Para cualquier líder de Recursos Humanos la liquidación de nómina es una de las tareas más enredadas y estresantes. ¿Te suena familiar la frase “La nómina me desespera, me ahogo en tareas operativas y pierdo mucho tiempo en revisiones”? Tranqui, no estás solo.

Muchos profesionales de RRHH enfrentan el mismo desafío: procesos manuales, errores frecuentes y el riesgo constante de multas millonarias por incumplir la normativa. Pero ¿sabías que existe una manera de transformar este proceso en algo sencillo, rápido y libre de errores?

En este artículo te explicaremos el paso a paso para lograrlo con Aleluya, un software de Nómina Holística donde puedes liquidar nómina increíblemente fácil mientras tu equipo mejora sus finanzas personales:      

¿Qué es la Liquidación de Nómina?

Es el proceso mediante el cual una empresa calcula y paga los salarios de su equipo. Así, asegura que cada persona reciba lo que le corresponde de acuerdo con su contrato y la legislación vigente. Este proceso incluye:

• Determinación del salario base según lo pactado en el contrato laboral.
• Cálculo de beneficios adicionales, como bonificaciones o incentivos.
• Deducciones y retenciones, tales como seguridad social, impuestos y préstamos.
• Horas extras y recargos de acuerdo con la normatividad laboral.
• Aportes a la seguridad social, garantizando el cumplimiento legal.

Es un procedimiento clave en cualquier empresa, pues garantiza la satisfacción y bienestar del equipo al recibir su pago correctamente. Asimismo, la empresa puede estar tranqui, ya que no tendrá errores manuales que se conviertan en multas millonarias.      

El problema: La liquidación de nómina como un dolor de cabeza

Imagina este escenario: estás en medio de la liquidación de nómina, revisando hojas de cálculo interminables, verificando horas extras, calculando deducciones y asegurando que todo esté en orden para cumplir con las normativas de la UGPP y la DIAN. De repente, encuentras un error en una planilla… OMG, eso sería una pesadilla…. cierto que sí? Seguro te tocaría trabajar más, tendrías toneladas de estrés y podrías tener una multa por incumplimiento,                Este es el día a día de muchos líderes de RRHH. Este proceso, además de consumir tiempo valioso que podrías dedicar a estrategias, también genera frustración y ansiedad. Y lo peor es que, a pesar de todo el esfuerzo, los errores pueden seguir apareciendo.

La solución: Automatización y claridad en cada paso

La buena noticia es que con las herramientas adecuadas, la liquidación de nómina puede ser un proceso sencillo y con cero estrés. Aquí te explicamos cómo:

1. Primero automatiza el proceso

El primer paso para simplificar la liquidación de nómina es eliminar los procesos manuales. Con la Nómina Holística de Aleluya puedes automatizar hasta el 90% del proceso, desde el cálculo de salarios hasta la generación de reportes para la Seguridad Social. Esto no solo reduce el tiempo que dedicas a la nómina, sino que también minimiza los errores humanos. Además, facilita el cumplimiento de normativas como el pago del salario mínimo en Colombia, asegurando que todas las liquidaciones se realicen de forma precisa y conforme a la legislación vigente.

2. Garantiza que cada empleado reciba lo que le corresponde

Uno de los aspectos más importantes de este proceso es asegurarte de que cada persona de tu equipo reciba su salario y prestaciones sociales de manera precisa. Esto incluye:

• Salarios básicos: asegúrate de que cada persona reciba su salario base según su contrato, ya sea indefinido o contrato a término fijo.
• Horas extras: calcula las horas extras de manera automática, teniendo en cuenta las tarifas legales.
• Prestaciones sociales: incluye vacaciones, primas, cesantías e intereses a las cesantías. Deducciones: maneja deducciones como aportes a salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retenciones en la fuente con total claridad.
• Liquidación laboral: garantiza la correcta liquidación de las prestaciones sociales y el pago de indemnización en caso de que aplique según la el motivo de terminación del contrato, evitando inconvenientes legales.

Con Aleluya, todos estos cálculos se realizan de manera automática y sin errores!      

3. Maneja conceptos clave

Para que la liquidación de nómina sea efectiva, es importante que entiendas y manejes correctamente conceptos como:

Deducciones

Las deducciones son uno de los aspectos más complejos en este proceso, pues incluye:

• Aportes a salud: según la normativa colombiana, tanto el empleador como el empleado deben realizar aportes al sistema de salud. Estos aportes se calculan como un porcentaje del salario base y deben ser declarados mensualmente.
• Aportes a pensiones: de igual manera, los aportes a pensiones son obligatorios y se dividen entre el empleador y el empleado. Es fundamental calcularlos correctamente para evitar problemas futuros con la liquidación de pensiones.
• Fondos de solidaridad: en algunos casos, los empleados con salarios más altos deben contribuir a fondos de solidaridad pensional. Estos fondos están destinados a apoyar a personas con menores ingresos.
• Retenciones en la fuente: las retenciones en la fuente son impuestos que se deducen directamente del salario del empleado. Su cálculo depende del salario y de las tablas de retención vigentes.

Con Aleluya, estas deducciones se calculan automáticamente, asegurando que cada empleado pague exactamente lo que corresponde, evitando al 100% los errores.     .

Horas extras

Las horas extras son otro concepto clave en la liquidación de nómina. Se trata de las horas trabajadas fuera de la jornada laboral ordinaria y deben ser remuneradas con recargo adicional. Según el Código Sustantivo del Trabajo, en Colombia, las horas extras se pagan con un recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria si se realizan en días laborales y del 75% si se realizan en días festivos o domingos (Ministerio del trabajo).

Es fundamental llevar un registro de las horas extras trabajadas por cada empleado y calcularlas correctamente para evitar conflictos laborales. Una correcta gestión de estos pagos no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también incide directamente en la liquidación laboral en caso de finalización del contrato.

Aportes a seguridad social

Los aportes a seguridad social son obligatorios y deben ser declarados mensualmente. Estos incluyen:

• Aportes a salud: como mencionamos anteriormente, tanto el empleador como el empleado deben realizar aportes al sistema de salud. Estos aportes garantizan que los empleados tengan acceso a servicios médicos.
• Aportes a pensiones: los aportes a pensiones son esenciales para garantizar que los empleados tengan una pensión al momento de su jubilación. Estos aportes se dividen entre el empleador y el empleado.
• Riesgos laborales: los empleadores también deben realizar aportes al sistema de riesgos laborales. Este sistema cubre a los empleados en caso de accidentes o enfermedades relacionadas con su trabajo.

Con Aleluya, todos estos aportes se calculan y declaran automáticamente, asegurando el cumplimiento de las normativas legales y evitando sanciones.

4. Cumple con la normatividad

Una de las mayores preocupaciones en la liquidación de nómina es incumplir las normativas de la UGPP y la DIAN. Por lo que se pueden generar sanciones y auditorías que resulten en multas millonarias. Pero con Aleluya, este riesgo se reduce significativamente, ya que nuestro software está diseñado para cumplir con todas las normativas vigentes en Colombia.

Tips para automatizar la Liquidación de Nómina

Si estás listo para dejar atrás los procesos manuales y recuperar tu tiempo, aquí tienes algunas recomendaciones para automatizar este proceso:

1. Elige una solución integral: busca un software que no solo te ayude con la nómina, sino que también gestione la Seguridad Social y ofrezca herramientas de bienestar financiero para tus empleados. En este caso, la Nómina Holística de Aleluya es tu opción para estar tranqui con toda tu nómina.      
2. Capacita a tu equipo: asegúrate de que tu equipo de RRHH está familiarizado con la nueva herramienta. Aleluya ofrece un soporte de dioses y una fácil implementación para que todo fluya sin problemas.
3. Mantén todo en un solo lugar: con Aleluya, puedes gestionar nómina, seguridad social y bienestar financiero desde una misma plataforma. De esta manera no solo ahorras tiempo, sino que también reduces el riesgo de errores.
4. Confía en la tecnología: además de ahorrar tiempo, con la automatización también garantizas precisión. Con Aleluya, puedes estar tranquilo sabiendo que cada cálculo está respaldado por tecnología avanzada.

Crea tu cuenta en Aleluya hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a simplificar la liquidación de nómina.

Transforma la Liquidación de Nómina en una experiencia positiva

La liquidación de nómina no tiene que ser un proceso tedioso y lleno de errores. Con las herramientas adecuadas, puedes simplificar este proceso, cumplir con todas las normativas legales y, lo más importante, recuperar tu tiempo para enfocarte en lo que realmente importa: tu equipo y tu empresa.

En Aleluya, creemos que detrás de cada pago de nómina hay una historia. Así, nuestro propósito es convertir cada nómina en una historia de amor. Con nuestra Nómina Holística, puedes automatizar el 90% del proceso, reducir errores y mejorar las finanzas personales de tus empleados. ¿Listo para transformar la manera en que vives la nómina? Con Aleluya, la nómina se liquida sola mientras tú estás más tranquilo que en la playita.       ¡Es hora de vivir la nómina de una manera completamente nueva!

Referencias

• Alarcón Vargas, L. D. (24 de Diciembre de 2024). El Tiempo. Obtenido de ElTiempo.com.
• Martinez, L. (1 de Enero de 2025). La República. Obtenido de LaRepública.com.
• Ministerio del trabajo. (7 de Junio de 1950). Alcaldíabogota.gov.co. Obtenido de Alcaldíabogota.gov.co.
• Presidencia de la República. (24 de Diciembre de 2024). Presidencia.gov.co. Obtenido de Presidencia.gov.co.