Los líderes de RR. HH. saben que hay un tema que da más vueltas que un trompo y hasta puede quitar el sueño: la liquidación laboral. Aunque es el pan de cada día en una empresa, dicho proceso suele ser una especie de laberinto.

La liquidación laboral en Colombia no es un favor, ni una cortesía de la empresa; es un derecho fundamental que protege a cada trabajador al finalizar su contrato. Conocer cómo se calcula y qué incluye es clave no solo para empleadores que deben cumplir la ley, sino también para empleados que necesitan verificar que recibieron todo lo que les corresponde.

Pero, ¡tranqui! Estás en el lugar correcto. En este artículo te vamos a explicar, sin pelos en la lengua, todo lo que necesitas saber para que la liquidación laboral deje de ser una pesadilla y se convierta en un trámite rápido y sin complicaciones. Además, hablaremos del Software de Nómina que te facilitará el trabajo.

¿Qué es la liquidación laboral?

Para empezar, pongámonos en sintonía. La liquidación laboral es, básicamente, el pago final que una empresa le entrega a una persona de su equipo cuando su contrato de trabajo termina. No importa si la razón fue una renuncia, un despido (con o sin justa causa) o la finalización del contrato (Justicia, s.f.).

En pocas palabras, es el “borrón y cuenta nueva” financiero entre ambas partes. De hecho, este proceso es muy común, por lo que los departamentos de Recursos Humanos deben estar capacitados para realizarlo.

Una de las preguntas más frecuentes a la que nos enfrentamos es: ¿a qué empleados les corresponde este tipo de liquidación de nómina? La respuesta es bastante sencilla: toda persona que haya tenido un contrato de trabajo en Colombia tiene derecho a recibir su liquidación laboral. Esto aplica para:

• Contratos a término fijo.
• A término indefinido.
• Por obra o labor.
• Los contratos de aprendizaje.

En consecuencia, no importa si una persona trabajó un mes o 10 años; al finalizar la relación laboral, la empresa está en la obligación de pagar el finiquito correspondiente por ley. De hecho, pensar que este derecho es negociable es un error que puede salir muy caro.

¿Cuáles son los componentes de la liquidación laboral?

Ahora vamos al corazón del asunto, a lo que de verdad importa. La liquidación no es un número que sale de la nada. Por el contrario, se compone de varios elementos que debes conocer para calcularla correctamente y evitar problemas.

En primer lugar, debemos hablar de las prestaciones sociales. Debes entenderlas porque son una parte fundamental del cálculo. Principalmente, incluyen (Justicia, s.f.):

• Cesantías. Corresponden a un mes de salario por cada año trabajado. Si la persona trabajó menos de un año, se calcula el proporcional. Este dinero es un ahorro que el empleador consigna en un fondo a nombre del empleado.

• Intereses sobre las cesantías. La empresa debe pagarle al empleado un interés del 12 % anual o el proporcional al tiempo trabajado por el monto de las cesantías.

• Prima de servicios. Equivale a 30 días de salario por año. Se paga en dos partes: la mitad en junio y la otra mitad en diciembre. Si el contrato termina antes de estas fechas, se debe liquidar el valor proporcional.

Vacaciones y pagos pendientes

Aunque técnicamente no son una prestación social, sí son un derecho. Por ley, corresponden a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año de trabajo. Si al momento de la liquidación, la persona no ha tomado sus vacaciones, se le deben pagar en dinero. Además, hay que calcular el proporcional por el último periodo trabajado (Justicia, s.f.).

Finalmente, se debe incluir cualquier salario pendiente de pago. Esto abarca los días del último mes que la persona trabajó, así como horas extras, recargos nocturnos, dominicales o bonificaciones que se hayan causado y aún no se hayan pagado.

Plazos y consecuencias de no pagar la liquidación laboral

Una vez que el contrato termina, la empresa tiene la obligación de pagar la liquidación el mismo día (Jaramillo, 2024). Sin embargo, en la práctica, muchas veces se acuerda que el pago se haga en la siguiente fecha de corte de nómina.

Si un empleador no paga en el tiempo acordado, se expone a una sanción conocida como indemnización moratoria. Esto significa que deberá pagarle al exempleado un día de salario por cada 24 horas de retraso (Jaramillo, 2024).

Como puedes ver, es una bola de nieve que ninguna empresa quiere ver crecer. Es por eso que se recomienda cumplir con la ley.

¿Qué pasa con los extras en la liquidación laboral?

Hay una duda muy común en los equipos de RR. HH.: ¿en la liquidación laboral deben incluirse bonificaciones salariales y auxilio de transporte?

La respuesta es un rotundo sí. Ignorar estos valores es un error frecuente en la liquidación de nómina manual, pero es crucial tenerlos presentes para un cálculo correcto y justo.

Mitos y verdades: el contrato verbal y el finiquito

Para cerrar, aclaremos dos puntos que suelen generar confusión. Primero, ¿qué pasa si el contrato era verbal? Un contrato verbal tiene la misma validez que uno escrito.

Por lo tanto, si existió una relación laboral (con prestación de servicio personal, subordinación y remuneración), la persona tiene derecho a su liquidación completa (Justicia, s.f.).

Segundo, ¿firmar el finiquito impide reclamo? El finiquito es el documento donde consta que la persona recibió la liquidación. Si lo firma, pero luego descubre que el cálculo fue incorrecto, todavía puede reclamar el valor faltante. Es decir, la firma solo confirma la recepción del dinero (Justicia, s.f.).

Ejemplo práctico del cálculo de la liquidación laboral

Sabemos que la liquidación laboral es una fuente de estrés para los equipos de recursos humanos. Por eso, te explicaremos los 5 cálculos que debes hacer (Cafam, s.f.):

• Cesantías. La fórmula es: (salario x días trabajados) / 360.

• El salario corresponde al último devengado.
• Los días trabajados son el tiempo efectivamente laborado.
• En Colombia, se cuenta el año laboral como de como 360 días. Ejemplo: (2.000.000 × 180) / 360 = 1.000.000.

• Intereses sobre cesantías. La fórmula es (el resultado del cálculo 1 x días trabajados x 0.12) / 360.

• La ley estipula pagar un 12 % anual de intereses proporcional por cesantías.
• Ejemplo: (1.000.000 x 180 x 0.12) / 360 = 60.000.

• Prima de servicios. Se calcula igual que las cesantías (salario x días trabajados) / 360.

• Ejemplo: (2.000.000 × 180) / 360 = 1.000.000.

• Vacaciones. La fórmula es: (salario x días trabajados) / 720.

• Se divide entre 720 porque las vacaciones equivalen a 15 días por cada 360 trabajados, es decir, la mitad de un mes.
• Ejemplo: (2.000.000 x 180) / 720 = 500.000.

• Salario pendiente: se suman los días o meses no pagados. Para este ejemplo, supongamos que el monto es de 2.000.000

El monto final se obtiene sumando todos los ítems anteriores. ¿Te imaginas que hubiese una solución que hiciera estos cálculos automáticamente y sin errores?

¡Deja que la nómina sea una historia de amor, no de terror!

Sabemos que después de leer todo esto, tu cabeza puede estar dando vueltas. Calcular la liquidación laboral de forma manual es un proceso que quita tiempo, aumenta el riesgo de errores y te aleja de lo que de verdad importa: la gente.

Pero, ¿y si te dijéramos que puedes hacer todo esto en minutos y sin errores? Con la Nómina sin dramade Aleluya, automatizas hasta el 90 % del proceso, desde los cálculos más complejos hasta el pago de la seguridad social. De esta forma, dejas de ser la persona que revisa todo con lupa y te conviertes en el líder estratégico que siempre has querido ser. Deja de complicarte la vida. Conoce en nuestra web cómo puedes hacer todo este proceso de nómina sin miedo a multas y con la tranquilidad de que todo está bajo control.

Referencias Bibliográficas

• Cafam. (s.f.). ¿Cómo calcular la liquidación laboral de un empleado?
• Jaramillo, E. (2024). Liquidación laboral: ¿cómo calcularla al terminar un contrato de trabajo? Tiendanube.
• Justicia. (s.f.). ¿Cómo liquidar un contrato de trabajo?