Llega esa época del año en que medio país hace cuentas alegres. Pero, la otra mitad, la que está en RR. HH., empieza a sudar frío. Sí, hablamos de ese momento en el que surge la pregunta: cuándo pagan la prima.
Y aunque es una de las prestaciones sociales más esperadas, para quienes tienen que calcularla puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. Entre estimaciones manuales, el miedo a la UGPP y el tiempo que se va como agua, a veces el proceso se vuelve un enredo.
Pero, ¡para eso estamos aquí! Vamos a aclarar tus dudas, para que dejes de verlo como una pesadilla. El tema de cuándo pagan la prima implica un trámite que idealmente debe ser rápido y sin errores.
En este artículo no solo encontrarás las fechas, también te contaremos cómo calcular la prima de servicios. Y, lo mejor, hablaremos del Software de Nómina que transformará tu departamento de RR. HH.
Conceptos básicos: ¿qué es la prima?
Antes de correr, primero hay que caminar, por eso empezamos este artículo con la pregunta cuándo pagan la prima. No obstante, para comenzar queremos definir el concepto de dicha prestación.
La prima es un pago que reconoce la participación de cada empleado en las ganancias de la empresa. En otras palabras, es un derecho que tienen las personas con contrato laboral. Lo que indica la legislación es que deben recibir un ingreso extra a su salario dos veces al año (UNIR, 2025).
No es un regalo, ni una bonificación por buena gente; es una obligación que está en la ley. Su propósito es sencillo: darle un empujoncito financiero al equipo, para que pueda cubrir gastos importantes o, por qué no, darse un gustito. Sin embargo, sabemos que el cálculo puede ser una fuente de estrés para el equipo de RR. HH.
¿Quiénes tienen derecho a esta platica extra?
Más allá de cuándo se paga la prima, es importante saber a quién se le paga. La respuesta es corta y alivia a muchos: toda persona vinculada a una empresa mediante un contrato de trabajo (UNIR, 2025).
Esto incluye a quienes tienen:
- Contratos a término fijo.
- Contrato indefinido.
- El contrato por obra o labor.
- Incluso, abarca al personal del servicio doméstico.
Así que, si hay un contrato de por medio, hay derecho a la prima laboral (UNIR, 2025). La cuestión es simple y directa. El área de recursos humanos, entonces, debe ser consciente de que pagar la prima implica cumplir con un derecho. Pero, lo anterior no significa que no pueden usar una ayuda extra para calcularla, por ejemplo, una herramienta que automatice el proceso.
¿Qué dice la ley sobre cuándo pagan la prima?
No recomendamos preguntar a cualquiera cuándo pagan la prima. Si haces eso, corres el riesgo de que te echen cuentos. Lo mejor es saber qué dice la norma.
Todo este tema está regulado principalmente por el Artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo (Sánchez, 2025). Ahí se estipulan las reglas del juego. Lo que la ley deja en claro es que el empleador está obligado a pagar 30 días de salario por año, divididos en dos pagos.
De hecho, puedes consultar el texto completo en fuentes oficiales como la Secretaría del Senado para tener todos los detalles a la mano. Así evitarás desinformación y malos entendidos. Recuerda que cómo líder de RR.HH. es tu responsabilidad estar actualizado. Si usas tecnología para el cálculo, asegúrate de que la herramienta que selecciones se ajuste a las reglamentaciones vigentes.
Fechas para pagar la prima en Colombia
Ahora sí, a lo que vinimos. Aunque hemos abordado ya aspectos fundamentales sobre cuándo pagan la prima, somos conscientes que lo que necesitas es saber la fecha de pago.
Así que ve por tu calendario, porque es fundamental marcar los días de pago para evitar multas millonarias y, por supuesto, para mantener a tu equipo feliz. La pregunta del millón, ¿cuándo pagan la prima?, tiene dos fechas clave (Villa, 2025):
- 30 de junio.
- 20 de diciembre.
El primer pago corresponde al primer semestre del año. Recuerda que no hay escusas para retrasar la fecha. Es decir, las empresas tienen todo el primer semestre para organizarse, pero el dinero debe estar en la cuenta del empleado a más tardar ese día 30 de junio.
Por su parte, el segundo pago, que a muchos les cae como aguinaldo, corresponde al segundo semestre. La fecha del 20 de diciembre tampoco es negociable. ¡Justo a tiempo para que los empleados compren los regalos y la natilla! Si realizas el pago a tiempo no solo vas a cumplir con la ley, también fortalecerás la confianza con el equipo y la satisfacción laboral.
No solo es saber cuándo pagan la prima: ¿cómo se calcula?
Determinar el monto de la prima es un reto. Aquí es donde muchos sacan la calculadora y empiezan los sudores fríos. Pero tranquilo, la fórmula es más sencilla de lo que parece.
La matemática detrás de la liquidación de la prima es la siguiente (UNIR, s.f.): (Salario mensual + Auxilio de transporte) x Días trabajados en el semestre / 360.
Es importante recordar que el auxilio de transporte se suma al salario base para este cálculo siempre y cuando la persona lo reciba. Pero, ¿qué pasa si la persona trabajó menos de un semestre?
¡Excelente pregunta! Si un empleado no trabajó el semestre completo, ya sea porque ingresó hace poco o porque su contrato terminó antes, igual tiene derecho a su prima. En ese caso, se paga el valor proporcional al tiempo que trabajó (Sánchez, 2025). Simplemente, en la fórmula anterior, usas el número exacto de días que la persona laboró durante ese semestre.
Pero, como puedes ver, la situación es un poco más compleja que solo saber cuándo pagan la prima.
Sanciones por no pagar la prima a tiempo
Lo dijimos ya claramente: retrasarse con la fecha de pago no es una opción. La ley es muy clara al respecto. Si un empleador no cumple con las fechas establecidas, se expone a una sanción moratoria (Sánchez, 2025).
Esto significa que deberá pagarle al trabajador un día de salario por cada día de retraso (Sánchez, 2025). Como ves, un pequeño descuido puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza que no se resuelve con solo saber cuándo pagan la prima.
Tecnología para facilitar el tema de cuándo pagan la prima
A estas alturas del texto ya cumplimos con nuestra primera promesa. Sabes cuándo pagan la prima, cómo se calcula y las consecuencias de no hacerlo a tiempo.
Es momento de abordar el segundo tema que prometimos. ¿Se puede automatizar este cálculo? Empecemos pensando positivamente: ¿te imaginas poder hacer todo este proceso en minutos y sin una sola gota de sudor? ¡Deja de imaginarlo!
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Referencias Bibliográficas
- Sánchez, J. (2025). Qué incluye y qué no la prima de servicios de junio: estos son los detalles sobre auxilio de transporte, incapacidades y horas extras. Infobae.
- UNIR. (2025). ¿Cuándo se paga la prima de junio en Colombia?
- Villa, E. (2025). Prima de junio 2025: cálculo, fechas clave y multas a las empresas que no la paguen a tiempo. El País.
