POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GRUPO QUINCENA S.A.S.

 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, GRUPO QUINCENA S.A.S. operador de la plataforma aleluya https://aleluya.com/, ha adoptado la siguiente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

1. OBJETIVO

 Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por GRUPO QUINCENA S.A.S.

 

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política es aplicable a todas las bases de  datos personales registrados y que son susceptibles de tratamiento por parte de GRUPO QUINCENA S.A.S. a menos que expresamente se indique lo contrario.

 

2. 1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

La ´persona jurídica que  decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos es la siguiente:

 

NOMBRE / RAZÓN SOCIAL: GRUPO QUINCENA S.A.S.

NIT: 900926147 – 3

DOMICILIO PRINCIPAL – Calle 4 17-115  Municipio: MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA

CORREO: [email protected], [email protected]

TELÉFONOS: 3006115501

PÁGINA WEB: www.aleluya.com/

 

3. GLOSARIO: 

 

Para los efectos de la presente Política se recogen las siguientes definiciones de la ley 1581 de 2012 artículo 3:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4. DERECHOS DE LOS TITULARES: 

 

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles (salvo que esto se encuentre plenamente justificado según la ley). Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

 

5. QUIÉNES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACIÓN DEL TITULAR: 

 

GRUPO QUINCENA S.A.S. suministrará la información sobre los Datos del Titular, cuando sea requerido a las siguientes personas:

 

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

6. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN: 

 

 El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas y ejercer sus derechos frente a GRUPO QUINCENA S.A.S. sobre sus datos personales a través de los siguientes mecanismos:

 

• Línea de información: 3006115501
• Requerimiento escrito a la Carrera 36 # 18 SUR 130
• Correo electrónico: [email protected], [email protected]

 

Para ello debe enviar una comunicación que indique por lo menos lo siguiente:

 

• Nombre completo y apellidos 
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.

 

El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, GRUPO QUINCENA S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-. 

 

6.1 Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

 

El área encargada de la gestión de este tipo de solicitudes es el Área de atención al cliente. A esta Área deben estar dirigidas las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales. 

 

7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

 

El tratamiento que realizará GRUPO QUINCENA S.A.S. con la información personal será el siguiente: recolección, almacenamiento, uso, circulación, eliminación para los siguientes fines que en todo caso están plenamente relacionados con su objeto social: 

A. Tratamiento de Datos de Empleados, Candidatos para ser Empleados, ex empleados: 

 

GRUPO QUINCENA S.A.S., tratará los datos de sus Empleados, Candidatos para ser Empleados, ex empleados o contratistas para realizar operaciones sobre los mismos como: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión  informando los derechos que les asisten.

 

El tratamiento de los Datos Personales de personas que tengan o pretendan tener cualquier tipo de relación laboral o de prestación de servicios con GRUPO QUINCENA S.A.S. se realizará con la finalidad de: 

 

1. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). 
2. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual.
3. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes. 
4. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por GRUPO QUINCENA S.A.S. con el Titular de la Información, como empleador. 
5. Control y prevención del fraude y suplantación.
6. Control de acceso a instalaciones e información de la empresa.
7. Realizar procesos disciplinarios.

B. Tratamiento de Datos de, accionistas, proveedores y clientes

 

GRUPO QUINCENA S.A.S., tratará los datos de sus Proveedores y Clientes para realizar operaciones sobre los mismos como: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión  informando los derechos que les asisten.

 

El tratamiento de los Datos Personales que se realice sobre proveedores y clientes de GRUPO QUINCENA se realizará con la finalidad de: 

 

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. 
3. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). 
4. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por GRUPO QUINCENA S.A.S.
5. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual GRUPO QUINCENA S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo) para la ejecución de las mismas (respetando todos los límites legales en esta materia). 
6. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
7. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
8. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
9. Realizar los procesos de facturación electrónica.
10. Prestar los servicios ofrecidos por GRUPO QUINCENA S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.
11. Realizar verificación sobre el origen de fondos y llevar a cabo actividades para la prevención del fraude y la suplantación. 

 

DATOS PERSONALES DE TERCEROS: GRUPO QUINCENA S.A.S. presta principalmente servicios de gestión de nómina y gestión de recursos humanos, por lo que normalmente sus clientes son personas naturales o jurídicas que tratan los datos personales de sus empleados. Previo al ingreso de los datos personales de los empleados o dependientes, los empleadores deben socializar las respectivas políticas de tratamiento de datos y deben informar que sus datos personales serán tratados en las plataformas de GRUPO QUINCENA S.A.S. para la finalidad indicada, esto es, prestar los servicios de gestión de nómina o cualquier otro servicio que se haya adquirido.

 

Se informa que es posible que los datos personales circulen con aliados de GRUPO QUINCENA S.A.S. para la prestación de los servicios. 

 

En este sentido GRUPO QUINCENA S.A.S también informa que: 

 

1. Podrá estudiar toda la información que se ingresa en Aleluya con fines estadísticos, de investigación interna. 
2. Podrá estudiar toda la información que se ingresa en Aleluya con el fin de ofrecer servicios, beneficios o descuentos a los titulares de la información. 
3. Podrá circular información con terceros aliados para la prestación del servicio, suscribiendo los documentos que para el efecto exige la ley. Dichos terceros estarán obligados a cumplir la legislación y términos exigidos por la ley, en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos 

C. DATOS PERSONALES SENSIBLES, DE NNA Y BIOMÉTRICOS: 

 

 Los datos personales sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular y pueden dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

 

GRUPO QUINCENA S.A.S. no trata datos personales de niños, niñas y adolescentes y en la medida en que lo haga deberá ajustarse a los requisitos legales en la materia. 

 

De acuerdo con la ley, el tratamiento de datos sensibles está prohibido, excepto cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización así como las demás excepciones contenidas en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma que la adicione y la regule. 

De esta forma, y por la naturaleza del objeto social de GRUPO QUINCENA S.A.S., es posible que deba tratar ciertos datos sensibles para la gestión de talento humano, por eso se informa: 

 

1. Que los datos que se deban recaudar en este sentido sólo podrán ser utilizados para la finalidad previamente establecida, que debe estar expresamente indicada en la autorización del titular. En caso de que las finalidades cambien o deban ser complementadas o suprimidas, se deberá solicitar la autorización de los Titulares para continuar tratando sus datos personales. De no ser esto posible, no se podrá continuar haciendo dicho Tratamiento.
2. El acceso y divulgación de estos datos sensibles debe estar restringido únicamente a las personas que deban conocerlo en razón de su cargo, haciendo un análisis cuidadoso de la necesidad y riesgos de recolección de información. 

 

8. VIGENCIA

 

La presente Política se encuentra vigente  a partir de 7 de febrero de 2023, por actualización de nuestros términos y políticas.

GRUPO QUINCENA S.A.S. notificará a los titulares de información cualquier cambio sustancial en la política a través de los medios de contacto previamente autorizados por el titular.

8.1 Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos. Para esto se tendrá en cuenta que cierta información se debe conservar por periodos de tiempo con finalidades de archivo como la información de empleados y clientes, sin embargo el almacenamiento no será indefinido y cuando desaparezca la finalidad de archivo los datos serán suprimidos de los sistemas de información de GRUPO QUINCENA S.A.S.