Términos y Condiciones

TYC Febrero 2024

ALELUYA‍ (en adelante “ALELUYA” o “la Plataforma” disponible en https://ALELUYA.com/) es un software de liquidación de nómina online, que además realiza diferentes tareas relacionadas con la gestión de talento humano, de acuerdo con la información que suministren los usuarios. ALELUYA es propiedad de GRUPO QUINCENA S.A.S, sociedad comercial debidamente constituida, identificada con el NIT 900.926.147 y con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia.

1. ¿Qué son los Términos y Condiciones?

Los Términos y Condiciones hacen referencia al contrato de uso de la plataforma que se celebra entre el usuario de ALELUYA y GRUPO QUINCENA S.A.S. (en adelante la “Organización, “GRUPO QUINCENA” o “nosotros”). Estos contienen los deberes y derechos de los usuarios, y establecen las condiciones en las cuales GRUPO QUINCENA otorga la licencia de uso o suscripción de ALELUYA. Los usuarios son todas las personas que ingresan en ALELUYA con el fin de usar los servicios que ofrece la suscripción.

2. Generalidades y aceptación

A través de estos Términos y Condiciones, así como al pago del precio cuando sea aplicable, GRUPO QUINCENA le concede a sus usuarios una licencia limitada no exclusiva, no transferible y no sublicenciable, de acceso y utilización, del software ALELUYA. Dicha licencia no incluye derecho alguno de reventa sobre las funcionalidades de ALELUYA.

GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de modificar estos términos y condiciones en cualquier momento, por lo que recomendamos a los usuarios revisarlos cada vez que ingresen a la Plataforma. Cuando se realice una modificación que pueda afectar los deberes y derechos de los usuarios, GRUPO QUINCENA lo comunicará oportunamente con el fin de que los usuarios puedan decidir si desean continuar o cancelar la suscripción a ALELUYA.

En caso de tener dudas frente a cualquier disposición, los usuarios pueden enviar una comunicación al correo electrónico [email protected] para entrar en contacto con el equipo de atención al cliente.

El incumplimiento de estos Términos y Condiciones podrá conducir a sanciones y acciones legales, bloqueos dentro de la Plataforma o interrupción en la prestación del servicio.

3. Capacidad y Registro

Para poder acceder a los servicios de la Plataforma, el usuario deberá inscribirse en ALELUYA proporcionando datos reales y verificables, como cédula de ciudadanía, celular, correo electrónico y dirección para notificaciones. Igualmente deberá generar un nombre de usuario y una clave de acceso de uso único e intransferible. GRUPO QUINCENA podrá solicitar otros documentos cuando lo considere conveniente para la adecuada individualización de los usuarios inscritos en ALELUYA. Los datos personales que se recolectan durante esta actividad, serán tratados conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de GRUPO QUINCENA S.A.S. la cual se encuentra al finalizar estos Términos y Condiciones.

ALELUYA está disponible para personas que tengan plena capacidad jurídica para contratar. Se presumirá la capacidad jurídica de las personas mayores de 18 años en pleno uso de sus facultades mentales, siempre que no estén envueltos en una prohibición legal o judicial para celebrar contratos. Cuando se está contratando a nombre de una persona jurídica, quién realice el registro deberá estar plenamente facultado para hacerlo. En este caso, la persona que se registre deberá estar en la capacidad de acreditar dicha facultad y GRUPO QUINCENA podrá a discreción, solicitar prueba de dicha autorización.

Frente a la identidad de las personas, GRUPO QUINCENA presumirá de buena fe que está contratando directamente con la persona que se registra en ALELUYA, con su representante legal debidamente facultado para efectuar este tipo de operaciones o en su defecto con sus apoderados. Por ello, GRUPO QUINCENA no asumirá ninguna responsabilidad por cualquier suplantación personal y el usuario registrado se compromete a mantener indemne a GRUPO QUINCENA por estos hechos, salvo que la ley expresamente indique lo contrario.

4. Servicios

Como ya lo habíamos mencionado, ALELUYA es un software en la nube que permite llevar a cabo diferentes procesos relacionados con la gestión del talento humano. Algunos de esos servicios los préstamos directamente mientras que otros los préstamos a través de terceros.

GRUPO QUINCENA se reserva la facultad de modificar los servicios indicados en este documento y en general los servicios ofertados en www.aleluya.com en cuanto a sus precios, características, duración y permanencia; igualmente se reserva la facultad de dar por terminado la prestación de cualquier servicio en cualquier momento y por cualquier causa.

Para conocer las particularidades de los servicios, así como su precio, los interesados pueden dirigirse al apartado “Características” y “precios” en www.ALELUYA.com. Igualmente recomendamos ingresar al apartado “Preguntas frecuentes” y entrar en contacto con un asesor, con el fin de resolver todas las dudas antes de realizar una suscripción al servicio.

Básicamente ALELUYA ofrece los siguientes servicios:

Liquidación de nómina: este servicio consiste en un software que almacena información en la nube y permite gestionar la liquidación de nómina de los empleados que un empleador tenga a su cargo a través de contrato laboral, según la legislación colombiana. Por favor revisa el acápite de “Nómina electrónica”.
Validación de antecedentes de posibles candidatos en sistemas de información: este servicio se presta con el fin de llevar a cabo procesos de validación de identidad sobre personas naturales y antecedentes penales así como otra información relevante, realizando búsquedas en fuentes nacionales de información. Es un servicio destinado a estudios de seguridad sobre posibles candidatos. En este caso actuamos en calidad de intermediario o facilitador al transmitir la información que se encuentra registrada en bases de datos, sin llegar a generar reportes oficiales o validaciones de la información que se encuentre contenida en dichas bases de datos. Es importante mencionar que esta información puede tener inexactitudes dependiendo del banco de bancos que se consulte y nuestra responsabilidad está limitada por estas deficiencias. La información que se puede encontrar con este servicio estará determinada por la información solicitada al momento de usar el servicio.
Firma electrónica de documentos: La firma electrónica es una herramienta digital, reconocida por la legislación colombiana que utiliza mecanismos de autenticación para sustituir a la firma autógrafa, es decir, la firma de “puño y letra”. En este caso ponemos a disposición de los usuarios, en calidad de intermediario o facilitador, un sistema que cumpla con los requisitos de la ley 527 de 1999 para la firma de contratos laborales, sin que se generen costos adicionales para los trabajadores. Esto quiere decir que el servicio de firma electrónica es prestado en asocio con terceros.
Afiliación al sistema de seguridad social: De acuerdo con el Ministerio del Trabajo, la seguridad social es el conjunto armónico de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos y está conformado por los regímenes generales establecidos para pensiones, salud, riesgos laborales, subsidio familiar y los servicios sociales complementarios que se definen en la ley. A través de ALELUYA brindamos la posibilidad de gestionar la afiliación de trabajadores al sistema de EPS, ARL, Pensiones, Caja de compensación familiar y fondo de Cesantías en calidad de intermediario o facilitador. Esto quiere decir que GRUPO QUINCENA no gestionará directamente esas afiliaciones, sino que lo hará a través de un tercero experto en esta gestión. Sin embargo, es importante mencionar que la afiliación al sistema de seguridad social es una obligación del empleador, por lo que independientemente de lo ofertado y notificado por parte de ALELUYA, cada empleador está en la obligación de verificar uno a uno la efectiva y correcta afiliación de los trabajadores. Este proceso tendrá un periodo de espera de hasta 10 días hábiles a menos que se presenten novedades que requieran de un periodo de espera mayor. Este servicio está limitado por la exigencias propias del sistema de seguridad social y en ningún caso GRUPO QUINCENA se compromete a lograr la efectiva afiliación al sistema de seguridad social de cualquier persona, pues la falta de documentación, sanciones del empleador, cambios en la normativa pueden imposibilitar u obstaculizar la afiliación de cualquier persona. En todo caso, ALELUYA enviará alertas constantemente al usuario interesado sobre las novedades del proceso de afiliación a través del correo electrónico registrado en su cuenta de usuario.

El hecho de que no se logré la afiliación de una persona al sistema de seguridad social por falta de documentación, situación migratoria irregular, el no cumplimiento de requisitos legales o el rechazo por parte de cualquier entidad que haga parte del sistema de seguridad social no constituye un incumplimiento por parte de GRUPO QUINCENA, pues cada entidad es autónoma y GRUPO QUINCENA no tiene injerencia en esos procesos más allá de realizar una gestión de intermediación.

Pago de seguridad social: El pago de seguridad social consiste en el pago de los conceptos que se generan por tener a los empleados afiliados al Sistema de Seguridad Social. Actualmente, ALELUYA cuenta con diferentes alianzas con empresas autorizadas para hacer la dispersión de pagos del Sistema. Es importante tener en cuenta que GRUPO QUINCENA no es un operador encargado de realizar la liquidación de los aportes a seguridad social, ni de gestionar su pago, ni de trasladarlo a las entidades correspondientes y por lo tanto no responderá por las faltas que se cometan en la prestación de los servicios de estos aliados, ni asume ningún tipo de obligación solidaria con ellos, salvo que expresamente se indique otra cosa o la ley establezca lo contrario. Teniendo en cuenta que en este caso GRUPO QUINCENA brinda una integración entre ALELUYA y plataformas de terceros que son operadores de PILA, el soporte del pago de seguridad social será enviado por parte del correspondiente operador.

Reclamación de seguridad social: Con este servicio nos referimos a gestionar el recobro de incapacidades o conceptos que estén a cargo del sistema de seguridad social. En términos generales, en el evento de que un trabajador se incapacite, es una obligación legal reconocer un auxilio económico por esos días de incapacidad. En primer lugar esa “incapacidad” la paga el empleador y este tiene la posibilidad de recobrar ese monto de la EPS o la ARL según el origen de la incapacidad. En este caso GRUPO QUINCEA presta el servicio en calidad de facilitador entre los usuarios y diferentes actores del sistema de seguridad social para intentar el recobro de las incapacidades.

Este servicio está limitado por la exigencias propias del sistema de seguridad social y en ningún caso GRUPO QUINCENA se compromete a lograr el efectivo recobro de una incapacidad o licencia, pues la falta de documentación, falta de notificación, cambios en la normativa pueden imposibilitar u obstaculizar el recobro de cualquier concepto En todo caso, ALELUYA enviará alertas constantemente al usuario interesado sobre las novedades del proceso a través del correo electrónico registrado en su cuenta de usuario.

El hecho de que no se logré el recobro de cualquier concepto al sistema de seguridad social por falta de documentación, el no cumplimiento de requisitos legales o el rechazo de la solicitud por parte de cualquier entidad que haga parte del sistema de seguridad social no constituye un incumplimiento por parte de GRUPO QUINCENA, pues cada entidad es autónoma y GRUPO QUINCENA no tiene injerencia en esos procesos más allá de realizar una gestión de intermediación.

Asesorías sobre planificación financiera: este servicio se caracteriza por ofrecer un conjunto de herramientas y orientación especializada para ayudar a los empleados a gestionar sus finanzas de manera efectiva y alcanzar sus metas financieras a largo plazo. Estas asesorías pueden incluir temas como: presupuesto, planeación financiera,ahorro estratégico, educación financiera, entre otros. Este es un contenido informativo y de entretenimiento. Este servicio no constituye una asesoría entendida la actividad establecida en el Decreto 2555 de 2010. No constituye un asesoramiento fiscal, contable, jurídico, de seguros o de inversión.

Para conocer un poco más sobre la responsabilidad de GRUPO QUINCENA visita el acápite Responsabilidad y Garantías.

A través de ALELUYA no se pretende prestar ningún tipo de asesoría jurídica sobre la contratación de talento humano o conflictos con los empleados y contratistas, simplemente se gestionan diferentes procesos de talento humano a través del software, basándose en la información que el usuario ingresa. Por esto GRUPO QUINCENA no responde por cualquier tipo de conflicto que se pueda presentar entre los usuarios de ALELUYA y sus trabajadores o contratistas y únicamente responderá por la prestación de sus servicios en los términos que se indican en este documento.

Cuando GRUPO QUINCENA realice publicaciones, la información contenida en ellos se debe tomar a título informativo y nunca como consejo legal o contable aplicable a casos concretos.

GRUPO QUINCENA no se hace responsable por el mal diligenciamiento de un formulario, o por errores cometidos por el usuario al momento de digitar o ingresar su información, tanto la de carácter personal como de la organización que representa, ni tampoco de la clasificación que realice de la misma o de cada empleado, lo cual afectará los resultados arrojados por ALELUYA. GRUPO QUINCENA tampoco se responsabiliza por la información ingresada por cada usuario en su cuenta, ni por los resultados de liquidación de nómina, si la misma se ingresó de manera errada. Los cálculos que se realizan para la liquidación de nómina en ALELUYA se realizan teniendo en cuenta la legislación colombiana, sin embargo cuando alguien hace uso de ALELUYA, declara conocer la legislación laboral en Colombia y declara que realizará las verificaciones de los cálculos una vez utilice el servicio de ALELUYA, liberando de esta forma a GRUPO QUINCENA de cualquier responsabilidad.

Los datos que se alojan en ALELUYA son administrados bajo la cuenta y riesgo del usuario que los registra. GRUPO QUINCENA despliega las actividades que considera necesarias para mantener segura la información de los usuarios y toma las precauciones que están a su alcance teniendo en cuenta el estado de la técnica, más no responde por actos mal intencionados e ilegales de terceros y los perjuicios que esto puede causar al usuario o a terceros, salvo que la ley expresamente indique lo contrario.

Cuando un usuario deba ingresar información que contenga datos personales de terceros, este se encuentra obligado, no solo por estos términos y condiciones, si no por disposición legal, a obtener la correspondiente autorización de tratamiento de datos personales para que estos sean ingresados en ALELUYA.

Cuando un usuario se registra en ALELUYA y usa la Plataforma se obliga a:

No causar daño a otros usuarios del servicio.
No usar el servicio con fines ilegales.
No ingresar información que vulnere derechos de terceros y respecto de la cual no se encuentre autorizado.
Ingresar información sensible que ya no es vigente o que pueda inducir a error a terceros o al Estado.
No usar la Plataforma como medio para enviar cualquier forma de spam, correo no solicitado o conducta similar.
Cumplir las medidas de seguridad física o informática que Grupo Quincena disponga, a fin de evitar o restringir el acceso a la Plataforma.
No presentar documentos falsos durante su proceso de verificación o de terceros aduciendo que son de su propiedad.
No copiar, modificar, alterar, adaptar, poner a disposición, traducir, realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar cualquier parte de la Plataforma.
No compartir los datos de acceso a su cuenta.

En general los usuarios se comprometen a no desarrollar ninguna actividad ilícita o que vaya en contra de GRUPO QUINCENA.

4.1 Nómina electrónica:

En ALELUYA prestamos en alianza con Alegra (conozca sus términos y condiciones aquí https://www.alegra.com/colombia/facturacion-electronica/#topage) como proveedor tecnológico, el servicio para la emisión de Nómina Electrónica. La Nómina electrónica o “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es un documento que “refleja los valores devengados y deducidos que se desprenden de una relación laboral, o legal y reglamentaria, o por pago de pensiones a cargo del empleador. Luego de la validación realizada por la DIAN, este documento es el soporte fiscal idóneo de costos y deducciones.” [1]

Para la emisión de la Nómina electrónica es necesario que los empleadores o los administradores de nómina que se encuentren registrados en ALELUYA tengan en cuenta lo siguiente:

La liquidación de nómina no es igual a la emisión de Nómina Electrónica. La liquidación de nómina hace referencia al proceso mensual o quincenal mediante el cual un empleador determina que conceptos debe pagarle al trabajador y los que debe descontarle. Esto teniendo en cuenta asuntos relacionados con: aumentos salariales, vacaciones, primas, bonos, comisiones, incapacidades, licencias, horas extras, entre otras. Todo de acuerdo con la legislación laboral en Colombia y a los acuerdos que se hayan establecido en los contratos laborales de cada empleador con sus trabajadores.

Cuando ALELUYA presta el servicio para la liquidación de nómina, lo que pone a disposición de los Usuarios es un sistema informático que usa la información que cada administrador de nómina ingresa, y arroja los cálculos a pagar para cada periodo.

Es importante mencionar que cada administrador de nómina está en la obligación de validar que la información ingresada corresponda con la realidad y la situación particular de cada trabajador y que además el cálculo arrojado esté acorde a la legislación en materia laboral, pues la responsabilidad del pago correcto de salarios, prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social radica única y exclusivamente en el empleador y en este caso, en el administrador de nómina que usa los servicios de ALELUYA. En este sentido, toda documentación, información o cálculo emitida por ALELUYA debe ser validada por un profesional idóneo y en ningún momento reemplaza en todo o en parte la asesoría contable y legal que pueda requerir la liquidación de nómina de un empleado.

De acuerdo con la legislación vigente, el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado (en este caso el empleador), realice pagos en periodos diferentes, de acuerdo con el Artículo 3. Periodicidad del documento de nómina electrónica Resolución 000013 de 2021 emitida por la DIAN y el Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA.

Una vez el administrador de nómina tenga las liquidaciones mensuales correspondientes y haya validado los datos ingresados y los arrojados por ALELUYA, tiene la posibilidad de emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Esto se refiere a generar un archivo XML valiéndose de los servicios de un proveedor tecnológico, para ser enviado y validado por la DIAN.

Este documento se debe generar y enviar para la validación de la DIAN, de forma independiente, por cada uno de los empleados, informando el valor correspondiente de los gastos de nómina mensual[2].

ALELUYA no está diseñado para realizar cálculos automáticos o emisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica de manera automática, en el sentido de que siempre se requiere una validación por parte del administrador de nómina sobre los datos ingresados. En el caso de que se advierta algún error, el administrador de nómina tiene la posibilidad de cambiar los datos antes de emitir la Nómina Electrónica, lo cual es ideal a fin de no tener que generar posteriormente novedad sobre la misma.

Una vez el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica sea enviado a la DIAN, este surte un procedimiento muy similar al de la facturación electrónica, donde debe ser validado por la DIAN y es posible que se generen novedades de rechazo. Estas novedades pueden presentarse por problemas relacionados con la operación del software del Proveedor tecnológico, problemas relacionados con el software de la DIAN, errores al reportar novedades en la liquidación de nómina, entre otros. Para solucionar todas las inconsistencias que genere la emisión del documento, recomendamos que los administradores de nómina se comuniquen con soporte en el menor tiempo posible.

Cuando el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es enviado y validado correctamente por la DIAN, esté queda asociado al empleador en la plataforma tecnológica de la DIAN, en el apartado de facturación electrónica y es posible revisar periódicamente todas las nóminas emitidas.

Recomendamos que se esté revisando periódicamente la información registrada para estar verificando que toda la información se encuentre reportada correctamente.

Si en algún momento se advierten errores en el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y esté ya ha sido enviado, es posible realizar “Notas de ajuste”. En todos casos lo primero será corregir la liquidación de nómina para posteriormente volver a emitir el Documento dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente. La mayoría de las correcciones podrán ser gestionadas desde ALELUYA, en ciertos casos serán resueltas con desde Proveedor tecnológico (Alegra, conozca sus términos y condiciones aquí https://www.alegra.com/colombia/facturacion-electronica/#topage).

Para conocer sobre las Notas de ajuste y otros conceptos relacionados con la emisión del documento como, pero sin limitarse a: “Novedades reportadas dentro del periodo”, “Valor devengado de nómina”, “Valor deducido de nómina”, puede consultar el Artículo 1. Definiciones de la Resolución 000013 de 2021 emitida por la DIAN y el Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA.

F. Dentro de las obligaciones para la emisión y gestión de la Nómina electrónica, surgen obligaciones complementarias para el tratamiento de datos personales, de suerte que la resolución 000013 de 2021 a la que se ha venido haciendo referencia, indica lo siguiente en su artículo 31: Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento deberán cumplir los deberes legales que les corresponden como responsables de la información, deberán tratar los datos personales de manera leal, lícita, confidencial y segura observando lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

Para el efecto, desde ALELUYA hemos establecido nuestro propio sistema de gestión de datos personales desde la óptica técnica y legal para cumplir con estas obligaciones y el proveedor tecnológico que brinda este servicio igualmente cuenta con altos estándares de seguridad informática y documentación legal al respecto. Sin embargo, es el empleador quien registra los datos personales de sus trabajadores en ALELUYA, por lo que le asiste la responsabilidad de solicitar la debida autorización para el tratamiento de estos datos, por ser la fuente generadora de la transmisión de datos. En este sentido, si omite solicitar la autorización del tratamiento de datos, deberá responder por todos los perjuicios que cause.

G. Dentro del marco normativo a tener en cuenta para la implementación y uso de la nómina electrónica se encuentran los siguientes instrumentos jurídicos los cuales invitamos a consultar para conocer más acerca de este instrumento: Resolución 000028 de 2022 Por la cual se modifica el artículo 1 de la resolución 00151 de 2021 y se establece un plazo especial para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para empleadores no obligados a expedir factura electrónica de venta, Resolución 0037 de 2021: Por la cual se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones, Resolución 000063 de 2021: Por la cual se modifican el artículo 1 de la Resolución 000037 del 05 de mayo de 2021, el numeral 1 del artículo 6 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, modificado por el artículo 3 de la Resolución 000037 del 05 de mayo de 2021, Resolución 000013 de 2021: Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento, Resolución 000151 de 2021: Por la cual se establece un plazo especial para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados y el Estatuto tributario, así como cualquier otra ley o resolución que trate sobre esta materia.

[1] https://www.dian.gov.co/Prensa/Aprendelo-en-un-DIAN-X3/Paginas/Abece-Documento-Soporte-de-Nomina-Electronica.aspx consultado el 02/07/2022

[2]https://www.dian.gov.co/Prensa/Aprendelo-en-un-DIAN-X3/Paginas/Abece-Documento-Soporte-de-Nomina-Electronica.aspxconsultado el 02/07/2022

5. Interrupción y Terminación del Servicio

‍GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de suspender la prestación de los servicios a cualquier usuario y de inhabilitar su acceso a ALELUYA en caso de incumplimiento de pago o de los presentes términos y condiciones.

En el evento de que GRUPO QUINCENA advierta que alguno de sus usuarios no ha realizado el pago correspondiente o se encuentra incumpliendo cualquiera de sus obligaciones podrá darle previo aviso antes de inhabilitar su acceso a la plataforma.

Es importante mencionar que GRUPO QUINCENA se reserva la facultad de eliminar la información de una cuenta de usuario inactivo, considerándose un usuario inactivo aquel que no ha hecho uso del ALELUYA, ni realizado pagos por suscripción en los últimos 6 meses. Si un usuario no quiere que su información sea borrada, y pretende dejar de pagar su suscripción debe comunicarse con [email protected] informando que estará inactivo pero que desea conservar su información, frente a lo cual GRUPO QUINCENA puede ofrecer, bajo su propia discreción algunas alternativas para migrar la información o reactivar la cuenta por 5 días hábiles para que el usuario pueda descargarla.

Una vez termine este periodo de 6 meses, GRUPO QUINCENA no está obligado a conservar la información de ningún usuario y procederá a suprimir la misma de sus sistemas de información.

GRUPO QUINCENA no está obligado a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni a efectuar un desarrollo para que la información de algún usuario pueda ser analizada o ingresada en otro software ni durante ni después de terminar la suscripción de un usuario.

En condiciones normales, la información de los usuarios (aquellos que tienen suscripción activa en ALELUYA) se mantendrá guardada en su cuenta de usuario. Sin embargo, es posible que, por fallas en el sistema, la información se elimine en cualquier momento. Siempre que esto corresponda a una circunstancia de caso fortuito, fuerza mayor o sea producto del ataque de un tercero a los sistemas de información, GRUPO QUINCENA no será responsable por este hecho y esto no configura incumplimiento de sus obligaciones.

6. Medios de pago, precios y límitación de la responsabilidad.

Para acceder a los servicios de ALELUYA será necesario registrar la información del medio de pago autorizado por GRUPO QUINCENA. Los medios de pago se encuentran descritos en el apartado de Preguntas frecuentes “¿Cómo se realiza el pago de la suscripción en ALELUYA?”, el cual se encuentra disponible en www.ALELUYA.com.

Para tener información completa en cuanto al precio, cobros periódicos, cancelación de la suscripción y demás, los usuarios deben visitar el siguiente Link Suscripción y Pagos.

El usuario consiente expresamente la prestación del servicio inmediatamente después de su compra y autoriza a ALELUYA a cobrarle automáticamente en la frecuencia de pago que elija hasta que se dé de baja de la plataforma.

El pago a ALELUYA es anticipado, es decir al activar su cuenta y elegir un plan. El Usuario acepta que se realicen cobros recurrentes a través del medio de pago elegido por el Usuario y según los periodos elegidos por él mismo.

ALELUYA da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta por lo tanto, no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de ser usadas por el usuario para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta. Por lo tanto, ALELUYA se abstiene de llevar a cabo todo tipo de acciones tendientes a llevar a cabo la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito, pues asume que quien brinda los mismos es su propio titular y por ello los conoce datos, además, ALELUYA no cuenta con bases de datos con las cuales confrontar tal información.

ALELUYA no le pide a sus usuarios, claves, fechas de vencimiento, usuarios,ni códigos de seguridad de sus tarjetas de crédito ni por correo ni por llamada o mensaje de texto, es responsabilidad del usuario seguir los consejos de seguridad que le indica su entidad financiera, cuidar la seguridad de este tipo de datos así como la seguridad informática de los equipos que utiliza para ingresar a ALELUYA.

ALELUYA utiliza herramientas para realizar el cobro y hacer la conexión con las cuentas bancarias como DRUO, Wompi y PayU y de esta manera procesar transacciones desde las cuentas que conecte. Para procesar estas transacciones el usuario declara y garantiza que: (i) nos proporcionará su información de manera precisa y completa, (ii) nos autoriza a compartir dicha información con DRUO, Wompi o PayU según el método de pago escogido, (iii) nos autoriza a generar consultas y cobros a las cuentas que conecte con nosotros por medio de DRUO, Wompi o PayU según el método de pago escogido y de acuerdo con las obligaciones descritas en este acuerdo. Al aceptar este acuerdo, acepta el tratamiento de sus datos de acuerdo con la Política de Privacidad de DRUO,Wompi o PayU según aplique, al igual que el Acuerdo de Usuarios Finales de DRUO,Wompi o PayU según aplique. El usuario tiene derecho y obligación de conocer los términos de servicio y políticas de tratamiento de datos personales antes de brindar su autorización y aceptar estos términos y condiciones.

Siempre que los medios de pago involucren plataformas externas o de terceros, el usuario deberá conocer, entender y aceptar los términos y condiciones de dichas plataformas y GRUPO QUINCENA no se hará responsable de la prestación del servicio de dichas plataformas a menos que la ley indique lo contrario.

Al momento de realizar un pago en internet, el usuario entiende y acepta que estos pagos pueden eventualmente presentar fallas de seguridad y aun cuando GRUPO QUINCENA ponga a disposición del usuario un sistema de conexión segura para la realización de transacciones, en ningún caso será responsable por los fallos en las comunicaciones de las entidades bancarias, de crédito o servicios de conexión a internet, así como tampoco de los daños causados al usuario con ocasión de una acción u omisión de dichas entidades o de terceros que mediante maniobras ilegales ocasionen daños en la operación, entendiendo que hay terceros involucrados y la operación no depende totalmente de GRUPO QUINCENA.

Cuando se realiza un pago, los usuarios declaran y garantizan que sus ingresos y en especial los fondos que utilizarán para realizar transacciones en ALELUYA y a favor de GRUPO QUINCENA, provienen de actividades lícitas y que no le han entregado a un tercero información bancaria susceptible de ser utilizada para realizar compras o adquirir obligaciones a su nombre.

Los usuarios autorizan expresamente que en caso tal de que resulten envueltos en una actividad ilícita se termine el presente contrato y cualquier otro que se encuentre en curso, sin que esto genere ningún tipo de indemnización a favor del usuario y a reparar los daños que se le puedan causar a GRUPO QUINCENA.

En caso de la existencia de retenciones por parte de las entidades financieras o bancarias, gubernamentales, o de cualquier otra índole, estas deben ser asumidas por el usuario o titular del medio de pago.

Cuando un usuario haga el registro inicial desde Alegra, el pago de la suscripción de ALELUYA se hará directamente desde Alegra.

En lo relacionado con la información que se pueda recolectar en el proceso de pagos, GRUPO QUINCENA despliega todas las medidas que están a su alcance para mantener esta información protegida y segura contra usos inadecuados. Sin embargo, GRUPO QUINCENA no se hace responsable por el uso inadecuado, falsificación o suplantación de identidad del titular de la cuenta o de las tarjetas de crédito o débito, que los usuarios hagan a través de ALELUYA, salvo que la ley expresamente ordene lo contrario. Corresponde a cada usuario la verificación de sus datos personales, y GRUPO QUINCENA asume que la información suministrada está autorizada por el titular, es responsabilidad del usuario seguir los consejos de seguridad que le indica su entidad financiera, cuidar la seguridad de este tipo de datos así como la seguridad informática de los equipos que utiliza para ingresar a ALELUYA. No obstante, GRUPO QUINCENA se reserva el derecho a llevar a cabo actividades de verificación de identidad.

GRUPO QUINCENA emitirá la correspondiente factura electrónica por el pago del servicio cuando se vea obligada por disposición legal y así lo aceptan todos los usuarios de ALELUYA con la suscripción a sus servicios.

En el momento de la renovación de un plan o suscripción, podemos aumentar las tarifas para que coincidan con el precio que figura en ese momento en nuestra página principal. Los precios de un plan o suscripción pueden variar en el tiempo. Si te afecta este aumento, lo notificaremos al menos treinta (30) días antes de la fecha de renovación, y dicho aumento se aplicará al comienzo del siguiente periodo de renovación. Si no estás de acuerdo, puedes finalizar la suscripción al terminar el periodo actual, dando previo aviso a la fecha en la que aplicará el aumento, según se requiere en la sección “Cancelación de una suscripción” incluida abajo.

6.1 Reversión del pago:

Ante un pago realizado en ALELUYA a través de un instrumento de pago electrónico, los participantes del proceso de pago deberán reversar los pagos que solicite un usuario cuando sea objeto de fraude, o corresponda a una operación no solicitada, o la suscripción entregada no sea la solicitada. Para que proceda la reversión del pago, dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que el consumidor tuvo noticia de la operación fraudulenta, defectuosa o no solicitada , el usuario deberá presentar una queja ante GRUPO QUINCENA a través del procedimiento de PQR, y notificar de la reclamación al emisor del instrumento de pago electrónico utilizado para realizar la compra, el cual, en conjunto con los demás participantes del proceso de pago, procederán a reversar la transacción al comprador.

6.2 Derecho de retracto:

De acuerdo con el estatuto del consumidor, en todos los contratos de prestación de servicios que se celebran a través de ventas que utilizan métodos no tradicionales o a distancia, se entenderá pactado el derecho de retracto por parte del consumidor, es decir de los usuarios registrados en ALELUYA.

Esto quiere decir que como consumidor, los usuarios tienen derecho a retractarse de la compra de la suscripción en ALELUYA de acuerdo a las siguientes condiciones:

Tienen derecho a ejercer el retracto durante los 5 días hábiles siguientes a la compra de la suscripción, siempre y cuando la cuenta no haya sido activada o utilizada.
En el evento de que se solicite ejercer el derecho de retracto el 100% del dinero pagado será reintegrado a la tarjeta de crédito utilizada para la compra o será depositado en la cuenta bancaria que el usuario solicite para tal fin.
El dinero será reintegrado lo más pronto posible sin exceder treinta (30) días calendario desde el momento en que ejerció el derecho.
Para ejercer este derecho, se puede enviar una comunicación al procedimiento descrito en el acápite PQR.

El usuario no podrá ejercer el derecho de retracto para renovaciones, ya que el usuario ha realizado previamente el uso del servicio y para evitar un segundo cobro puede dar de baja su suscripción.

6.3 Cancelación de una suscripción:

Una vez un usuario adquiera una suscripción con ALELUYA puede escoger los diferentes tipos de pagos y planes de acuerdo a las funcionalidades y duración que desee los cuales se encuentran aquí.

Por regla general GRUPO QUINCENA no realiza devolución de pagos por concepto de suscripciones sean estas anuales o mensuales a excepción de lo establecido para el Derecho de Retracto. Sin embargo, ALELUYA no cuenta con cláusulas de permanencia por lo que un usuario puede dar de baja su suscripción en cualquier momento, siempre y cuando la solicite antes de que comience el periodo de facturación siguiente de modo que el plan adquirido no sea renovado.

Para evitar la renovación, el usuario deberá cancelar la suscripción 2 días hábiles antes de la fecha de vencimiento de la recurrencia y renovación de su plan. De no ser así, no se realizará la devolución del cobro, sino que debe concluir el periodo pago y al finalizar se cancelará la suscripción.

Así mismo, no podrá entenderse que ALELUYA no ha prestado el servicio, por el hecho de que el usuario no haya hecho uso del sistema o no haya accedido a dichos servicios durante un tiempo determinado; lo anterior, siempre y cuando ello no se deba a las dificultades técnicas de acceso al sistema o servicio debido a fallas atribuibles a ALELUYA.

También en caso de que el usuario haya realizado un pago anual no se realiza devolución (el usuario tendrá 5 días hábiles para hacer uso de su derecho al retracto por estatuto del consumidor, eso aplica para la primera suscripción. Y 2 días hábiles antes, para la renovación de la suscripción. Pasados estos días no se realizará reembolso por ningún motivo.

Para solicitar la cancelación de la suscripción el usuario deberá enviar un correo electrónico al correo [email protected].

7. Plataformas de terceros

Para mejorar la prestación del servicio y brindar una mejor experiencia a los usuarios, es posible que GRUPO QUINCENA realice integraciones de ALELUYA con plataformas de terceros.

En estos casos el usuario debe tener en cuenta que ALELUYA no responderá por los servicios prestados por dichos terceros, ni asume ningún tipo de obligación solidaria con ellos. GRUPO QUINCENA no es parte en las transacciones que se celebren entre el usuario y el tercero y por lo tanto no asume responsabilidad por el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones pactadas entre ellos.

7.1 GRUPO QUINCENA cuenta con una alianza de servicios con Soluciones Alegra S.A.S. propietaria de una plataforma denominada Alegra, que es un sistema de facturación, administración y contabilidad para Pymes. Cuando el usuario haga el registro inicial desde Alegra, el soporte estará a cargo de Alegra y se atenderá los canales ofrecidos por Soluciones Alegra S.A.S.

ALELUYA no responderá por los servicios prestados por Alegra, ni asume ningún tipo de obligación solidaria con este último, salvo que expresamente se indique otra cosa o la ley establezca lo contrario. GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de terminar esta alianza de prestación de servicios en cualquier momento, sin previo aviso y esto no constituye ningún tipo de incumplimiento en sus obligaciones.

7.2 GRUPO QUINCENA cuenta con una alianza de servicios con Aportes en Línea y Arus (enlace operativo), empresas enfocadas en el pago de los aportes a seguridad social junto con la prestación de otros servicios relacionados. Esta alianza consiste en una integración de las plataformas con ALELUYA, brindándole al usuario la posibilidad de realizar el pago de los aportes a seguridad social ingresando a estas plataformas desde ALELUYA.

Es importante tener en cuenta que GRUPO QUINCENA no es un operador encargado de realizar la dispersión de los aportes a seguridad social, ni de gestionar su pago y por lo tanto no responderá por las faltas que se cometan en la prestación de los servicios de estos aliados, ni asume ningún tipo de obligación solidaria con ellos, salvo que expresamente se indique otra cosa o la ley establezca lo contrario.

En todo caso es responsabilidad de los usuarios revisar y aceptar bajo su propia cuenta y riesgo los términos y condiciones de los servicios prestados por estos terceros. El soporte para esta operación estará a cargo de estos aliados y son ellos quienes envían los comprobantes de pago de seguridad social a los usuarios.

GRUPO QUINCENA se reserva el derecho de eliminar la integración para el pago de seguridad social de ALELUYA en cualquier momento, sin previo aviso y esto no constituye ningún tipo de incumplimiento en sus obligaciones, si hay lugar a cancelación de suscripciones GRUPO QUINCENA acordará con los usuarios fórmulas de arreglo.

7.3 Es posible que GRUPO QUINCENA realice otros acuerdos de colaboración para la prestación de servicios con otros terceros. Cuando los usuarios deban ser redirigidos a plataformas de terceros o el soporte sea directamente prestado por terceros, GRUPO QUINCENA informará a los usuarios quién es el responsable de los servicios y cómo se pueden ejercer reclamaciones, de lo contrario se pueden iniciar las reclamaciones ante GRUPO QUINCENA.

Igualmente GRUPO QUINCENA puede incluir en ALELUYA enlaces a sitios web de terceros, sin que exista una alianza o integración de servicios. El usuario reconoce que GRUPO QUINCENA no tiene control sobre tales Sitios y reconoce y acepta que GRUPO QUINCENA no es responsable por la disponibilidad de estos ni por los servicios, contenidos, anuncios, productos o cualquier material disponible en ellos. Estos Sitios de terceros se rigen por sus correspondientes Términos y Condiciones de Uso y Política de Privacidad y el usuario debe conocer y aceptar tales documentos antes de usarlos, bajo su propia cuenta y riesgo.

8. Responsabilidad y Garantías.

Es importante que las personas que se designen al interior de las empresas para realizar el registro y uso de ALELUYA tengan conocimientos en materia de derecho laboral y seguridad social, pues ALELUYA es una herramienta de apoyo a la gestión del talento humano, que en ningún caso reemplaza la crítica del profesional a cargo de estos procesos, entendiendo que, como cualquier herramienta digital, esta puede presentar errores o eventualmente podría encontrarse desactualizada ante cambios normativos en Colombia. ALELUYA es una herramienta de orientación que no reemplaza la labor del empleador al momento de determinar el valor o el tipo de las obligaciones a su cargo (sean estas de tipo contable, tributario, laboral o de seguridad social).

Todo proceso que se lleve a cabo en ALELUYA debe ser verificado por parte del usuario, especialmente los conceptos y valores de pago de nómina, emisión de nómina electrónica, pago y afiliación de seguridad social. Cada proceso debe ser validado inmediatamente o al siguiente día hábil a fin de que el equipo de soporte pueda asistir al usuario a solucionar cualquier eventualidad que se pueda presentar. Se debe recordar que la mayoría de trámites se pueden corregir, sin embargo la ley tiene limitaciones en este sentido, por lo que los usuarios deben conocer la legislación aplicable y no le corresponde delegar sus funciones exclusivamente en ALELUYA.

GRUPO QUINCENA no es responsable del desconocimiento del usuario o los errores cometidos por el mismo. En todo caso la responsabilidad de GRUPO QUINCENA se limita al valor de los pagos realizados por parte del usuario en el año inmediatamente anterior al evento.

9. Propiedad intelectual:

Todo el material informático, gráfico, publicitario, fotográfico, de multimedia, audiovisual y/o de diseño, así como todos los contenidos, textos y bases de datos puestos a su disposición en este Sitio son de propiedad exclusiva de GRUPO QUINCENA o en su defecto este ha sido licenciado por su titular con el fin de exhibir los productos y realizar actividades publicitarias.

Todos los contenidos de la Plataforma están protegidos por las normas sobre Derechos de Autor y por todas las normas nacionales e internacionales que le sean aplicables. Queda prohibido todo acto de copia, reproducción, modificación, creación de trabajos derivados, venta o distribución, exhibición de los Contenidos, incluyendo, pero sin limitarse a: medios electrónicos, mecánicos, de fotocopiado, de grabación o de cualquier otra índole, a menos que expresamente se establezca lo contrario. Estos Términos y Condiciones o cualquier otra transacción que se genere en la Plataforma NO confieren derechos, licencias y/o autorizaciones relacionadas con elementos que constituyan propiedad intelectual. La exhibición de marcas, logos, piezas gráficas y cualquier otro similar tiene como único fin, la comunicación de los servicios y productos comercializados a través de la Plataforma.

Cualquier uso no autorizado de los Contenidos constituirá una violación a los presentes Términos y Condiciones y a las normas vigentes sobre derechos de autor y propiedad intelectual. El usuario se obliga por los presentes Términos y Condiciones a no modificar, ni tratar de modificar, alterar o dañar el software de ALELUYA de ninguna manera, ni intentar ingresar a sus bases de datos y sistemas de información.

10. Disponibilidad:

‍GRUPO QUINCENA pone sus mejores esfuerzos para mantener la disponibilidad y funcionalidad de ALELUYA la mayor parte del tiempo, por lo menos el 90% del tiempo total de la suscripción adquirida. Sin embargo, la operatividad de la Plataforma depende de diversos factores tales como: redes de comunicación, software, hardware, proveedores de servicios, entre otros. Por ello ‍ GRUPO QUINCENA no garantiza y en todo caso no puede garantizar, que ALELUYA funcionará en todo momento sin interrupción, o que sea inmune a accesos no autorizados o libre de errores.

Por esto, si no se puede acceder a la Plataforma de manera temporal, ya sea porque el usuario no tiene internet o por que la Plataforma presenta fallas o está en mantenimiento, esto no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte de GRUPO QUINCENA, ni será responsable de los perjuicios que esto le pueda causar al usuario.

GRUPO QUINCENA podrá sin previo suspender la Plataforma para realizar mantenimientos preventivos o correctivos.

GRUPO QUINCENA tampoco responderá por los perjuicios que se puedan causar al usuario en sus dispositivos electrónicos cuando examine la Plataforma a menos que la ley expresamente obligue lo contrario, toda vez que ALELUYA podría ser víctima de acceso no autorizados o ataques de terceros, y los usuarios deben gestionar todas las medidas de protección de cualquier persona diligente que navega en internet, de acuerdo con el estado de la técnica.

11. Cesión:

GRUPO QUINCENA podrá ceder y transferir estos términos y condiciones y puede delegar cualquiera de sus obligaciones a su exclusivo criterio y sin restricción alguna. Sin perjuicio de lo anterior, sus sucesores y cesionarios autorizados deberán seguir cumpliendo con sus obligaciones descritas en estos términos y condiciones.

12. Legislación aplicable:

‍Cualquier reclamación relativa a ALELUYA o a su uso se regirá por las disposiciones legales colombianas.

Si cualquier disposición en estos Términos y Condiciones resulta nula, o ineficaz, dicha disposición se considerará separable de este documento y no afectará la validez y exigibilidad de las demás disposiciones.

13. Peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones:

‍Cuando un usuario desee comunicarse con GRUPO QUINCENA lo podrá hacer escribiendo a [email protected]

Para poder gestionarla de la mejor manera, el usuario deberá acompañar la comunicación de la siguiente información:

Nombre completo del titular de la suscripción y su representante
Número de identificación
Medio por el cual quiere recibir respuesta
Copia de su documento de identidad
Autorización para el tratamiento de sus datos personales para la gestión de la PQR
Breve explicación de su petición, queja, reclamo o sugerencia
Las pruebas o documentos que pretenda hacer valer
Correo electrónico con el cual realizó la suscripción

La misma será contestada dentro de los 15 días hábiles siguientes al día de su recepción. Tratándose de un derecho de petición de información, dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción.

Esta Plataforma es operada por GRUPO QUINCENA S.A.S. Persona jurídica identificada con NIT 900.926.147, con dirección en la calle 4 # 17- 115 interior 703, Medellín, Antioquia, Colombia, teléfono +57 3041458452.

última actualización febrero 2024

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GRUPO QUINCENA S.A.S.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, GRUPO QUINCENA S.A.S. operador de la plataforma aleluya https://aleluya.com/, ha adoptado la siguiente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por GRUPO QUINCENA S.A.S.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política es aplicable a todas las bases de datos personales registrados y que son susceptibles de tratamiento por parte de GRUPO QUINCENA S.A.S. a menos que expresamente se indique lo contrario.

2. 1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

La ´persona jurídica que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos es la siguiente:

NOMBRE / RAZÓN SOCIAL: GRUPO QUINCENA S.A.S.

NIT: 900325980 – 3

DOMICILIO PRINCIPAL – DIRECCIÓN: Carrera 36 # 18 SUR 130 INTERIOR 501

Municipio: MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA

CORREO: [email protected], [email protected]

TELÉFONOS: 3006115501

PÁGINA WEB: www.aleluya.com/

3. GLOSARIO:

Para los efectos de la presente Política se recogen las siguientes definiciones de la ley 1581 de 2012 artículo 3:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES:

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles (salvo que esto se encuentre plenamente justificado según la ley). Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

5. QUIÉNES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACIÓN DEL TITULAR:

GRUPO QUINCENA S.A.S. suministrará la información sobre los Datos del Titular, cuando sea requerido a las siguientes personas:

A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

6. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN:

El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas y ejercer sus derechos frente a GRUPO QUINCENA S.A.S. sobre sus datos personales a través de los siguientes mecanismos:

• Línea de información: 3006115501

• Requerimiento escrito a la Carrera 36 # 18 SUR 130 INTERIOR 501.

• Correo electrónico: [email protected], [email protected]

Para ello debe enviar una comunicación que indique por lo menos lo siguiente:

Nombre completo y apellidos
Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
Medios para recibir respuesta a su solicitud
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información)
Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, GRUPO QUINCENA S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

6.1 Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

El área encargada de la gestión de este tipo de solicitudes es el Área de atención al cliente. A esta Área deben estar dirigidas las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales.

7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

El tratamiento que realizará GRUPO QUINCENA S.A.S. con la información personal será el siguiente: recolección, almacenamiento, uso, circulación, eliminación para los siguientes fines que en todo caso están plenamente relacionados con su objeto social:

Tratamiento de Datos de Empleados, Candidatos para ser Empleados, ex empleados:

GRUPO QUINCENA S.A.S., tratará los datos de sus Empleados, Candidatos para ser Empleados, ex empleados o contratistas para realizar operaciones sobre los mismos como: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión informando los derechos que les asisten.

El tratamiento de los Datos Personales de personas que tengan o pretendan tener cualquier tipo de relación laboral o de prestación de servicios con GRUPO QUINCENA S.A.S. se realizará con la finalidad de:

Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual.
Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por GRUPO QUINCENA S.A.S. con el Titular de la Información, como empleador.
Control y prevención del fraude y suplantación.
Control de acceso a instalaciones e información de la empresa.
Realizar procesos disciplinarios.

B. Tratamiento de Datos de, accionistas, proveedores y clientes

GRUPO QUINCENA S.A.S., tratará los datos de sus Proveedores y Clientes para realizar operaciones sobre los mismos como: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión informando los derechos que les asisten.

El tratamiento de los Datos Personales que se realice sobre proveedores y clientes de GRUPO QUINCENA se realizará con la finalidad de:

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por GRUPO QUINCENA S.A.S.
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual GRUPO QUINCENA S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo) para la ejecución de las mismas (respetando todos los límites legales en esta materia).
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
Realizar los procesos de facturación electrónica.
Prestar los servicios ofrecidos por GRUPO QUINCENA S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.
Realizar verificación sobre el origen de fondos y llevar a cabo actividades para la prevención del fraude y la suplantación.

DATOS PERSONALES DE TERCEROS: GRUPO QUINCENA S.A.S. presta principalmente servicios de gestión de nómina y gestión de recursos humanos, por lo que normalmente sus clientes son personas naturales o jurídicas que tratan los datos personales de sus empleados. Previo al ingreso de los datos personales de los empleados o dependientes, los empleadores deben socializar las respectivas políticas de tratamiento de datos y deben informar que sus datos personales serán tratados en las plataformas de GRUPO QUINCENA S.A.S. para la finalidad indicada, esto es, prestar los servicios de gestión de nómina o cualquier otro servicio que se haya adquirido.

Se informa que es posible que los datos personales circulen con aliados de GRUPO QUINCENA S.A.S. para la prestación de los servicios.

En este sentido GRUPO QUINCENA S.A.S también informa que:

Podrá estudiar toda la información que se ingresa en Aleluya con fines estadísticos, de investigación interna.
Podrá estudiar toda la información que se ingresa en Aleluya con el fin de ofrecer servicios, beneficios o descuentos a los titulares de la información.
Podrá circular información con terceros aliados para la prestación del servicio, suscribiendo los documentos que para el efecto exige la ley. Dichos terceros estarán obligados a cumplir la legislación y términos exigidos por la ley, en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos

C. DATOS PERSONALES SENSIBLES, DE NNA Y BIOMÉTRICOS:

Los datos personales sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular y pueden dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

GRUPO QUINCENA S.A.S. no trata datos personales de niños, niñas y adolescentes y en la medida en que lo haga deberá ajustarse a los requisitos legales en la materia.

De acuerdo con la ley, el tratamiento de datos sensibles está prohibido, excepto cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización así como las demás excepciones contenidas en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma que la adicione y la regule.

De esta forma, y por la naturaleza del objeto social de GRUPO QUINCENA S.A.S., es posible que deba tratar ciertos datos sensibles para la gestión de talento humano, por eso se informa:

Que los datos que se deban recaudar en este sentido sólo podrán ser utilizados para la finalidad previamente establecida, que debe estar expresamente indicada en la autorización del titular. En caso de que las finalidades cambien o deban ser complementadas o suprimidas, se deberá solicitar la autorización de los Titulares para continuar tratando sus datos personales. De no ser esto posible, no se podrá continuar haciendo dicho Tratamiento.
El acceso y divulgación de estos datos sensibles debe estar restringido únicamente a las personas que deban conocerlo en razón de su cargo, haciendo un análisis cuidadoso de la necesidad y riesgos de recolección de información.

8. VIGENCIA

La presente Política se encuentra vigente a partir de 7 de febrero de 2023, por actualización de nuestros términos y políticas.

GRUPO QUINCENA S.A.S. notificará a los titulares de información cualquier cambio sustancial en la política a través de los medios de contacto previamente autorizados por el titular.

8.1 Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos. Para esto se tendrá en cuenta que cierta información se debe conservar por periodos de tiempo con finalidades de archivo como la información de empleados y clientes, sin embargo el almacenamiento no será indefinido y cuando desaparezca la finalidad de archivo los datos serán suprimidos de los sistemas de información de GRUPO QUINCENA S.A.S.