Si crees que la legislación laboral es aburrida, espérate a la emoción de una visita de la UGPP. Spoiler: no es tan divertido como suena.

Sé lo que estás pensando: “Otra guía legal difícil de entender” Pero no te preocupes: esto está hecho para ti, sin enredos ni palabras raras.

La verdad es que la legislación laboral es como ese vecino que siempre está pendiente de lo que haces. Puedes fingir que no existe… hasta que un día toca tu puerta con una multa que te hace llorar. Y créenos: las lágrimas no son deducibles de impuestos.

¿Por qué deberías prestar atención a la legislación laboral?

• Porque muchas de las empresas multadas podrían haberlo evitado con información básica y un cafecito de por medio.
• Porque esas “pequeñas omisiones” que haces hoy pueden convertirse en un dolor de cabeza mañana, del tamaño de un balón de fútbol.
• Porque, aunque no lo creas, cumplir la ley puede ser más fácil de lo que parece y mucho menos frustrante de lo que imaginas.

 

El secreto hippie: La ley laboral no es un monstruo bajo tu cama. Es más bien como las instrucciones de ese juego de mesa familiar: si las lees bien desde el principio, todos pueden jugar sin terminar peleando.

Porque en este juego es mejor aprender las reglas antes que pagar después… y la UGPP cobra con intereses.

Lo básico de la legislación laboral en Colombia, sin complicaciones

¿Listo para dejar de temerle a la ley? Aquí te vamos a explicar todo sencillito, con ejemplos y hasta algún chiste malo para alegrarte el día. Porque si vas a aprender de leyes, al menos que sea entretenido.

El ABC de las normas laborales que todo empresario debe dominar

La legislación laboral en Colombia es como la brújula que marca el rumbo entre empleadores y empleados. Si no la entiendes, prepárate para las consecuencias: multas altas, demandas y, si te descuidas, hasta podrías ver cómo tu negocio se va al traste. Ten en cuenta:

• Las sanciones impuestas a muchas empresas se deben a errores prevenibles como contratos mal redactados, cálculos incorrectos de prestaciones sociales o incumplimiento en los pagos parafiscales.
• Las pymes son las más afectadas. Según un informe de Confecámaras, la tasa de supervivencia a cinco años para microempresas es del 33,4 % y del 60,9 % para pequeñas empresas (Confecámaras, 2024).

Las 4 reglas clave que deberías tener bajo la manga

Antes de lanzarte al agua con tu equipo, conoce estas cuatro poderosas joyitas de la legislación laboral. No son muchas, pero te van a ayudar a navegar el mundo laboral sin naufragar:

Código Sustantivo del Trabajo (Ley 141 de 1961):

Este es el corazón del código laboral colombiano. Constituye la columna vertebral de la legislación laboral colombiana. Define aspectos esenciales como:

1. Tipos de contratos laborales
2. Estructura salarial
3. Causales de terminación de contrato laboral
4. Derechos y obligaciones de ambas partes

 

Ojo al dato: si tienes a alguien trabajando sin contrato escrito, la ley no se queda esperando. Asume que hay un contrato a término indefinido, con todas las vueltas legales que eso implica. Así que mejor no dejar cabos sueltos, ¿vale?

Ley 50 de 1990:

Esta importante reforma modernizó el Código Sustantivo introduciendo figuras innovadoras como:

1. El salario integral (mínimo 10 SMLMV)
2. Flexibilización de horarios laborales
3. Nuevas modalidades de contratación

Ley 1429 de 2010 (Ley de Formalización):

Ofrece incentivos significativos para que las empresas formalicen a sus trabajadores:

1. Beneficios tributarios por 5 años
2. Simplificación de trámites
3. Acceso a créditos blandos

Decreto 1072 de 2015:

Este decreto unificó numerosas regulaciones dispersas, incluyendo aspectos fundamentales como:

1. Regulación del teletrabajo
2. Normas de seguridad social
3. Procedimientos administrativos

 

Ejemplo: Imagina una empresa textil con más de 50 empleados al borde de una sanción millonaria por no tener sus contratos en regla. ¿La solución? Acudieron a una buena asesoría laboral, pusieron todo en orden y evitaron una multa que habría puesto en riesgo su estabilidad Su gerente reconoció que la inversión en consultoría fue clave para proteger las finanzas de la empresa y recuperar la tranquilidad en su operación.

Contratos laborales: en qué no meter la pata (y cómo elegir bien)

Porque no todos los contratos son iguales ni sirven para lo mismo, aquí te dejo lo bueno, lo malo y lo que deberías tener en cuenta antes de firmar algo que después te quite el sueño:

Contrato a término indefinido

• Duración: Sin fecha límite.
• Ventajas: Ofrece estabilidad jurídica para el trabajador.
• Riesgos: Genera altos costos por liquidación si se termina el contrato.
• Recomendación: Ideal para cargos permanentes o estratégicos.

Contrato a término fijo

• Duración: Hasta por 3 años, renovable máximo 3 veces.
• Ventajas: Da flexibilidad operativa a la empresa.
• Riesgos: Solo se puede renovar tres veces antes de que se considere indefinido.
• Recomendación: Úsalo para proyectos con duración definida o necesidades temporales.

Contrato por prestación de servicios

• Duración: Por obra o proyecto específico.
• Ventajas: Implica menos cargas administrativas y obligaciones legales.
• Riesgos: Alto riesgo de que se configure una relación laboral encubierta.
• Recomendación: Solo debe usarse para trabajos puntuales sin subordinación.

Errores que no puedes cometer en la vinculación laboral según la ley

Ten en cuenta 3 tropiezos en contratación que te pueden salir carísimos:

1. Utilizar contratos de prestación de servicios para empleados permanentes:
   1. Multa potencial: Hasta 5.000 SMLMV (equivalente a $5.600 millones en 2024).
   2. Riesgo adicional: Obligación de pagar prestaciones sociales retroactivas.

2. Omisión de cláusulas esenciales en los contratos:
   1. Falta de descripción detallada de funciones
   2. Omisión del lugar de trabajo
   3. No especificar horarios laborales

3. No documentar cambios en las condiciones laborales:
   1. Aumentos salariales no registrados
   2. Cambios de horario no formalizados
   3. Modificaciones de funciones sin documento

 

Ejemplo: una empresa de tecnología creyó tener 36 contratistas, pero al revisar todo con lupa legal, resultó que eran empleados según la ley. ¿El resultado? Una sanción costosa por no cumplir con las obligaciones laborales. El gerente reconoció que la situación los obligó a repensar toda su estrategia de contratación y que, aunque fue una lección costosa, les permitió corregir a tiempo y evitar problemas mayores a futuro.

Lo que está pasando con las jornadas laborales y las horas extra

Sí, todavía la jornada tope legal son 48 horas a la semana, pero ojo: hay un proyecto en el Congreso que busca bajarla a 42. Así que, si eres de los que aún viven en el pasado, mejor ve ajustando el reloj.

Sobre las horas extra, el Código Sustantivo del Trabajo de Colombia, artículo 22, dice que no te puedes pasar de 2 al día o 12 a la semana, y cada horita tiene su precio. El artículo 168 detalla:

• 25% para horas extras diurnas
• 35% para horas extras nocturnas
• 75% para trabajo en domingos y festivos

 

Ejemplo para aterrizarlo sin tanto rollo: Si tu trabajador gana $1.800.000 al mes, su hora normal vale $7.500. ¿Le sumaste 20 horas extra diurnas? Pues eso son $187.500 más en la cuenta.

Teletrabajo y derechos digitales

La pandemia fue como un empujón para el teletrabajo en Colombia, lo que trajo consigo un nuevo panorama en derecho laboral y nuevas responsabilidades:

1. Derecho a la desconexión:
a) El jefe no puede estar llamándote a todas horas, fuera de tu jornada.
b) Si hay excepciones, deben quedar clarísimas y por escrito.
 
2. Compensación de gastos:
a) Según el Artículo 2.2.1.5.20 del Decreto 1072 de 2015, modificado por el Decreto 1227 de 2022, el empleador y el teletrabajador pueden, de mutuo acuerdo, fijar el costo del auxilio mensual que compensará los gastos de internet, telefonía fija y móvil, y energía.
b) Tiene que haber un sistema transparente para comprobar y pagar esos gastos.
 
Dotación de equipos:
a) Todos los equipos que necesites (computadora, teléfono, etc.) deben correr por cuenta de la empresa.
b) Además, la empresa debe dejar claro cómo usarlos y mantenerlos.

Prestaciones sociales: tarde o temprano te alcanzan

A continuación, te contamos todo lo que tienes que dar (sí o sí) a tu equipo de trabajo para no ganarte un mal karma… ni una multa

1.      Prima de servicios: (Artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo)
   Sí, cada año hay que soltar una mesada extra. ¿Cómo se reparte? Mitad a mitad: una en junio (para que no llegues sin nada a mitad de año) y la otra en diciembre (porque nadie quiere pasar Navidad contando monedas).

2. Cesantías: (Artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo)
   Esto no es un castigo, es un salvavidas para cuando el camino se tuerce. Toca guardar un salario por año trabajado, más un interés del 12%. Y nada de hacerse el loco: hay que consignarlo al fondo antes del 15 de febrero, o el universo (léase: el Ministerio de Trabajo) te lo cobrará con creces.

3. Vacaciones: (Artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo)
   Hasta el más guerrero necesita desconectarse del mundo. Por ley, son 15 días hábiles al año, pero si quieres buena vibra en la oficina, puedes dar más. Eso sí, con sustento en la convención colectiva o en el reglamento interno. No es caridad, es visión.

 

¿Y eso cuánto vale?: Si tienes 10 almas laborando contigo, ganando un promedio de $2 millones al mes, prepárate para invertir unos $60 milloncitos al año en prestaciones. Sí, es como un 30% extra sobre la nómina… pero créeme, más barato que una demanda y más sabio que el egoísmo.

Lo que se viene en legislación laboral en Colombia

Prepárate, porque el reloj laboral está cambiando el ritmo. La jornada de 48 horas está a punto de volverse cosa del pasado, como los teléfonos con cable o los jefes que gritan. Vamos con lo que se viene…

Adiós a las 48: el plan maestro para trabajar menos horas

Sí, se viene el cambio. La Ley 2101 de 2021 nos va a bajar la jornada laboral a 42 horitas por semana entre 2023 y 2026. ¿Lo mejor? Nadie te puede tocar el salario. ¿Lo difícil? Que algunos sectores como manufactura y servicios van a tener que bailar al ritmo de la reorganización.

Mientras tanto, las pensiones también están en la mira:

La Ley 2381 de 2024, que reforma el sistema pensional colombiano y entrará en vigor el 1 de julio de 2025, mantiene los requisitos actuales:​

• Edad de pensión: 62 años para hombres y 57 años para mujeres.
• Semanas de cotización: 1.300 semanas.​

El Kit de Supervivencia para Evitar Multas (y dolores de cabeza)

Ten este      checklist a la mano como si fuera tu amuleto de protección para cumplir con la legislación laboral:

• Cada tres meses, dale una buena mirada a esos contratos. No esperes a que llegue el inspector a decirte que tienes papeles vencidos.
• Al menos una vez al año, reúne al combo de Recursos Humanos y actualízalos.               
• Hazle una visita médica a tu empresa cada seis meses: sí, una auditoría preventiva. Más vale prevenir que pagar.
• Las políticas internas no son tatuajes: actualízalas cada vez que el mundo cambie (y créeme, cambia todo el tiempo).

4 pasos para que tu empresa le juegue limpio a la legislación laboral

Porque cumplir la ley es una estrategia ganadora, aquí van cuatro pasos sencillos y con buena vibra para tener tu casa (legal) en orden sin perder la sonrisa:

1. Hazle un chequeo completo a tu empresa y descubre en dónde puede estar cojeando legalmente.
2. Atiende primero lo urgente: lo que más ruido hace es lo que primero hay que calmar.
3. Pon en marcha las soluciones con la ayuda de quienes saben de leyes y tecnología, ¡no estás solo en este viaje!
4. Mantente pilas con los cambios en la ley; el mundo gira y tú también debes moverte con él.

 

Conocer y aplicar la legislación laboral puede parecer un viaje entre selvas de papeles y montañas de normativas, pero aquí es donde Aleluya entra como ese amigo      sabio que ya ha recorrido el camino. Este software de Nómina Holística no solo calcula salarios, prestaciones y deducciones como un relojito suizo, sino que también te mantiene al día con la ley sin que tengas que sacar la lupa. ¿Lo mejor? Te avisa de cambios normativos, automatiza lo tedioso y te ayuda a dormir tranquilo sabiendo que no te va a caer una multa sorpresa. Porque liderar en el mundo laboral se trata de saber, de cuidar y de actuar con cabeza y corazón.

Referencias

• Confecámaras. (2 de marzo de 2024). Cancelaciones de Empresas en Colombia: un análisis de sus particularidades. Obtenido de Confecámaras.
• Departamento Administrativo de la Función Pública. (2014). Libro blanco: El ABC del teletrabajo en Colombia.
• PwC Colombia. (15 de Junio de 2024). Se expidió la Ley 2101 de 2021 sobre la reducción de la jornada ordinaria laboral a 42 horas semanales. Obtenido de PwC Colombia
• Rodríguez M., Y. (15 de Junio de 2024). Reforma pensional 2024: quién debe cotizar en Colpensiones y para quién aplica el nuevo sistema de pensiones en Colombia. Obtenido de EL PAÍS América Colombia