La nómina no es solo un proceso de números fríos; al contrario, detrás de cada cifra hay una historia: la del empleado que va a pagar la universidad de su hijo o la que le pone el piso a su casa. Por lo tanto, cuando llegan esos descuentos, necesitas tener absoluta claridad. De esa precisión depende la tranquilidad financiera de tu equipo y la salud legal de tu empresa. Así que, si te has preguntado cuáles son las deducciones de nómina en Colombia, no estás sola.

Por esta razón, te entregamos esta guía clara y sin enredos. De hecho, una aplicación incorrecta de estos descuentos puede acarrear multas elevadas e incluso demandas laborales. Como resultado, tu pyme termina perdiendo tiempo y dinero valioso. Además, en Aleluya creemos que la nómina debe ser una historia de amor, no de terror. Ahora bien, vamos al grano para que te enfoques en el bienestar de tu equipo.

Cuáles son las deducciones de nómina en Colombia y qué son

Las deducciones de nómina son esos valores que se restan al salario de un trabajador antes de que este reciba su pago final. En esencia, representan las obligaciones del empleado con el sistema de seguridad social, el fisco y, a veces, con terceros. Por consiguiente, son el puente entre el dinero que el trabajador genera (total devengado) y el monto que realmente recibe en su cuenta (el salario neto).

Además, comprender cuáles son las deducciones de nómina en Colombia es un acto de sabiduría gerencial. Primero que todo, garantiza el cumplimiento de la ley laboral. Segundo, protege a tu empresa de sanciones de la UGPP o de demandas. Por ejemplo, un descuento mal aplicado puede interpretarse como una retención indebida del salario.

Deducciones de nómina en Colombia: salario mínimo vs. devengado

Es fundamental que entiendas la diferencia entre el salario mínimo y el salario devengado (o total devengado). Presta atención:

• Salario devengado: es el monto total que recibe el trabajador. Esto incluye el salario base, las horas extra, los recargos y las comisiones.
• Salario neto: es el devengado menos las deducciones legales del salario. Finalmente, este es el monto que le llega al trabajador.

Cuáles son las deducciones de nómina en Colombia permitidas

La ley colombiana clasifica las deducciones en dos grandes grupos, y conocer esta división es clave para evitar multas laborales y mantener una nómina transparente. A continuación, te explicamos esta distinción.

Deducciones obligatorias por ley (aportes a seguridad social)

Primero, estas son las que la ley impone de manera ineludible. De este modo, no necesitan una autorización por escrito del trabajador. Por lo tanto, es responsabilidad de la pyme realizarlas y girarlas al sistema.

Te contamos cuáles son las deducciones de nómina en Colombia obligatorias y lo que incluyen Estas deducciones obligatorias incluyen:

• Aportes a seguridad social (Salud y Pensión).
• Aporte al Fondo de Solidaridad Pensional (FSP) si el salario es igual o superior a 4 SMMLV.
• Retención en la fuente por ingresos laborales, si el trabajador cumple con los topes de ingresos.

Deducciones de nómina en Colombia y autorización del trabajador

A continuación, otros descuentos que solo puedes aplicar si el trabajador te da una orden escrita. En esencia, esto protege el principio de la inembargabilidad del salario y te responde cuáles son las deducciones de nómina en Colombia:

• Libranzas: descuentos por créditos adquiridos con cooperativas o bancos.
• Cuotas de sindicatos o cooperativas: solo si el trabajador está afiliado.
• Deudas con la empresa: préstamos, anticipos o compensación por daños, siempre que no afecte el mínimo vital.
• Embargos judiciales: deducciones ordenadas directamente por un juez.

Deducciones obligatorias: cómo funcionan los aportes a seguridad social

Generalmente, esta es la parte que más genera dudas al preguntarse cuáles son las deducciones de nómina en Colombia. De hecho, el descuento de salud y pensión es el más común.

Desglose de aportes a salud (EPS) y pensión (fondos de pensiones)

El Sistema General de Seguridad Social establece porcentajes fijos sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC). A continuación, te explicamos la repartición de los descuentos por salud y pensión para un trabajador dependiente:

• Salud (EPS). El aporte total es del 12,5 %. No obstante, el trabajador solo asume el 4 %. El 8,5 % restante lo paga el empleador.
• Pensión (Fondos de Pensiones). El aporte total es del 16 %. Por consiguiente, el empleado aporta el 4 %. El 12 % restante corre por cuenta de la pyme.

Además, para los salarios más altos, existe un aporte parafiscal obligatorio. Esto incluye el aporte adicional al Fondo de Solidaridad Pensional (FSP), que va desde el 1 % para salarios iguales o superiores a 4 SMMLV.

Cuáles son las deducciones de nómina en Colombia: riesgos laborales

A menudo se confunde el Aporte al Sistema de Riesgos Laborales (ARL) con una deducción. Sin embargo, el ARL es un costo que asume el empleador en su totalidad. Por lo tanto, no constituye una deducción que se reste al salario del trabajador. En esencia, el ARL protege al empleado ante accidentes o enfermedades laborales, y su tarifa varía según el riesgo.

Retenciones en la nómina: lo que sí y lo que no puedes descontar

No todo se puede descontar, por lo tanto, debes conocer los límites para evitar multas laborales que afecten la liquidez de tu pyme.

Retención en la fuente por ingresos laborales

La Retención en la fuente (RFTL) es un cobro anticipado del Impuesto de Renta. De este modo, se aplica solo a salarios que superan un umbral establecido en Unidades de Valor Tributario (UVT). Por consiguiente, tu pyme actúa como agente retenedor, descontando y consignando el valor a la DIAN.

Cuáles son las deducciones de nómina en Colombia: embargos judiciales y cuotas sindicales

A pesar de todo, los embargos judiciales son una excepción a la regla de la inembargabilidad. De hecho, el juez le ordena directamente a la pyme descontar una porción del salario. Por otro lado, las deducciones por cuotas sindicales o cooperativas se consideran legales, siempre que el trabajador haya manifestado por escrito su voluntad de afiliarse y que el descuento no afecte el salario mínimo.

Límites legales infranqueables: protegiendo el salario mínimo y vital

Mira, la ley colombiana es clara: el salario es un derecho fundamental. Por esta razón, la norma establece límites estrictos para proteger el mínimo vital del trabajador.

El tope máximo de descuentos permitidos por ley

Como regla general, las deducciones, incluso con autorización del trabajador, no deben afectar el salario mínimo legal. Sin embargo, existe una excepción clave:

• El excedente es embargable. Solo se puede embargar hasta una quinta parte (1/5) del salario que exceda el SMMLV.
• Excepciones para el 50 %. El límite de descuento puede subir hasta el 50 % en dos casos puntuales: deudas con cooperativas legalmente autorizadas o deudas por pensión alimenticia.

¿Se pueden hacer deducciones sobre el salario mínimo?

La verdad es que solo las deducciones obligatorias por ley, como los aportes a seguridad social, pueden afectar el salario mínimo. Por otro lado, la retención en la fuente y las deducciones por libranza no se pueden aplicar a un salario que solo devengue el mínimo.

Impacto de la reforma laboral 2025 en deducciones y aportes

Es crucial que te mantengas actualizada para saber cuáles son las deducciones de nómina en Colombia vigentes. Para ello, considera que:

• Primero: la Reforma Laboral podría modificar los porcentajes de aportes parafiscales y del FSP, reforzando la exigencia de contar con autorización escrita para cualquier descuento no legal.
• Segundo: los ajustes en los tipos de contrato, especialmente la reducción de los de prestación de servicios, simplificarían el cálculo de la nómina y las bases de cotización, facilitando la planeación laboral de las pymes.

Cómo hacer deducciones correctamente sin vulnerar derechos laborales

Por otro lado, si no quieres que la nómina de tu pyme se convierta en una historia de terror, la clave es la precisión. Por esta razón, un proceso estructurado te ayuda a evitar multas laborales y a proteger el bienestar de tu equipo.

En primer lugar, para entender cuáles son las deducciones de nómina en Colombia y antes de aplicar cualquier descuento, sigue este protocolo:

• Verifica la base. Confirma el IBC y asegúrate de que el descuento no toque el SMMLV, a menos que sea obligatorio.
• Pide autorización (si aplica). Para libranzas o deudas, ten siempre el documento firmado por el empleado.
• Revisa el límite. Asegúrate de que la deducción total no exceda los topes legales (1/5 del excedente o el 50 % en casos excepcionales).
• Reporta y consigna. Realiza el descuento y consígnale a la entidad correspondiente (EPS, Fondo de Pensiones, DIAN, etc.) a tiempo.

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Finalmente, al dejar estos procesos en manos de expertos, te liberas para dedicar tiempo a lo que realmente impacta: el bienestar de tu equipo. Así, podrás resolver cuáles son las deducciones de nómina en Colombia con tranquilidad.

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Referencias bibliográficas

• Cronista. (s.f.). Reforma laboral en Colombia: ya no podrán descontarle este dinero de su sueldo.
• Gerencie. (s.f.). Deducciones de nómina.
• Ministerio de Justicia y del Derecho. (s.f.). ¿Qué se puede descontar del salario de un trabajador?
• Mis abogados.(s.f.). Retenciones y deducciones salariales en Colombia.
• Pluxee. (s.f.). Cambios reforma laboral 2025 Colombia.