Para cualquier líder de Recursos Humanos, la palabra “nómina” puede traer a la mente un montón de papeleo, cálculos y, sobre todo, el miedo a cometer un error que termine en multa. Y dentro de ese universo, hay un tema que siempre genera preguntas: las deducciones de nómina. 

En pocas palabras, son esos descuentos que se aplican al salario de tu equipo. Pero, lejos de ser un villano, entenderlas es el primer paso para transformar un proceso complejo en una historia sin dramas.

En este artículo, vamos a hablar sobre las deducciones de nómina en Colombia. Te contaremos qué son, cuáles te tocan sí o sí en 2025 y cómo puedes dejar de hacer acrobacias manuales para gestionarlas. Porque la nómina no tiene que ser una pesadilla; de hecho, puede ser una experiencia que te dé un respiro.

¿Qué son las deducciones de nómina en Colombia?

Piensa en el salario de una persona de tu equipo como una pizza completa. Antes de que se la pueda llevar a casa, hay unas porciones que, por ley o por acuerdo, se deben repartir. Esas porciones son, básicamente, las deducciones de nómina.

Definición y propósito de las deducciones

Entonces, podemos decir que son los valores que se restan del total devengado de un miembro de tu equipo. Su propósito principal es cumplir con los aportes obligatorios para su protección social y, al mismo tiempo, permiten estar al día con las obligaciones tributarias. Además, también existen otros descuentos laborales que el empleado autoriza voluntariamente.

Deducciones de nómina obligatorias y legales

En Colombia, hay deducciones que no son negociables. El Gobierno las establece para que todo el sistema de Seguridad Social funcione. Estas son la base de la tranquilidad tanto para la empresa como para el equipo. 

Son la parte más crítica del proceso, sin duda, y donde un error puede costar caro. Por suerte, manejarlas es más fácil de lo que crees si tienes las herramientas correctas.

Deducciones obligatorias más comunes en 2025

Las normativas en cuanto a nómina suelen cambiar, pero hay aspectos que se mantienen. Para 2025, las deducciones de nómina obligatorias que no puedes perder de vista son las de siempre, pero con los valores actualizados. ¡Toma nota para que no te agarre desprevenido!

Aportes a la salud

Este es uno de los aportes obligatorios más importantes. Del total del Ingreso Base de Cotización (IBC) del empleado, se descuenta un 12,5% para Salud. La buena noticia es que no todo sale del bolsillo del trabajador. La distribución es así:

• Empleado: aporta el 4 %.
• Empleador: pone el 8,5 % restante.

Dicho aporte contribuye a que las personas de tu equipo y sus familias tengan cobertura médica. ¡Es un plus para su bienestar!

Aportes a pensión

Por otro lado, las deducciones de nómina son una forma de pensar en el futuro. Así, el aporte para la pensión del trabajador es otro de los descuentos fijos. El monto total corresponde al 16 % del IBC, y se reparte de esta manera:

• Empleado: contribuye con el 4 %.
• Empleador: aporta el 12 %.

A través de los aportes, estás ayudando a construir el ahorro que permitirá a tus colaboradores tener una vejez más tranquila. Como ves, la nómina va más allá de un simple pago.

Retención en la fuente

Aquí es donde la cosa se pone un poco más específica. ¿Por qué? Pues, porque las retenciones en la fuente por salarios no aplican para todo el mundo. Se trata de un cobro anticipado del impuesto de renta que solo afecta a los salarios más altos. La tabla con los porcentajes y las bases para calcularla la actualiza la DIAN cada año.

Este cálculo puede ser un verdadero dolor de cabeza por sus detalles técnicos. Sin embargo, es fundamental hacerlo bien para evitarle enredos a tus colaboradores y a la empresa.

Otros descuentos legales: libranzas, embargos, cuotas sindicales

Además de los aportes a Seguridad Social, existen otros descuentos laborales que pueden aparecer en la nómina, y que debes aplicar si existe una orden o autorización legal. Por ejemplo:

• Libranzas (créditos por descuento directo).
• Embargos judiciales.
• Cuotas de afiliación a sindicatos.

De ser el caso, estas deducciones de nómina son una gran responsabilidad administrativa. Necesitas asegurarte de aplicarlas correctamente y dentro de los plazos previstos. Aquí, como empleador, haces de intermediario entre el trabajador y terceros (como entidades financieras, juzgados o sindicatos), lo que implica llevar un registro riguroso de los descuentos realizados.

Diferencia entre deducciones de nómina obligatorias y voluntarias

Ya hablamos de las deducciones que son “porque tocan”. Pero, ¿qué pasa con las que el empleado elige? La diferencia es sencilla: la autorización.

Las deducciones obligatorias se aplican por ley, sin necesidad de que el empleado firme nada. En cambio, las voluntarias (como aportes a fondos de empleados, planes complementarios de salud o ahorros voluntarios a pensión) requieren un permiso explícito y por escrito del colaborador. Sin esa firma, no puedes descontar ni un peso.

Cómo calcular el salario neto de tus colaboradores

Llegamos al momento de la verdad: ¿cuánto dinero recibe realmente la persona? Calcular el salario neto es, en teoría, una fórmula simple, pero en la práctica requiere precisión de cirujano.

Fórmulas básicas y ejemplos prácticos

A continuación, te revelamos la fórmula para calcular el salario de bolsillo de tus colaboradores:

Salario neto = total devengado – total de deducciones de nómina

Por ejemplo, si una persona tiene un salario de COP $3.000.000 (total devengado), sus deducciones de salud (4 %) y pensión (4 %) serían COP $120.000 cada una, para un total de COP $240.000. Entonces, su salario neto sería:

3.000.000−240.000 = COP $2.760.000

Parece fácil, ¿verdad? No obstante, cuando sumas horas extras, bonificaciones, incapacidades y otros descuentos laborales, la cosa se complica y el riesgo de un error manual aumenta. Por eso, un pago de nómina eficiente no depende de calculadoras, sino de sistemas inteligentes.

Importancia de la precisión en el cálculo

Un solo cero de más, o de menos, puede convertirse en una montaña de problemas. De verdad, un cálculo impreciso no solo genera desconfianza en tu equipo, sino que también te expone a sanciones de la UGPP. 

En definitiva, estar tranqui como empresa depende de no tener errores manuales que se conviertan en multas millonarias.

Cómo Aleluya automatiza las deducciones de nómina

Ahora que vimos todo el panorama, seguro estás pensando que gestionar las deducciones de nómina es un trabajo de tiempo completo.  Y lo es… si lo haces a la antigua. Pero, ¿y si te dijéramos que puedes pasar de estar abrumado a tener todo bajo control con unos pocos clics?

Con el software de nómina de Aleluya, puedes automatizar hasta el 90 % del proceso. Nos conectamos directamente con la legislación vigente para que los cálculos de los aportes obligatorios y las retenciones se hagan solos y sin errores. Olvídate de buscar tablas o de sudar frío cada vez que la UGPP o la DIAN anuncian un cambio.

Nómina y deducciones en modo zen

Nuestra plataforma te permite automatizar deducciones para que puedas enfocarte en lo que de verdad importa: la estrategia y el bienestar de tu gente. Dejamos que lo operativo pase rápido y fácil para que dejes de sentir que las tareas manuales te comen vivo. Con Aleluya, estás tranqui porque te ayudamos a gestionar lo que antes tardaba siglos. 

¿Quieres, de una vez por todas, darles la vuelta a las deducciones de nómina en tu empresa? Conoce nuestro Software de Nómina y descubre por qué convertimos un proceso complejo en una experiencia relajada.

Referencias Bibliográficas

• Actualícese. (s.f.). Ingreso base de cotización IBC: ¿cómo calcularlo para aportes a seguridad social?
• Gaitán, I. (2025, 17 de julio). Estas son las deducciones que debe tener en cuenta en la declaración de renta 2025. Infobae.