Llega junio o diciembre y con ellos, el caos. Si trabajas en talento humano, sabes de qué hablamos: cálculos que no cuadran, reportes que se atrasan, dudas del equipo, y claro, el miedo a cometer errores que puedan traer problemas con la UGPP o la DIAN. Pero aquí va una buena noticia: la liquidación de la prima de servicios no tiene por qué ser un dolor de cabeza.

Cumplir con esta obligación puede ser algo rápido, claro y hasta automático si tienes las herramientas adecuadas. Piensa en esto: cuando haces bien este proceso, envías un mensaje fuerte a tu equipo: “aquí cumplimos, te valoramos y nos importa tu bienestar”.

En esta guía rápida, te contamos cómo gestionar este pago de una forma sencilla y eficiente.

Genera una oportuna gestión de la prima de servicios

Antes que nada, debes saber que hay algunas estrategias para gestionar de manera adecuada la prima de servicios:

• Mantén un control actualizado de todas las novedades laborales. Registra las incapacidades o cambios salariales. Así, tendrás a mano información verídica y precisa sobre la base de cálculo.
• Dedica tiempo a capacitar a tu equipo en la normativa y en el manejo de las herramientas digitales. De nada sirve implementar un nuevo sistema que nadie entienda o sepa usar.
• Comunica claramente a tus colaboradores cuándo y cómo se hará el pago. Esto genera confianza y un ambiente laboral más positivo.

Aplica estas recomendaciones y notarás cómo dicho proceso deja de ser un dolor de cabeza. Eso sí, no inventes. Si desconoces un tema o no lo tienes muy claro, apóyate en los que saben antes de tomar cualquier decisión financiera.

¿Qué es exactamente la prima de servicios y cómo se paga?

Se trata de una prestación social obligatoria en Colombia que equivale a 30 días de salario por cada año trabajado. Esta compensación está destinada a los trabajadores con contrato laboral, tanto en el sector privado como público. Su propósito es garantizar un ingreso adicional para los empleados que contribuya a su bienestar financiero. Se paga en dos momentos:

• La primera mitad debe entregarse antes del 30 de junio.
• La segunda mitad, antes del 20 de diciembre.

Si formas parte del equipo que gestiona la nómina, sabes que esta tarea requiere de orden, precisión y transparencia. Es necesario generar cálculos exactos y considerar las diferentes variables que influyen en la suma a pagar. Las incapacidades, licencias, comisiones o ausencias son algunas de ellas. Hay que dejar todo correctamente soportado para cumplir con la ley (Código Sustantivo del Trabajo) y evitar sanciones.

La Nómina Holística de Aleluya te permite automatizar gran parte del proceso. Gracias a esto, es posible reducir errores, hacer un seguimiento detallado y tener todo en orden con solo unos clics. Concéntrate en lo estratégico y deja lo operativo en manos de una plataforma diseñada específicamente para facilitarte la vida.

¿Cómo se calcula correctamente esta prima?

En este punto, probablemente te preguntes: ¿de qué forma se calcula ese dinero extra que se entrega dos veces al año? Súper sencillo:

• Tomas como base tu salario mensual y lo multiplicas por los días trabajados durante el semestre.
• Divides el resultado anterior entre 360 (que es el número de días que se usa para este cálculo).

Recuerda que se paga solo por los días efectivamente laborados. Por ejemplo, un trabajador que gana el salario mínimo mensual actual de $1,423,500 y ha trabajado 180 días recibirá la siguiente cantidad:

(1,423,500 × 180) ÷ 360 = $711,750

Pero ojo, no solo es el salario básico, también se suman las horas extras, las comisiones y el auxilio de transporte (si corresponde). Así que no te olvides de incluir todo eso para que la cuenta salga bien.

¿Podrías hacer esto a mano? Sí, pero ¿para qué complicarte? Con Aleluya, todo se calcula automático y sin errores. Evita multas y deja que el sistema realice cálculos precisos y seguros. Dile adiós a las liquidaciones mal hechas. Preocúpate por lo que importa y deja que la tecnología haga el trabajo pesado.

Ah, y ten presente que la prima de servicios es un derecho que la ley protege. Cada empresa debe pagarla puntualmente en las fechas establecidas.

La prima de servicios y el bienestar de los empleados

Además de una obligación legal, este pago es una excelente oportunidad para demostrar a tus colaboradores que los valoras. Cuando dicha prestación llega puntual, bien calculada y sin errores, transmites respeto hacia tu equipo. Esto genera confianza, un mejor clima laboral y relaciones más sólidas.

Asimismo, para muchos empleados, ese dinero representa más que un ingreso extra. Lo destinan a gastos importantes, pagos atrasados, proyectos familiares o a respirar con alivio un mes. Sentir que su empresa cumple y está al día refuerza su compromiso y le da sentido a su trabajo diario.

Con Aleluya, el proceso es simplemente fácil y eficiente. Más allá de los números, consigues marcar una gran diferencia significativa en tu cultura empresarial.

Incluye la prima de servicios en tu planificación financiera

¿Quieres evitar correr de un lado a otro cada vez que se acerca junio o diciembre? Entonces comienza por incluir la prima de servicios dentro de tu planeación financiera anual. Este pago no es una sorpresa. Es un gasto fijo, obligatorio y totalmente predecible, así que no lo dejes para última hora. Lo ideal es anticiparlo, fraccionarlo mes a mes y presupuestarlo con cabeza fría (UNIR, 2021).

Implementa Aleluya y no te compliques. La plataforma es tan versátil te permite visualizar en tiempo real cuánto llevas acumulado para realizar dicho pago. Así, puedes tomar decisiones inteligentes, ajustar lo que necesites y evitar sobresaltos.

Asegúrate de dividir el costo durante el año. De esta manera, podrás mantener la calma, proteger tu flujo de caja y generar un margen para otros compromisos.

Una buena planeación cambia todo. Cumple con esta obligación con orden, sin estrés y con herramientas que trabajen contigo. Con Aleluya, puedes pasar del clásico “¡otra vez la compensación semestral!” al más tranquilo “todo bajo control”.

¿Cómo Aleluya facilita la gestión de la prima de servicios?

Aleluya ha sido diseñado en función a tus necesidades. Este sistema transforma el proceso de administración de la nómina, las prestaciones sociales y la prima de servicios, en una experiencia fácil y libre de estrés. En definitiva, es una solución integral que te ayuda a automatizar, organizar y gestionar cada obligación laboral con facilidad.

Con la Nómina Holística de Aleluya puedes:

• Calcular automáticamente la prestación extra de cada colaborador, sin errores ni inconvenientes.
• Eliminar la necesidad de hacer revisiones dobles o correcciones manuales.
• Generar reportes en tiempo real para tener todo bajo control.
• Cumplir con los requisitos de la UGPP y la DIAN.
• Configurar casos especiales según las particularidades de cada contrato.

Entrega la remuneración complementaria sin complicaciones

No tienes que vivir otro cierre de semestre cargado de estrés. Con Aleluya, puedes cumplir con la ley, cuidar a tu equipo y optimizar los procesos, todo al mismo tiempo.

Este pago semestral extra es un componente valioso en la relación entre empleadores y empleados. Como mencionamos antes, refleja el compromiso de una empresa con el bienestar de su equipo.

Transforma la liquidación de este beneficio en una tarea automática. Deja atrás los archivos de Excel, los cálculos a mano y los sustos de última hora. ¡Haz que la nómina sea un proceso simple, fluido y feliz! Crea tu cuenta en Aleluya y empieza a gestionar la prima de servicios como debe ser: con confianza, control y libre de ansiedad.

Referencias Bibliográficas

• Actualícese. (s.f.). ABC de la prima de servicios.
• Escobar, J. (2024, 26 de diciembre). De cuánto será la prima de servicios y la quincena para los trabajadores que ganen un salario mínimo desde enero de 2025. Infobae.
• Gerencie.com. (2023, 18 de mayo). Prima de servicios.
• UNIR. (2021, 27 de septiembre). ¿Qué es la planificación financiera?