empleados. Además, 5 personas en una videollamada de una hora, no es una reunión de 1 hora, es una reunión de 5 horas.
- Nos tomamos en serio el contexto espacial 🚀. Si estamos discutiendo una tarea específica o documento, la discutimos en la sección de comentarios debajo de la tarea o documento en sí. Esto proporciona la historia completa teniendo los datos necesarios para que la comunicación sea clara, sin información fragmentada o dispersa.
- Todo lo relacionado con un proyecto se comunica dentro del espacio de ese proyecto. Decir lo correcto en el lugar equivocado, o sin los detalles adecuados, genera trabajo doble y se pierden mensajes. Todas las tareas, todas las discusiones, todos los documentos, todos los debates y todas las decisiones ocurren dentro del espacio creado para ese proyecto en nuestra plataforma de trabajo.
- Escribe en el momento adecuado. Escribirle a alguien a las 6 pm puede hacerlo trabajar de más. Escribir los fines de semana puede hacer que alguien trabaje durante su tiempo de descanso. Puede que no haya un momento perfecto para comunicar, pero seguramente hay un momento que no es correcto, tenlo en cuenta al presionar enviar.
- La comunicación no debería requerir sincronización de horarios. Los calendarios no tienen nada que ver con la comunicación. Escribir, en lugar de hablar o reunirse, independiente del horario y es mucho más directo.
- “Ahora” suele ser el momento equivocado para decir lo que se te acaba de ocurrir. Es mejor dejarlo filtrar por el tiempo. Lo que queda es la parte que vale la pena decir.
- La urgencia está sobrevalorada, “lo antes posible” es veneno. Respira, camina y piensa si realmente eso que vas a decir “es urgente!”.
- La comunicación por lo general interrumpe. Por esto, la buena comunicación es decir lo que hay que decir, de la forma correcta, en el momento correcto y con el menor número posible de efectos secundarios.
- El mensaje va con el saludo. No esperes que alguien te responda el saludo para preguntarle lo que necesitas. Saluda, pero envía el mensaje también, para que pueda responderte al revisarlo.
- Chatear es excelente para socializar, y no tan bueno para dar feedback. Enviar memes, compartir chistes, y hacerle un buen ambiente a tu equipo de trabajo es la razón por la que chateamos, sin embargo, si tienes que pedir cambios o comentar sobre un proyecto específico o sobre cosas de trabajo, tomate el tiempo para hacer un escrito que resuma todo.
- No hagas preguntas al aire, siempre pregunta directo a alguien. Si vas a utilizar grupos para escribir, olvida hacer la pregunta al aire, siempre menciona directamente aquella persona a la cual debería ir dirigido el mensaje: @juan, @tati.
- Desconéctate para conectarte. El FOMO (fear of missing out) nos llena de miedo creyendo que si no estamos conectados, nos perderemos de algo importante o le quedaremos mal a alguien que necesita nuestra ayuda. Debemos desapegarnos de ese miedo, y entender que la única forma para que podamos sacar tiempo realmente de calidad, es desconectándonos ciertos momentos del día de todos los canales de comunicación.
- Reunión solo si hay un plan de acción. El tiempo de tu equipo es muy valioso, cuando los cites a una reunión procura siempre enviar dentro de la invitación el objetivo de la reunión, los temas que se tocarán y que esperas que pase cuando la reunión se acabe.
- Relax que el correo y el chat pueden esperar. Mientras trabajas, intenta mantener cerradas siempre las pestañas del correo, chat y especialmente WhatsApp. Si alguien te escribió por correo, esa persona no está esperando que le respondas a los 5 minutos, así que relax. No estamos esperando que respondas correos o chats de inmediato. Agenda uno o dos momentos al día para revisar tu correo y/o tu chat y de resto olvídate de él.
- Diferencia una nota de un comentario en una hoja de cálculo: Un comentario se usa para hacer preguntas o asignar tareas, el fin es poder marcarlo como resuelto para no verla más, mientras que una nota se usa para explicar algo y puede mantenerse en el documento.
- Cuando vayas a responder un mensaje, asegúrate de dar respuesta a todo: es incomodo cuando le haces 3 o 4 preguntas a una persona, y responde solo la última, se nota que no leyó, jaja por favor no seas así 🥲, y si no tienes respuesta para alguna inquietud, una buena práctica es decirle: “aún no tengo respuesta para esto, pregúntame tal día o te respondo tal día”.
- ¿Es relevante y todos deben conocerlo? escríbelo en la sección de “Anuncios e ideas largas📯” de nuestra plataforma de proyectos. Cuando tenemos algo que anunciar a todo el parche, no enviamos un correo electrónico. El correo electrónico está descentralizado y no existe un registro permanente en un lugar permanente que todos puedan ver.
- ProTip – relación de puntos: si tienes varias inquietudes o respuestas para manifestar a una persona en un mismo mensaje, te recomendamos enumerarlos, para que de esa misma manera la persona pueda dar respuesta al tema de acuerdo al número, ejemplo:
Mensaje 1: Pipe qué más! Te consulto:
- xxxxxx.
- xxxxxx.
- xxxxxx.
Mensaje 2: Hey que se dice Caliche! Claro que sí, te respondo:
1. xxxxxx.
2. xxxxxx.
3. xxxxxx.
1. xxxxxx.
2. xxxxxx.
3. xxxxxx.
26. Enciende tu cámara en las reuniones, somos un equipo remoto y nunca nos vemos, verte en vivo le da vida a estos espacios, además nos encantaría ver esa guapura caribeña que manejas 🕺💃 😜.
27. El Shaka (el saludo playero). Así saludamos y nos despedimos en las reuniones en nuestro Bueno Vibra Report. Si te da pena, relax ;).
Comunicación del día a día
Esta sección muestra cómo aplicamos nuestra filosofía de comunicación en el día a día del parche, aquí buscamos mantener informado en el momento correcto y en el lugar correcto a todo el equipo.
Comunicación por áreas 🌱
←→ Weekly Status: ¿Qué pasó en la semana en cada área?
Con el objetivo de evitar las reuniones, poder alinear a todos en el parche y tener mayor visibilidad de lo que estamos haciendo para darle amor a nuestras metas del ciclo*, utilizamos los Weekly Status; un escrito semanal que nos permite ver el sentimiento de avance de cada área y poder dar feedback en tiempo real.
*En Aleluya trabajamos por ciclos de trabajo de 6 semanas.
← Reflexiona cada 6 semanas con los Heartbeats 💚.
Los Heartbeats resumen el trabajo y los aprendizajes de las últimas 6 semanas de un área. Están hechos para que cualquier persona de la compañía los pueda leer. Resumen el BIG PICTURE de logros alcanzados, avances en las metas del ciclo y hablan de los aprendizajes más importantes que tuvo el área. Son un buen recordatorio de que no siempre todo sale cómo pensábamos. Por eso los aprendizajes son pieza fundamental, para que el próximo KickOff🏐 los tengamos presentes.
→ Proyección cada 6 semanas: Kickoffs 🏐
Los Kickoff🏐 son básicamente todo lo opuesto a un Heartbeat💚. Más que reflejar, su función es proyectar. Su objetivo es dar a conocer el plan de trabajo de las próximas 6 semanas de un área. Presentan las metas del ciclo a alcanzar, proyectos relevantes, puntos clave a resaltar y prioridades. Son amplios en su alcance, así que no cubren todos los detalles de un proyecto. No queremos asustar a las personas con mucha información y detalles que no son relevantes. Si alguien quiere profundizar, puede dejar una pregunta o comentario en el documento.
Comunicación por personas 🌱
Weekly Check-in: ¿En qué trabajarás esta semana?
Todos los lunes en la mañana nuestra plataforma de proyectos le hará esta pregunta a todas las personas del equipo. Esta es una oportunidad para que todos expongan el panorama general de su semana. No se trata de súper especificar qué harás, es solo mencionar los grandes hitos que lograrás. Esto prepara tu mente para el trabajo que tienes por delante y, a la par, les da a todos una buena idea de lo que está sucediendo en el parche en la semana.
Daily Check-in: ¿Qué hiciste hoy?
Esta pregunta se hará todas las tardes y debe ser respondida por todos los miembros de los equipos como mínimo dos veces en la semana. La idea es que cada persona cuente en qué está trabajando, y si lo considera necesario, agregar algún contexto de por qué está trabajando en esto o por qué es importante.
Este ritual fomenta el ownership y una fuerte reflexión. Escribir lo que hiciste todos los días es una excelente manera de recordar lo que lograste y cómo empleaste tu tiempo. Algunas personas simplemente anotan algunas viñetas. Otros escriben historias de varios párrafos para compartir (y documentar) el pensamiento detrás de su trabajo. Aquí no hay requisitos. Solo les pedimos a todos que escriban en su propio estilo.
Preguntas sociales
Una vez al mes, se les hará a todos automáticamente una pregunta de estilo social, como por ejemplo “¿Qué libros estás leyendo?”, o “¿Has probado algo nuevo últimamente?”, o “¿Algo te inspira últimamente?”, o “¿Qué hiciste este fin de semana?” Estas preguntas completamente opcionales están destinadas a conocernos mejor, ya que así vamos a ser mejor parche, tribu y equipo. Este tipo de comunicación interna ayuda a meterle aceitico a los engranajes sociales. Algo especialmente útil para equipos remotos, como el nuestro.
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