Cómo se paga la seguridad social de un trabajador: fácil

¿Tienes un restaurante y te estás ahogando en papeles y cálculos de Seguridad Social? ¡No te preocupes! En Aleluya te ayudamos a que todo eso sea más fácil y sin estrés. Entre el cierre en el restaurante a medianoche, las comandas volando y la música a todo volumen en los bares, la administración puede volverse un caos. Sin embargo, aquí estamos, porque entender cómo se paga la seguridad social de un trabajador es vital. Sobre todo, para que tu emprendimiento en el sector restaurantero no termine pagando multas astronómicas. No es solo cumplir la ley, es cuidar a esas personas que hacen magia en la cocina y en la barra.

En este artículo, vamos a desenredar este tema sin lenguaje aburrido. Vas a descubrir qué incluye realmente la seguridad social para restaurantes en Colombia, cómo manejar los turnos rotativos. También, las propinas, y los porcentajes exactos.

Cuando contratas a alguien, necesitas saber cómo se paga la seguridad social de un trabajador, ya que no solo pagas por sus horas sirviendo mesas o mezclando cócteles. Es decir, la ley exige un paquete completo que protege al equipo ante cualquier eventualidad.

El núcleo de la seguridad social tiene tres patas fundamentales. Primero, la salud (EPS), que cubre enfermedades generales. Segundo, la pensión, ese ahorro obligatorio para la vejez (Colpensiones, s.f.). Tercero, la ARL, crítica para evitar problemas legales en la seguridad social cuando ocurren accidentes laborales, algo muy común entre fogones y pisos resbalosos.

Aportes adicionales: cajas de compensación, Sena e ICBF

Además de proteger al individuo, aportas al bienestar social. Así, entran los parafiscales: Caja de Compensación (4%), ICBF (3%) y SENA (2%) (UGPP, 2024). No obstante, si tu restaurante paga impuesto de renta, podrías estar exonerado de algunos de estos, lo cual es un respiro para el flujo de caja.

Quién paga cada parte: restaurante y trabajador según la ley

No todo sale de tu bolsillo. La ley distribuye las cargas. De hecho, tú asumes la mayor parte, pero al trabajador se le descuenta un porcentaje de su sueldo para salud y pensión (Ministerio de Salud y Protección Social, 2022). Es un esfuerzo conjunto, especialmente importante en tiempos de incertidumbre o ante una posible reforma laboral.

Aquí es donde muchos dueños sudan frío tratando de liquidar nómina, pero respira. En concreto, la clave está en definir bien sobre qué monto vas a aplicar los porcentajes. Si fallas aquí, surgen los temidos errores de nómina en restaurantes.

El Ingreso Base de Cotización (IBC) es el salario mensual. Pero atención: las propinas en restaurantes no constituyen salario y no se suman para calcular la seguridad social (CST, Art. 131). Sin embargo, debes tener mucho cuidado con las horas extra y recargos, ya que estos sí hacen parte del salario y deben sumarse.
Para salud se aporta el 12.5 % (8.5 % empleador, 4 % empleado) (Minsalud, 2022). Para pensión es el 16 % (12 % empleador, 4% empleado) (Colpensiones, s.f.).
La ARL la pagas tú al 100 %. Por ejemplo, un cocinero suele ser riesgo II (1.044 %) (MinTrabajo, s.f). Usar mal estos porcentajes es una causa frecuente de errores de nómina en bares y sitios de comida.

Ya tienes los números, ahora vamos a la acción. El primer paso para entender cómo se paga la seguridad social de un trabajador es que se hace mediante la Planilla Pila. Suena burocrático, pero siguiendo estos pasos no te perderás (Minsalud, s.f):

Paso 1: registrar el restaurante y los empleados en la planilla PILA: Lo primero es inscribirte en un operador de información. Seguidamente, registras tu empresa y creas la hoja de vida de cada empleado. Es fundamental para dejar atrás los procesos manuales de nómina que tanto tiempo quitan.
Paso 2: ingresar los datos de salario y novedades del mes: cada mes es distinto. ¿Hubo incapacidades? ¿Vacaciones? Debes reportar estas novedades antes de pagar. Si olvidas esto, el sistema cobrará el mes completo, afectando tus finanzas.
Paso 3: generar el total a pagar en la planilla integrada: el operador calcula el total. Revisa que los días coincidan. Muchos errores en la nómina ocurren aquí por no verificar los datos antes de la generación final del recibo.
Paso 4: realizar el pago por medios electrónicos o bancarios: usas el botón PSE. La plata se va a las EPS y Fondos.
Paso 5: guardar el comprobante y actualizar los registros de nómina: ¡guarda el soporte! Ese papelito digital es tu seguro de vida ante la UGPP. Tener todo organizado te permite optimizar el tiempo de nómina a futuro.

Errar es humano, pero en nómina cuesta caro. Por lo tanto, dejar la nómina en Excel aumenta el riesgo de fallos humanos. Aquí te alertamos sobre lo que debes evitar.

No incluir propinas o recargos en la base de cotización: aunque la propina no es salario, los recargos nocturnos sí. En consecuencia, si no los sumas, cometes una falta grave. Errores en la liquidación de nómina como este son el pan de cada día y generan diferencias detectables por el gobierno.
Reportar tarde las novedades laborales: si no marcas el retiro de un empleado a tiempo, pagarás días de más. En efecto, esto es típico en negocios con alta rotación de personal.
Usar porcentajes equivocados para el cálculo de ARL: clasificar mal el riesgo es peligroso. Por lo tango, un domicilio en moto no tiene el mismo riesgo que un cajero. Pagar mal la ARL te deja descubierto ante accidentes (MinTrabajo, s.f).
No conservar los comprobantes o soportes de pago mensuales: el desorden es enemigo de la tranquilidad. Sin soportes, no hay defensa ante una auditoría.

Si piensas que no pasa nada, piénsalo dos veces. Entender cómo se paga la seguridad social de un trabajador evita sanciones que pueden cerrar tu local:

Sanciones económicas por parte de la UGPP y el Ministerio de Trabajo
Imposibilidad de acceder a beneficios o subsidios empresariales
Riesgos legales ante accidentes o reclamaciones laborales

¿Aún te ahogas con la Seguridad Social de tu restaurante? Deja que Aleluya haga el trabajo pesado por ti, sin complicaciones y sin multas. Un software de nómina moderno elimina el estrés de los cálculos manuales.

Estas son algunas ventajas de usar software especializado para liquidar y pagar aportes:

Un buen sistema actualiza los porcentajes de ley. Además, la nómina electrónica se genera automáticamente, cumpliendo con la DIAN sin esfuerzo (MinTIC, 2022).
El sistema toma las horas, calcula todo y te dice cuánto pagar. Es decir, menos digitación, más precisión.
El software te avisa cuándo pagar. Así, duermes tranquilo sabiendo que cumples con todo.

Saber cómo se paga la seguridad social de un trabajador puede ser abrumador. En Aleluya te ayudamos a automatizar el cálculo y pago, permitiendo el cumplimiento. Conócenos y descubre cómo simplificar tu nómina y seguridad social sin errores, dándole tranquilidad a tu negocio.