Cómo liquidar la nómina mensual de tu empresa: la guía completa
Liquidar nómina es calcular y consolidar, cada mes, lo que le debes a tu equipo — salario, horas extra y recargos, más los descuentos de ley — y reportarlo sin errores que la UGPP o la DIAN puedan convertir en una sanción.
Antioquia, década de 1940 — La cuenta que por fin cuadraba
¿Qué es liquidar la nómina y qué incluye?
Liquidar la nómina es calcular y consolidar, período a período (casi siempre mensual), todo lo que le corresponde a cada trabajador: el salario y sus recargos, las prestaciones que se van causando, los descuentos de ley que le tocan al trabajador y los aportes que paga el empleador por su cuenta. El resultado final es el líquido que se transfiere a cada cuenta — y el insumo que alimenta los reportes que exige la ley.
Ojo con un error común: liquidar nómina (el cálculo mensual, este artículo) no es lo mismo que la liquidación laboral, que es el finiquito que se paga una sola vez cuando termina el contrato — ahí entran cesantías completas, indemnización si aplica y la sanción moratoria del Art. 65 del CST. Tampoco es lo mismo que la gestión de nómina: esa es la parte organizacional — el calendario de obligaciones, quién hace qué, manual vs. con un sistema. Este artículo es el cálculo: qué suma, qué resta, y con qué norma.
El acto de liquidar nómina es, según el Código Sustantivo del Trabajo, el que materializa la obligación salarial del contrato de trabajo — y de ahí salen, sin que lo pienses dos veces, la PILA, la nómina electrónica y el certificado de ingresos y retenciones que tu equipo necesita para declarar renta.
Los 4 componentes de toda liquidación
Cada liquidación periódica se arma con las mismas cuatro piezas, en el mismo orden — si falta una, el líquido a pagar sale mal.
1. Devengado bruto
Salario básico, auxilio de transporte, horas extra, recargos nocturno y dominical, comisiones habituales — todo lo que el trabajador gana en el período (CST Art. 127).
2. Descuentos del trabajador
Salud (4%) y pensión (4%) sobre el IBC, retención en la fuente si aplica, préstamos o libranza autorizados — se le restan al devengado.
3. Aportes patronales
Salud (8.5%), pensión (12%), ARL según clase de riesgo y parafiscales — los paga la empresa, no se descuentan del trabajador, pero sí son costo de nómina.
4. Líquido a pagar
Devengado bruto menos descuentos del trabajador — es el valor que se transfiere a la cuenta de cada persona.
Ver estos cuatro bloques por separado ayuda a entender por qué un solo error de digitación — el auxilio de transporte que se olvida, una hora extra que se calculó como diurna siendo nocturna — se propaga a los cuatro: cambia el devengado, cambia la base de los descuentos, cambia la base de los aportes y, al final, cambia el líquido. Por eso el proceso importa tanto como la fórmula.
Los 4 pasos del proceso, mes a mes
Liquidar nómina no es un solo cálculo — es una secuencia de cuatro pasos que se repite cada período.
1. Recopilar novedades
Faltas, incapacidades, horas extra, vacaciones, nuevos ingresos o retiros del período — la base de todo lo que sigue.
2. Calcular el devengado
Salario, recargos y horas extra según la franja horaria exacta en que se trabajaron.
3. Aplicar deducciones y aportes
Salud y pensión del trabajador, retención en la fuente si corresponde, y los aportes patronales que corren en paralelo.
4. Pagar y reportar
Transferir el líquido, generar el desprendible, liquidar la PILA y transmitir la nómina electrónica a la DIAN.
“Un solo dato mal cargado en el paso 1 se multiplica en los otros tres.”
¿Cómo se calculan las horas extra y los recargos en Colombia?
La hora extra diurna (6:00 a.m. a 7:00 p.m.) tiene un recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria; la hora extra nocturna (7:00 p.m. a 6:00 a.m.) tiene un recargo del 75% (CST Art. 168). Desde el 25 de diciembre de 2025 la frontera nocturna se adelantó de las 10:00 p.m. a las 7:00 p.m. (Ley 2466 de 2025, Art. 10°) — quien sigue calculando desde las 10 está subliquidando cada hora extra entre 7 y 10 de la noche.
El recargo por trabajar en domingo o festivo es distinto al de la hora extra: hoy es del 80% sobre el salario ordinario del día (Ley 2466 de 2025, Art. 14°), y sube de forma progresiva — 90% desde julio de 2026 y 100% (el valor original del CST de 1950) desde julio de 2027. Antes de esta reforma llevaba 23 años fijo en 75% (Ley 789 de 2002). Si en la misma hora se cruzan dominical/festivo con nocturno, los dos recargos se suman (no se multiplican): 80% + 35% = 115% sobre el salario ordinario, a la fecha.
Para el desglose completo — fórmulas, tabla de vigencias año por año y ejemplos resueltos — el artículo dedicado es horas extra en Colombia. Acá va lo que necesitás para no liquidar mal el mes en curso.
¿Cómo se desglosa el devengado cuando hay horas extra y recargo dominical?
Copia y pega la fórmula
Devengado = Salario base + (Horas extra diurnas × VHO × 1,25) + (Horas extra nocturnas × VHO × 1,75) + (Días dominicales × Valor día ordinario × 0,80)
Sin valores en pesos — una sola línea, lista para copiar y aplicar con tu propio salario base.
VHO es el valor de la hora ordinaria: salario mensual dividido entre 220 (el divisor vigente en 2025-2026; baja a 210 desde julio de 2026, cuando la jornada semanal termina de bajar a 42 horas). Con este mismo trabajador, el efecto de un mes con horas extra y un domingo trabajado se ve así en pesos:
Un trabajador de $2.000.000/mes que hizo 10 horas extra diurnas, 5 nocturnas y trabajó un domingo — sin contar aportes patronales — le costó a la empresa este mes
$246.514 por encima del salario base — el 11 % que muchas empresas olvidan proyectar en el presupuesto mensual.
Esa diferencia — casi $250.000 en un solo mes, para un solo trabajador — es la razón por la que un presupuesto de nómina armado solo con el salario básico siempre queda corto en cuanto hay turnos, festivos o temporada alta.
En cristiano
Liquidar nómina, en cristiano, es esto: sumás lo que se ganó, restás lo que se descuenta, y lo que queda es lo que transfieres.
¿Qué pasa si te equivocás al liquidar? El riesgo con la DIAN y la UGPP
Una liquidación mal hecha no se queda solo en el desprendible del trabajador — se propaga a los cuatro reportes que la Ley cruza entre sí: la PILA, la nómina electrónica, el certificado de ingresos y retenciones y la declaración de retención en la fuente. La UGPP fiscaliza cruzando estos reportes, y de ahí salen tres tipos de riesgo real, no hipotético.
Sanción UGPP por omisión
Entre el 35% y el 200% del aporte dejado de pagar, escalado según cuántos trabajadores quedaron omitidos (Decreto 1068 de 2015, Art. 2.12.1.4).
Interés de mora
50% del interés bancario corriente de consumo certificado por la Superfinanciera, por cada mes de atraso en el pago de aportes (Decreto 1068 de 2015, Art. 2.12.2.8).
Pérdida de deducibilidad
Si la nómina electrónica no se transmite a tiempo, ese costo de nómina deja de ser deducible en la declaración de renta del año.
Ninguno de los tres castiga la liquidación en sí — castigan lo que la liquidación mal hecha termina reportando (o dejando de reportar). Por eso el checklist real no es “revisar el desprendible”, es revisar que los cuatro reportes cuadren entre sí antes de transmitirlos. El artículo cómo evitar sanciones de la UGPP y el checklist para estar al día con la DIAN profundizan en cada uno.
Liquidar nómina bien, mes a mes, no es un lujo de empresa grande — es la base sobre la que se paran la PILA, la nómina electrónica y el certificado de ingresos de tu equipo. Cuando el cálculo es preciso desde el primer paso (las novedades del período), lo demás — deducciones, aportes, reportes — deja de ser un riesgo y se vuelve un trámite más del mes. Y cuando además el proceso completo (calendario, roles, control) está bajo control — no solo el cálculo — ahí es donde entra la gestión de nómina como la siguiente capa de esta misma disciplina.
Liquida tu nómina sin revisar la ley artículo por artículo.
Aleluya calcula automáticamente horas extra, recargos, aportes y descuentos con las tarifas vigentes — y genera la PILA y la nómina electrónica desde el mismo lugar.
Preguntas frecuentes sobre liquidar la nómina
¿Qué incluye la liquidación de nómina en Colombia?
Cuatro bloques: el devengado bruto (salario, recargos, horas extra), los descuentos del trabajador (salud, pensión, retención en la fuente), los aportes patronales (salud, pensión, ARL, parafiscales) y el líquido a pagar, que es lo que se transfiere a la cuenta del trabajador.
¿Cuánto es el recargo por hora extra en Colombia?
25% sobre el valor de la hora ordinaria para la hora extra diurna (6:00 a.m.-7:00 p.m.) y 75% para la nocturna (7:00 p.m.-6:00 a.m.), según el Art. 168 del Código Sustantivo del Trabajo.
¿Cuánto es el recargo dominical y festivo vigente?
80% sobre el salario ordinario del día, vigente hasta el 30 de junio de 2026. Sube a 90% desde julio de 2026 y llega a 100% desde julio de 2027, por la gradualidad que fija la Ley 2466 de 2025.
¿Qué pasa si me equivoco al liquidar la nómina?
La UGPP puede imponer una sanción de entre el 35% y el 200% del aporte dejado de pagar, más intereses de mora, y la DIAN puede desconocer la deducibilidad del costo de nómina si la nómina electrónica no se transmitió a tiempo.
¿Cada cuánto se debe liquidar la nómina?
Mensual para empleados de oficina, quincenal para operativos y de servicios, y semanal para trabajos por jornal — las tres periodicidades son válidas según el Art. 134 del CST; lo importante es ser consistente con lo pactado en el contrato.
1. Código Sustantivo del Trabajo. Arts. 127-128 (salario), 134 (periodicidad de pago), 168 (horas extra y recargo nocturno), 174-179 (descanso dominical y festivo).
2. Ley 100 de 1993, Art. 20 (mod. Ley 797 de 2003, Art. 7°) y Art. 204 (mod. Ley 1122 de 2007, Art. 10°). Cotización a pensión y salud.
3. Decreto 1772 de 1994, Art. 13°. Tarifas de cotización al Sistema General de Riesgos Laborales por clase de riesgo (0.348%-8.7%).
4. Ley 21 de 1982. Aportes parafiscales — SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar.
5. Estatuto Tributario, Art. 114-1 (introducido por Ley 1819 de 2016, Art. 65°). Exoneración de aportes de salud y parafiscales.
6. Ley 2466 de 2025. Art. 10° (jornada nocturna desde las 7:00 p.m.) y Art. 14° (recargo dominical y festivo progresivo: 80%-90%-100%).
7. Decreto 1990 de 2016. Calendario mensual de pago de la PILA según los dos últimos dígitos del NIT.
8. Resolución DIAN 000227 de 2025, secc. 1.5.3.x. Régimen de la nómina electrónica (DSPNE).
9. Decreto 1068 de 2015, Pt. 12 Lib. 2, Arts. 2.12.1.4 y 2.12.2.8. Régimen sancionatorio y de intereses moratorios de la UGPP.
