Si hay algo que les quita el sueño a los líderes de Recursos Humanos es la Seguridad Social en Colombia. Administrar los aportes a salud, pensión y riesgos laborales puede ser una pesadilla llena de planillas, cálculos, plazos y cambios normativos. Y lo peor: si te equivocas, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) puede aparecer con una sanción inesperada.

Aun así, muchas empresas siguen gestionando estos procesos de forma manual, como si estuviéramos en la época de los dinosaurios. Revisar planillas, actualizar datos y hacer cálculos manuales, además de ser ineficiente, también representa un riesgo financiero y operativo enorme.

Pero ¿y si todo esto pudiera automatizarse?, ¿qué pasaría si pudieras ahorrar tiempo, eliminar por completo los errores manuales y olvidarte de la incertidumbre cada vez que hay que presentar una planilla?

La Seguridad Social en Colombia: lo que todo empleador debe saber

Para empezar, ¿qué es la seguridad social? Es un sistema de protección diseñado para garantizar el bienestar de las personas en diferentes momentos de su vida, especialmente cuando no pueden generar ingresos debido a enfermedad, vejez o accidentes laborales.

Su objetivo principal es ofrecer estabilidad económica y acceso a servicios básicos de salud y pensión. Así, permite que tanto las personas trabajadoras como sus familias tengan respaldo en situaciones de vulnerabilidad.

La Seguridad Social en Colombia es de carácter obligatorio y es regulada por      entidades del Estado que supervisan el cumplimiento de los aportes y garantizan su correcta administración. Las empresas tienen la responsabilidad de afiliar a su equipo a este sistema y hacer los aportes correspondientes. De esta manera, aseguran que todas las personas bajo su contratación tengan acceso a estos beneficios.

El sistema se compone de tres pilares fundamentales:

1. Salud (EPS – Entidades Promotoras de Salud)

La EPS es la entidad que garantiza el acceso a servicios médicos, hospitalarios y de medicamentos. Todas las personas afiliadas tienen derecho a atención médica en caso de enfermedad, urgencias o tratamientos continuos.

Las empresas están obligadas a afiliar a su equipo a una EPS y realizar los aportes mensuales correspondientes, asegurándose de que tengan cobertura en caso de requerir atención médica.

Ejemplo práctico: un empleado que sufre una enfermedad crónica como diabetes necesita chequeos médicos regulares y acceso a medicamentos. Al realizar los aportes mensuales a la EPS, a través de un sistema automático, te aseguras de que tu empleado       tenga a su disposición un servicio de atención médica que le permita trabajar en condiciones óptimas de salud.

2. Pensión (Fondo de Pensiones y Cesantías, Régimen Público y Privado)

El sistema de pensiones en Colombia está diseñado para garantizar un ingreso en la vejez o en caso de invalidez. Las personas afiliadas pueden elegir entre el Régimen de Prima Media (Colpensiones) y los Fondos de Pensiones Privados, administrados por entidades como Porvenir, Protección, Colfondos y Skandia.

Ejemplo práctico: una persona de tu equipo       que alcance la edad y semanas cotizadas requeridas podrá acceder a una pensión mensual tras su retiro. Así podrá mantener su calidad de vida una vez salga del mercado laboral. Informar a tu equipo sobre       su futuro pensional mejora el bienestar, el clima laboral y el compromiso y reduce la rotación.

3. Riesgos laborales (ARL – Administradoras de Riesgos Laborales)

La ARL protege a las personas en caso de accidentes o enfermedades laborales. Dependiendo del nivel de riesgo de la actividad económica de la empresa, el empleador debe pagar un porcentaje específico para cubrir cualquier eventualidad relacionada con la seguridad en el trabajo.

Ejemplo práctico: un operario de maquinaria industrial sufre un accidente en la fábrica en la que trabaja. Gracias a su afiliación a una ARL, recibe atención médica, licencias pagadas y, en caso de incapacidad, una compensación económica. Para la empresa, contar con una adecuada gestión en seguridad y salud en el trabajo protege a sus empleados, reduce el ausentismo, evita sanciones legales y mejora la productividad.

Seguridad Social en Colombia: tiempo, estrés y riesgo de sanciones

La Seguridad Social en Colombia es uno de los procesos más desgastantes y operativos para los líderes de Recursos Humanos. No solo implica trámites engorrosos, sino que además está sujeto a normativas que cambian todo el tiempo.      

Tiempo perdido

En empresas medianas, administrar la Seguridad Social de forma manual puede requerir hasta 40 horas al mes, debido a tareas como la afiliación de nuevos empleados, actualización de datos, liquidación de aportes y corrección de errores en planillas. Eso es muuucho tiempo perdido! Y si se cometen errores, imagínate      el montón de reprocesos y el tiempo que podría usarse en tareas más estratégicas.      .

Seguridad Social en Colombia y estrés operativo

El 60 % de los líderes de Recursos Humanos reportan que la carga administrativa relacionada con Seguridad Social en Colombia interfiere con su capacidad para enfocarse en tareas estratégicas como la retención de talento y el bienestar de su equipo. Un líder de HR se puede demorar entre 2 a 3 días en la nómina y el doble en la Seguridad Social… es un tema muy riesgoso que afecta su productividad.      

Riesgo de sanciones

No cumplir con los pagos a la Seguridad Social en Colombia puede generar graves consecuencias para las empresas. La UGPP ha intensificado su fiscalización, imponiendo sanciones de hasta el 200 % sobre los valores dejados de pagar, según lo establecido en la Ley 1607 de 2012. En 2023, más de 7.000 aportantes fueron convocados para regularizar su situación y acogerse a reducciones en las sanciones, lo que demuestra el rigor con el que la entidad supervisa el cumplimiento (UGPP, 2023).

Cálculo de aportes: cómo hacerlo fácil y evitar errores

Para cumplir con la Seguridad Social en Colombia, las empresas deben hacer estos aportes mensuales:

1. Salud (EPS)

La salud se financia a través de aportes obligatorios a la EPS. Estos se calculan con base en el salario del trabajador y se dividen entre el empleador y el empleado. Así:    

Aporte total: 12,5 % del salario base, y se dividen entre     :

• Empleador: 8,     5 %.
• Empleado: 4 %.

2. Seguridad Social en Colombia y pensión

El sistema de pensiones en Colombia requiere aportes mensuales para garantizar la seguridad económica en la etapa de jubilación. Estos aportes equivalen al 16% del salario base y se dividen entre el empleador y el empleado, así:    

Aporte total: 16 % del salario base.

• Empleador: 12 %.
• Empleado: 4 %.

3. Riesgos laborales (ARL)

Los aportes a riesgos laborales (ARL) en Colombia protegen a los trabajadores ante accidentes o enfermedades laborales. Este aporte lo realiza el empleador y s     u valor varía según la actividad de la empresa      y el nivel de riesgo.  

Ejemplo: si el riesgo es nivel 1 (bajo), el aporte es del 0,522 %, lo que equivale a $10.440 para un salario de $2.000.000. Si quieres saber más Conoce los porcentajes para la liquidación ARL según la clase de riesgo.

Cómo evitar sanciones de la UGPP sin perder la cabeza

La UGPP no perdona. Si una empresa no cumple con los aportes o presenta errores en los cálculos, las multas pueden ser considerables. Para evitar problemas y dar cumplimiento a la Seguridad social en Colombia, sigue estas reglas de oro:

• Primero: paga a tiempo. No dejes que los plazos te jueguen en contra. La UGPP impone sanciones a las empresas que incumplen los plazos de pago de los aportes a seguridad social. Conoce las fechas límite y programa los pagos con anticipación.
• Segundo: revisa la información. Los errores en las planillas pueden salir muy caros. Antes de reportar los aportes, verifica que los valores sean correctos, que los empleados estén bien afiliados y que no haya inconsistencias en los datos     .
• Tercero: automatiza todo. Deja de hacer cálculos manuales y evita sorpresas desagradables. Utiliza un software de nómina para facilitar el proceso, minimizar equivocaciones y garantizar el cumplimiento normativo de manera eficiente.

Automatiza la Seguridad Social en Colombia, optimiza y ahorra tiempo

Por otro lado, gestionar la Seguridad Social a veces es un proceso engorroso y riesgoso. Sin embargo, con Aleluya, es posible optimizar la operación, evitar errores     y enfocarse en lo que realmente importa.

Automatiza hasta el 90 % del proceso: olvídate de los cálculos manuales y la gestión de planillas. Aleluya automatiza la liquidación de aportes, generación de reportes y pagos para que tu estés tranqui.           

Así que, crea tu cuenta en Aleluya y empieza a gestionar la Seguridad Social      sin estrés.

Estrategias prácticas para optimizar la Seguridad Social en Colombia

Para mejorar la gestión de la Seguridad Social en tu empresa, ten en cuenta estas estrategias:

• Automatiza el pago de tu Seguridad Social desde el mismo software que liquidas tu nómina. Así te quitas el chicharrón cada mes con los operadores PILA y te olvidas del miedo a meter las patas.Centraliza la información.
• Automatiza las Afiliaciones a Seguridad Social. Con Aleluya te liberas de trámites diferentes con cada entidad y de riesgos innecesarios.
• Reclama las incapacidades de forma automática desde tu software de nómina. Recuperas esa platica a tiempo y sin tanto enredo.    

Nómina Holística: olvídate del papeleo y gestiona todo en piloto automático

En resumen, si sigues gestionando la Seguridad Social como en la prehistoria,      , estás desperdiciando recursos y corriendo un riesgo gigante de multas millonarias. Con Aleluya puedes automatizar afiliaciones y pagos, realizar aportes a Seguridad Social sin salir del software y dejar de sufrir con los cálculos manuales.

REFERENCIAS

• Ministerio del Trabajo. (2025, 1 de enero). Seguridad Social.
• UGPP. (2023, 13 de junio). Reducción transitoria de sanciones hasta junio 30 de 2023.
• Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales. (2024, 1 de enero). Informe de Gestión 2023.