Las EPS en Colombia (Entidades Promotoras de Salud) son el núcleo del sistema de salud en el marco de la seguridad social. Para las empresas, entender cómo funcionan y cómo integrarlas correctamente en la gestión de la nómina es una responsabilidad clave que impacta directamente tanto en la salud de sus colaboradores como en el cumplimiento legal.
Pero no te preocupes, vinimos a ayudarte. Si bien este puede parecer un proceso burocrático, con las herramientas adecuadas es posible simplificarlo y convertirlo en una tarea eficiente y automatizada.
Acompáñanos a averiguar qué son las EPS en Colombia y, sobre todo, cómo optimizar tu gestión con nuestra solución: Aleluya.
¿Qué son las EPS en Colombia y cuál es su función?
Las EPS son organizaciones responsables de prestar servicios de salud a la población afiliada al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
Su función principal es garantizar el acceso oportuno, continuo y de calidad a los servicios de salud para todos los ciudadanos, ya sea en el régimen contributivo o en el subsidiado.
Es importante recordar que, como empleador, estás comprometido no solo con el bienestar de tu equipo, sino también con el cumplimiento de la ley. Al gestionar correctamente las EPS, no solo garantizas que tus empleados tengan acceso a la salud, sino que también estás protegiendo a tu empresa de posibles sanciones. Con herramientas como Aleluya, cumplir con estas obligaciones es mucho más sencillo y eficiente, permitiéndote concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio y cuidar a tu equipo.
Función de las EPS en Colombia en la gestión empresarial
Para cualquier empleador, las EPS son una obligación legal: cada persona que se suma al equipo tiene que estar afiliada desde el día uno.
¿La buena noticia? Eso asegura que el trabajador pueda ir al médico sin dramas, y que vos cumplas con lo que pide la ley.
Porque sí: salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales son parte del combo de aportes obligatorios de seguridad social en Colombia.
Y aunque suena a trámite eterno, si tienes todo en orden, no hay lío. Lo importante es gestionar bien cada paso.
Primero registrar los datos del nuevo colaborador. Luego calcular y pagar los aportes cada mes, mantener al día cualquier novedad laboral, y, por supuesto, estar listos para cuando la UGPP (o cualquier otra entidad) toque la puerta.
¿Cómo afiliar correctamente a tus empleados a una EPS en Colombia?
La afiliación a seguridad social, incluyendo las EPS, es algo que debe hacerse desde el momento en que entra a trabajar. Para hacerlo bien, el empleador solo necesita tener a mano la siguiente info:
- Nombre completo y documento de identidad del empleado.
- Fecha de ingreso.
- Tipo de contrato.
- Salario base y tipo de cotizante.
- EPS a la que el trabajador desea pertenecer (si no está afiliado, puede seleccionarla dentro del portafolio disponible).
Es importante destacar que un trabajador no puede estar sin afiliación activa ni siquiera un día, y que este proceso debe registrarse en el sistema PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).
¿Qué pasa si el empleado ya está afiliado a las EPS en Colombia?
Si el empleado ya tiene una EPS, no hay que hacer nada… a menos que decida cambiarse después de los 90 días. En ese caso, el empleador debe verificar la afiliación y actuar según corresponda.
Afiliación digital con Aleluya
Con Aleluya, afiliar a los nuevos colaboradores es automático. Solo tienes que cargar los datos y listo: el sistema se encarga de validar la info, generar los registros y actualizar la nómina en tiempo real. Así, se reducen los errores humanos y te aseguras de cumplir con la ley, ¡sin complicaciones!
Aportes a las EPS en Colombia: claves para evitar sanciones
Uno de los puntos más críticos al gestionar la nómina es el cálculo de los aportes a la seguridad social, especialmente a las EPS.
¿Cuánto se aporta a la EPS en Colombia?
Para los trabajadores del régimen contributivo, el aporte a salud es del 12,5% del salario base (El Cronista, 2025b):
- 8.5% es asumido por el empleador.
- 4% lo aporta el trabajador.
Este monto debe ser consignado mensualmente a través del sistema PILA, dentro de los primeros días hábiles del mes siguiente.
Consecuencias del mal cálculo
Los errores en los aportes a la seguridad social pueden traer consecuencias graves para la empresa. Entre ellas, las multas de la UGPP por inconsistencias o falta de pago, y la pérdida de cobertura en salud para el trabajador. También podrías enfrentarte a requerimientos fiscales de la DIAN si hay evasión o errores. Y lo peor: procesos legales si se detectan omisiones o negligencias intencionales.
¿Cómo evitar estos errores?
Cuando se trata de las EPS en Colombia, la clave está en la automatización. Con herramientas como Aleluya, el sistema:
- Calcula automáticamente los aportes según el salario registrado.
- Actualiza las bases de cotización cuando hay cambios.
- Genera reportes y alertas para mantener la empresa al día.
Además, la trazabilidad de cada pago queda documentada, lo que facilita auditorías y revisiones internas.
Novedades laborales: cómo afectan la afiliación y los aportes
Las novedades laborales incluyen cualquier cambio que afecte la condición del trabajador y, por ende, su afiliación o los aportes a lasEPS:
- Aumentos o reducciones salariales.
- Incapacidades.
- Licencias no remuneradas.
- Cambios de contrato (por ejemplo, de término fijo a indefinido).
- Traslados de EPS.
Cualquier cambio que no se reporte a tiempo puede generar problemas en el pago de aportes o en la cobertura médica del empleado. Por ejemplo, si no se informa una licencia no remunerada, el empleador podría estar pagando de más o, peor aún, quedar en mora si no hace los pagos correctos.
EPS en Colombia: Automatiza la gestión de novedades con Aleluya
Con Aleluya puedes registrar todas las novedades en tiempo real, y el sistema ajusta automáticamente los valores que hay que pagar en la próxima planilla. Así, la empresa evita errores comunes en la declaración de la PILA, mantiene al día los datos de los trabajadores y mejora su cumplimiento con la UGPP.
¿Qué pasa si no se gestiona correctamente la afiliación a las EPS en Colombia?
No cumplir con la afiliación a las EPS en Colombia puede traer sanciones por parte de (Ministerio de Justicia, 2022):
- El Ministerio de Trabajo: por no garantizar la seguridad social.
- La UGPP: por inconsistencias en los aportes.
- El DIAN: por evasión de responsabilidades fiscales.
Las multas pueden oscilar entre los $10 millones y los $500 millones de pesos colombianos, dependiendo del tamaño de la empresa y la gravedad del incumplimiento (Ministerio de Justicia, 2022).
Además, una mala gestión puede dejar al trabajador sin acceso a atención médica. Esto no solo afecta la salud del colaborador, sino también la reputación y clima laboral de la empresa.
¿Por qué usar Aleluya para gestionar las EPS en Colombia?
Aleluya está hecha para que las empresas cumplan con sus obligaciones de seguridad social sin errores. Afiliar a los empleados es automático desde su primer día, sin tener que hacer nada a mano.
Calcula al detalle los aportes a salud, pensión, ARL y parafiscales, evitando problemas o inconsistencias. Además, actualiza las novedades en tiempo real, lo que se refleja directamente en la planilla del mes. Genera informes claros y da trazabilidad completa, para que cualquier revisión o auditoría sea pan comido. Y si surge una duda, el soporte especializado está ahí para resolverlo rápido.
Gracias a su enfoque todo-en-uno, Aleluya te ayuda a ahorrar tiempo, evitar sanciones y optimizar la nómina sin complicaciones.
Recomendaciones finales para una buena gestión de EPS en Colombia
Para que puedas estar tranqui, te dejamos algunos consejos clave:
- Verifica la EPS del trabajador antes de registrarlo.
- Asegúrate de que todos los datos sean correctos antes de enviarlos a PILA.
- Seguimiento a los pagos mensuales, sobre todo en las fechas de corte.
- Automatiza procesos con herramientas confiables como Aleluya.
- Capacita al equipo de talento humano en las normativas vigentes.
Con Aleluya, todo esto se hace más fácil, rápido y confiable. No solo automatizas la gestión de las EPS. Integras, además, todo el sistema de seguridad social en una sola plataforma. Así, liberan tiempo y recursos para lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio y cuidar a tu equipo.
Crea tu cuenta gratuita en Aleluya y comienza a transformar la forma en que gestionas la nómina y la seguridad social en tu empresa. ¡Afiliar, aportar y actualizar nunca fue tan fácil! Gestionar correctamente las EPS en Colombia es una obligación legal y moral. Esta gestión afecta directamente el bienestar de tus empleados y la reputación de tu empresa. Con la afiliación adecuada, el cálculo preciso de aportes y la actualización constante de novedades, puedes cumplir con la normativa y, al mismo tiempo, construir un ambiente laboral más saludable y seguro.
Referencias
- Arias Calvo, J. (2021). ¿Cuál es la diferencia entre una IPS y una EPS?
- Canal Institucional TV. (2024). ¿Qué son las EPS en Colombia? Funciones y su rol en el sistema de salud.
- El Cronista. (2025a). EPS 2025: así quedaron los copagos y las cuotas moderadoras.
- El Cronista. (2025b). Salario mínimo 2025: cuánto descuentan de salud y pensión.
- Ministerio de Justicia y del Derecho. (2022). No pago de seguridad social.
