En la nómina, la exactitud vale oro. Un cálculo erróneo te puede llevar a pagar de más o de menos. Las horas extras y recargos son un terreno resbaladizo. De hecho, la normativa exige precisión quirúrgica para no caer en multas. Esta guía te lleva de la mano en 2025 para explicarte cómo calcular correctamente dichos conceptos, evitar sanciones y optimizar procesos.

Te ayudamos a dominar cada pago. ¡Gestiona como experto sin sudar la gota gorda!

¿Qué son las horas extras y recargos? Conceptos clave

Si estás a cargo de la nómina, debes conocer muy bien todos sus elementos. La normativa colombiana define qué debe incluir y cuáles son los derechos salariales de cada empleado.

Para empezar, las horas extras en Colombia son el tiempo trabajado que excede la jornada ordinaria pactada, con un máximo de 2 horas diarias. A partir del 15 de julio de 2025, la duración máxima de la semana laboral es de 44 horas.

Las horas extras diurnas se pagan con un recargo mínimo del 25 % y las nocturnas con un 75 %. No requieren autorización previa del Ministerio de Trabajo, pero deben registrarse y documentarse minuciosamente para evitar problemas legales. Registrar cada hora con detalle mantiene todo en orden.

Por otro lado, los recargos son pagos adicionales por trabajo en horarios o días especiales. Según la normativa vigente, encontramos los siguientes (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2025):

• Recargo nocturno: actualmente se paga por el trabajo realizado entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m. con un incremento del 35 % sobre la hora ordinaria. A partir del 25 de diciembre de 2025, por efecto de la Ley 2466 de 2025, este recargo se aplicará desde las 7:00 p.m. hasta las 6:00 a.m., extendiendo así en dos horas el período nocturno con el mismo recargo del 35 %.

• Recargo dominical y festivo: comenzó con un recargo del 80% sobre la hora ordinaria desde el 1 de julio de 2025. Este porcentaje aumentará al 90 % en 2026 y al 100 % en 2027.

Cada recargo tiene reglas específicas. Además de los diferentes porcentajes según la hora en que se trabaja, el empleador debe registrar y pagar este tiempo extra de manera obligatoria, la falta de pago puede acarrear sanciones o que se permite laborar un máximo 2 horas diarias y 12 semanales.  Todas estas normas son clave para una correcta liquidación de nómina.

Cómo calcular correctamente las horas extras y recargos

Hacer los cálculos no tiene por qué ser un rompecabezas. Con las fórmulas exactas y los pasos claros pagas lo justo. Manos a la obra (UNIR, 2025):

• Primero, calcula la hora ordinaria.
• Divide el salario mensual por 220 horas (para jornada máxima legal de 44 horas semanales desde julio de 2025).
• Multiplica por 1,25 para horas extras diurnas.
• Para horas extras nocturnas, la tarifa es 1,75 veces el valor de la hora ordinaria (es decir, un recargo total del 75 %), que incluye el 25 % por ser hora extra y el 35 % por ser horario nocturno.
• Si fuera solo recargo nocturno, sin ser hora extra, sería 1,35 veces el valor de la hora ordinaria (35 % de recargo).

Ahora bien, ¿cómo calcular los recargos por trabajo nocturno, dominical y festivo? A partir de diciembre de 2025, en Colombia la jornada nocturna comenzará a las 7:00 p.m. y el recargo por trabajo nocturno es del 35 % sobre la hora ordinaria. Si la hora ordinaria es $6.189, entonces la hora nocturna es $8.355.

En cuanto al trabajo en domingos y festivos, el recargo legal es del 75 %; es decir, $6.189 x 1,75 = $10.830. Para una hora extra nocturna en festivo, el multiplicador usado frecuentemente es 2.55, quedando en $15.783. Para evitar enredos en el cálculo de horas extras y recargos, lo mejor que puedes hacer es usar un software de nómina

Implicaciones legales y financieras de calcular erróneamente

¡Cuidado con esto! Un error en el cálculo de horas extras y recargos puede salirte bien caro. Aquí te contamos qué pasa si calculas mal y también cómo protegerte:

• Un cálculo erróneo desencadena consecuencias serias. Los empleados demandan y la UGPP podría multarte por millones. Ten en cuenta que los errores repetidos dañan la imagen de tu empresa y también afectan la moral del equipo. Corregirlos toma tiempo y dinero. Te recomendamos implementar procesos de nómina claros y capacitar a tus colaboradores.
• La UGPP no perdona, busca metidas de pata en seguridad social y recargos. Un cálculo incorrecto puede disparar una auditoría. ¿Qué puedes hacer? Mantén registros detallados, usa sistemas automatizados para rastrear los tiempos laborales, capacita a tu equipo en normativa y verifica los cálculos regularmente. Estas prácticas te blindan contra sanciones y te dan tranquilidad cuando se desarrolla una inspección oficial.

Optimiza con facilidad la gestión de horas extras y recargos

Simplifica tu vida. La tecnología es tu aliada para manejar horas extras y recargos. ¿Cómo puedes usarla a tu favor?

• Herramientas como Aleluya hacen el trabajo pesado. Usa un buen software de nómina y olvídate de los cálculos manuales. Nuestra plataforma gestiona procesos complejos de una manera inteligente eliminando errores humanos. De igual modo, genera reportes precisos en unos cuantos minutos. Todo esto con el propósito de asegurar el cumplimiento normativo, ahorrar tiempo y quitarte el estrés que suelen generar los pagos.

¿Cuáles son las ventajas de incorporar un sistema integrado?

¿Te gustaría gestionar las tareas administrativas sin que se conviertan en una pesadilla? Con una herramienta centralizada las pymes pueden transformar los procesos tediosos en operaciones ágiles y confiables:

• Integra datos como horarios, salarios y recargos en un solo sistema central.
• Permite hacer auditorías internas y cumplir con las revisiones externas.
• Mejora la comunicación entre el área de RRHH y los empleados, evitando malentendidos.
• Los paneles amigables, como los de Aleluya, simplifican la gestión.
• Monitorea pagos y otras novedades en tiempo real.
• Identifica inconsistencias antes de que generen sanciones.
• Aumenta la eficiencia del equipo de talento humano.
• Aporta tranquilidad operativa y cumplimiento legal a las PYMES.

Evita errores en el cálculo de horas extras y recargos

Gestionar bien la nómina no tiene que ser complicado. Cuando calculas correctamente las horas extras y recargos, los errores bajan, el equipo trabaja mejor y tú respiras tranquilo. Aplica estos consejos prácticos y transforma tu rutina administrativa.

Horas extras y recargos: consejos para una gestión impecable

Capacita a tu equipo en normativa laboral. Usa plantillas para registrar el tiempo trabajado y revisa los cálculos antes de liquidar sueldos. Haz auditorías internas cada mes y comunica las reglas claras a los empleados. Esto evita malentendidos. Las herramientas digitales detectan inconsistencias y con estos pasos, tu nómina será impecable.

Horas extras y recargos: procesos claros y transparentes

La transparencia fortalece la confianza. Define tus políticas internas y compártelas con el equipo. Usa sistemas digitales para solicitudes y evita a toda costa los acuerdos verbales confusos. Es mejor proporcionar reportes claros a tu equipo [3] para que puedan entender sus pagos. Un proceso transparente reduce conflictos y también mejora la relación laboral.

Mejorando la eficiencia en la gestión de nómina con Aleluya

Dominar el cálculo de horas extras y recargos en Colombia te ayudará a evitar multas mientras mantienes a tu equipo feliz. Con Aleluya, automatizas cada cálculo y simplificas los diferentes procesos. Accede a nuestra plataforma, regístrate, crea tu cuenta y descubre cómo transformar tus pagos. ¡Gana tranquilidad absoluta liquidando tu nómina sin errores y en minutos!

Referencias Bibliográficas

• Alcaldía Mayor de Bogotá. (2025, 25 de junio). Ley 2466 de 2025 Congreso de la República de Colombia.
• Faster Capital. (s.f.). Sistemas Nómina.
• UNIR. (2025, 11 de febrero). Cómo se calculan las horas extras en Colombia.