Generar planilla de seguridad social: guía fácil

Generar la planilla de seguridad social… ¡suena a un dolor de cabeza, super delicado y riesgoso, pero no te preocupes! Si sabes cómo hacerlo, es pan comido. Y si no, aquí te damos el paso a paso para hacerlo fácil y sin estrés.

Sin embargo, este proceso mensual no tiene por qué ser una historia de terror si cuentas con la información correcta. En Aleluya queremos que te enfoques en tus clientes, así que sigue leyendo para dominar este tema.

Para empezar, entendamos qué es este documento sin enredos. La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el formato inteligente que nos permite pagar, en una sola transacción, todos los aportes al Sistema de Protección Social. Para los restaurantes y bares, esto es vital porque protege a las personas ante enfermedades, vejez o accidentes.

Qué entidades y aportes incluye: salud, pensión, ARL y parafiscales

Cuando vas a generar planilla de seguridad social, estás cubriendo varios frentes. Primero, la salud (EPS) y la pensión (AFP), que son la base del futuro de tu equipo. Segundo, los Riesgos Laborales (ARL), fundamentales en cocinas donde hay fuego y cuchillos. Por último, los parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación). La PILA es la ventanilla única virtual que permite el pago integrado de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Importancia del proceso en la gestión de nómina y cumplimiento legal

Gestionar esto bien va más allá de evitar multas; se trata de cuidar a tu gente. Liquidar nómina correctamente implica deducir los porcentajes exactos y sumar los aportes del empleador. Si cometes un error, no solo perderás tiempo, ¡también podrías ganarte una multa millonaria de la UGPP! O una demanda de un empleado. La UGPP no perdona errores de cálculo u omisiones en los pagos. Por eso, el control estricto al generar planilla de seguridad social es fundamental.

Antes de lanzarte a generar planilla de seguridad social, necesitas tener la casa en orden. No es solo cuestión de tener dinero, sino de tener la información al día. Aquí te listamos lo que necesitas tener a la mano:

Tener el registro mercantil y el NIT de la empresa activos.
Contar con la información actualizada de cada miembro del equipo (nombres, cédulas, salarios).
Tener claro el nivel de riesgo ARL (en el sector restaurantero suele ser nivel II o III para cocina).
Disponer de un operador de información autorizado para realizar la liquidación.
Tener los fondos disponibles para realizar la transferencia electrónica.

Muchos dueños aún usan la nómina en Excel, lo cual aumenta el riesgo de equivocarse en los datos previos a la carga de la planilla.

Ahora sí, manos a la obra. El proceso se ha digitalizado bastante, pero requiere atención. Afortunadamente, ya no necesitas hacer filas eternas en el banco.

Sigue estos pasos para lograrlo sin perder la cabeza:

Ingresar a una plataforma operadora. Debes elegir un operador como MiPlanilla o Aportes en Línea. El aporte al sistema se debe realizar a través de estas plataformas tecnológicas autorizadas.
Registrar los datos de la empresa y de los empleados. Si es tu primera vez, crea el usuario y carga la información de tu equipo. Si usas nómina electrónica, algunos sistemas lo facilitan.
Ingresar los valores de aportes. Aquí debes tener cuidado con las matemáticas, especialmente si manejas turnos rotativos que varían el ingreso base. Por ello, automatizar el proceso de generar planilla de seguridad social te salva la vida.
Generar la planilla y revisar los totales antes de pagar. Verifica que el total coincida con tu presupuesto.
Realizar el pago en línea o por banco y conservar el comprobante. Usa el botón PSE y guarda el soporte digital como un tesoro.

El tiempo vuela, y en la hostelería más. Los plazos para generar planilla de seguridad social y pagarla dependen de los dos últimos dígitos de tu NIT. Generalmente, las fechas van desde el segundo día hábil del mes hasta el día dieciséis. Marcar esto en el calendario es tan importante como el inventario.

Consecuencias de presentar la planilla fuera del plazo establecido

Si se te pasa la fecha, prepárate para pagar intereses de mora. Pero eso no es lo peor. El retraso impide que tu equipo acceda a servicios médicos urgentes.

Además, la UGPP puede iniciar procesos de fiscalización. Los errores de nómina en restaurantes por fechas vencidas son una “pesadilla” que quita tiempo y dinero.

Errar es humano, pero en la nómina sale caro. A veces, por el afán del cierre en el restaurante, cometemos deslices que nos cuestan tranquilidad. Evita caer en estas trampas habituales al generar planilla de seguridad social:

Ingresar datos desactualizados de los empleados. No actualizar un cambio de EPS o un retiro a tiempo genera cobros indebidos.
Omitir novedades laborales o reportarlas fuera de tiempo. Olvidar reportar una incapacidad o una licencia no remunerada altera todo el cálculo final.
Calcular mal el salario base de cotización (SBC). Esto pasa mucho al no sumar correctamente las horas extra y recargos que son pan de cada día en nuestro gremio.

Sabemos que tienes dudas puntuales. Aquí respondemos esas inquietudes que te rondan mientras organizas la cocina o cuadras la caja. Generar planilla de seguridad social debe ser siempre transparente y precisa.

¿Qué es exactamente la planilla PILA y qué información contiene? Es el formato digital obligatorio para pagar salud, pensión, riesgos y parafiscales en un solo movimiento. Contiene el detalle de los ingresos de cada persona.
¿Cuáles son los pasos para generar y pagar la planilla de seguridad social en Colombia? Debes registrarte en un operador, cargar las novedades del mes, liquidar la planilla verificando valores y pagar vía electrónica en las fechas estipuladas.
¿Qué pasa si un restaurante genera la planilla fuera de tiempo? Se generan intereses moratorios diarios y se suspende la cobertura del servicio de salud para tu equipo.
¿Qué porcentaje debe aportar el restaurante en cada componente? En Colombia, los aportes a salud y pensión se dividen entre empleado y empleador, pero la proporción depende del tipo de contrato, del ingreso, y de normativas vigentes. Por ejemplo, no siempre el empleador asume 100 % de la pensión o salud. Aprender cómo se paga la seguridad social de un trabajadores vital para no fallar.
¿Cómo incluir novedades o ajustes de nómina en la planilla? Debes marcar las novedades (incapacidades, vacaciones, variaciones de salario) directamente en el operador o cargar un archivo plano desde tu Software de Nómina.

Buenas prácticas para restaurantes al generar la planilla

Para cerrar, queremos dejarte unos consejos de sabio. La reforma laboral y los cambios constantes exigen que estemos pilas.

Aplica esto para vivir tranquilo:

Revisar cada mes los datos de nómina y novedades antes de generar la planilla. Tómate un café y revisa bien. Es mejor prevenir que corregir una planilla pila errada.
Centralizar los procesos de nómina y seguridad social en un mismo sistema. Usar herramientas desconectadas aumenta el caos. Un sistema unificado ayuda a optimizar el tiempo de nómina.
Automatizar el cálculo de aportes para evitar reprocesos y sanciones. Deja que la tecnología haga las sumas difíciles. Las propinas en restaurantes no son salario, pero otros recargos sí, y la máquina no se equivoca.
Programar alertas de vencimiento y validar los pagos registrados. Pon una alarma en tu celular o usa un calendario visible. Así, generar planilla de seguridad social será un trámite puntual y no una urgencia.

¿Aún con esos papeleos? Con Aleluya, olvídate de esos dolores de cabeza. Automatiza tu planilla de seguridad social, hazlo rápido y sin preocupaciones. ¡Haz que tu negocio funcione sin estrés!

Referencias

Mi Contabilidadcom. (2025, 6 de mayo). Guía completa para la afiliación de trabajadores a la seguridad social en Colombia.
Ministerio de Educación Nacional. (s.f.). Instructivo para el pago de aportes a través de la PILA.