Seguro que cada quincena o cada mes, la historia se repite. Cierras un ciclo de trabajo y esperas generar el anhelado desprendible de pago que representa mucho más que un simple papel: es la prueba para tus colaboradores de su esfuerzo y para ti como líder de Recursos Humanos, una herramienta de comprobación esencial; aunque, a veces, puede ser un jeroglífico difícil de entender. Pero, tranqui, porque entender este documento y gestionarlo puede ser muy fácil.
En este artículo te contaremos todo sobre el desprendible de pago: qué es, por qué es tan importante y cómo puedes dejar de verlo como un dolor de cabeza. Además, aprenderás cómo una gestión de nómina ágil transforma este proceso en una tarea de minutos.
¿Qué es un desprendible de pago en Colombia?
Es el documento que le entregas a cada persona de tu equipo y donde se desglosa su salario. En otras palabras, detalla todos los ingresos que recibe, como el sueldo básico y las horas extras, y también, todas las deducciones legales o acordadas, como los aportes a salud y pensión.
Más que un simple recibo, es la radiografía financiera de la relación laboral. Por un lado, le da claridad al empleado sobre lo que gana y lo que aporta. Por otro lado, le permite a tu empresa ser transparente y cumplir con la ley.
Definición y su importancia para el empleado y la empresa
El desprendible de pago (también llamado “recibo de nómina” o “comprobante de pago”); es el documento oficial que detalla el salario de tus empleados. Es muy importante por lo siguiente:
- Para tus empleados: funciona como un soporte de ingresos oficial para solicitar un crédito, planificar un viaje o llevar un control de sus finanzas personales.
- Para la empresa: es la prueba “fidedigna” de que se está cumpliendo con las obligaciones laborales. Además, una entrega puntual y sin errores evita malentendidos, fortalece la confianza y construye una cultura organizacional sólida.
En resumen, es un documento clave que garantiza que la relación laboral entre los empleados y la empresa sea sana y transparente.
Marco legal que regula el desprendible de pago
En Colombia, el marco legal que rige este documento es el Código Sustantivo del Trabajo (CST); el cual establece la obligación del empleador de entregar este comprobante a sus empleados. Aunque no detalla un formato único, sí exige que la información sea clara y completa.
Al respecto, la UGPP y la DIAN son los entes que suelen solicitar este comprobante. La clave está en tener un proceso ordenado que garantice el cumplimiento de la normativa. Por eso, automatizar la generación del desprendible de pago no es un lujo; sino un paso inteligente para evitar multas considerables y dolores de cabeza innecesarios.
Partes fundamentales de un desprendible de pago
Generalmente, este desprendible se divide en tres grandes partes. Piénsalo así: lo que se gana, lo que se aporta o se descuenta, y lo que finalmente llega a la cuenta de los empleados; por ejemplo:
- Devengos o ingresos. Aquí va todo el dinero que la empresa paga a tu equipo. Esto incluye el salario básico, las horas extras, bonificaciones, comisiones, auxilio de transporte y cualquier otro pago que hayan recibido en ese periodo. Es decir, es la suma de todo lo que han ganado.
- Deducciones. Esta es la parte que a veces genera más preguntas. Aquí se restan los aportes obligatorios por ley, como el 4 % para salud y el 4 % para pensión. También, pueden aparecer otras deducciones, como los pagos a créditos de libranza, aportes a fondos de empleados o embargos judiciales.
- Neto a pagar. Finalmente, esta es la cifra “mágica”. Es el resultado de tomar todos los ingresos del empleado y restarles todas las deducciones. Este es el valor exacto que se verá reflejado en su cuenta bancaria. ¡Así de simple!
¿Qué información debe incluir un desprendible de pago?
Para que un desprendible sea válido y cumpla con su función, debe tener cierta información mínima. Hacerlo a mano es una receta para el desastre y el riesgo de olvidar algo es altísimo. Por suerte, las herramientas de nómina automatizada se encargan de esto por ti. Al respecto, un comprobante completo debe incluir:
- Datos de la empresa.
- Datos del empleado.
- Información del salario.
- Periodo de pago.
- Detalle de ingresos.
- Detalle de deducciones.
- Total a pagar.
Cómo interpretar tu desprendible de pago: ejemplo práctico 2025
Imaginemos a Manuel, quien trabaja en una Pyme y acaba de recibir su desprendible de la primera quincena de septiembre de 2025. Su salario mensual es de $2,600,000 COP. En este caso, la estructura general de su desprendible estaría resumida en tres partes, que te describimos a continuación:
- Ingresos (cifras de referencia)
- Sueldo básico (quincena): $1,300,000 COP.
- Auxilio de transporte: $100,000 COP (la mitad del mensual para 2025).
- Horas extras: $120,000 COP.
- Total devengado: $1,520,000 COP.
- Deducciones (cifras de referencia)
- Aporte a salud (4 % sobre el ingreso base de cotización): $56,940 COP.
- Aporte a pensión (4 % sobre el ingreso base de cotización): $56,940 COP.
- Total deducciones: $113,880 COP.
- Neto a pagar
- Total devengado – Total deducciones = $1,520,000 COP – $113,880 COP = $1.406.120 COP.
Este ejemplo de desprendible, muestra cada concepto del salario de Manuel de forma clara y sencilla. Esto lo ayuda a entenderlo fácilmente, dándole control sobre sus finanzas y la certeza de que su pago es correcto.
El desprendible de pago como soporte legal y financiero
Como ya sabes, se trata de un documento fundamental en la relación laboral porque cumple una doble función: es un soporte legal y un comprobante financiero detallado. De este modo, puede usarse de distintas maneras, según el caso:
- Para el empleado
- Comprobante de ingresos. Esencial para demostrar sus ingresos; requerido para solicitar créditos, arrendar vivienda, tramitar visas, etc.
- Transparencia y control. Le permite verificar detalladamente todos los conceptos por pagos y deducciones.
- Base para liquidación. Esto es así ya que se calcula basándose en los conceptos reflejados en el último desprendible.
- Para la empresa
- Cumplimiento legal obligatorio. El CST y el Decreto 1072 de 2015 obligan a tu empresa a entregar este comprobante a tus trabajadores.
- Soporte contable y tributario. Es el sustento de los gastos por nómina de la empresa; los cuales son deducibles de impuestos.
- Prueba de pago. Es una prueba fehaciente de que la empresa cumplió con su obligación de pagar salarios, prestaciones sociales y cotizaciones a seguridad social.
- Control de la planilla. Permite a la empresa llevar un control interno detallado de los costos laborales, las deducciones y las obligaciones parafiscales (SENA, ICBF, etc.).
Por eso, tenerlo siempre a la mano, organizado y sin errores, es fundamental, tanto para tus empleados como para la empresa.
Aleluya te facilita su generación y gestión
¿Recuerdas a las anticuadas áreas de Recursos Humanos que pasaban horas revisando planillas con lupa? Esa historia de terror se acabó. Con Aleluya, el proceso de liquidar y generar el desprendible de pago se convierte en una tarea de minutos, no de días. Ya que nuestro Software de Nómina, automatiza hasta el 90 % del proceso; lo que garantiza un pago de nómina eficiente y evita errores manuales que se pueden convertir en grandes multas. Con Aleluya puedes:
- Generas los desprendibles en un clic: una vez liquidadas la nómina, los comprobantes se crean automáticamente.
- Todo queda en la nube: tus colaboradores pueden consultar sus desprendibles cuando quieran, desde cualquier lugar.
- Cumplimiento garantizado: la plataforma está siempre actualizada con la normativa vigente. Así, que puedes estar siempre tranqui, sabiendo que no tendrás problemas con la DIAN o la UGPP.
En conclusión, el desprendible de pago es un documento fundamental; tanto para tus empleados, quienes reciben un detalle transparente de su salario y deducciones; como para la empresa, que cumple con sus obligaciones legales y evita sanciones. Por ello, automatizar este proceso con Aleluya garantiza precisión, ahorra tiempo, reduce errores y facilita el acceso digital inmediato a los comprobantes, mejorando la eficiencia y la confianza en la relación laboral en general. ¡No lo pienses más! Gestiona tu nómina con precisión, facilidad y rapidez usando Aleluya.
Referencias bibliográficas.
- Actualícese. (2025). ABC de la nómina.
- BBVA. (2024, 22 de octubre). ¿Qué es un comprobante de pago, para qué sirve y cómo pedirlo?
