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Pasos a seguir para la habilitación de Nómina Electrónica ante la DIAN

Publicación: febrero 7, 2023
Tiempo de lectura: 5 min

Tabla de contenidos

¿Te animas a probar la nómina más rápida de tu vida?

La habilitación de la Nómina Electrónica ya está aquí, por eso queremos ayudarte a resolver algunas de las dudas más frecuentes sobre cómo habilitarte para la transmisión de la Nómina Electrónica ante la DIAN.

Empecemos con lo básico, como ya lo sabes por medio de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN implementó la nueva ola de la Nómina Electrónica y asignó un calendario para que todas las empresas se monten en este bus a partir de agosto (aquí puedes ver más sobre el calendario)

¿Qué es la habilitación para el pago de la Nómina Electrónica ante la DIAN?

Es el proceso en el que debes mostrarle a la DIAN que el software que elegiste para emitir Nómina Electrónica funciona con cero errores. Así que luego de superar esta evaluación de la DIAN y tener ok todos los requisitos técnicos del software… Quedas automáticamente habilitado para emitir tu primera Nómina Electrónica!

¿Cuáles son los pasos para habilitar Nómina Electrónica ante la DIAN?

Ojo: Recuerda que este proceso tiene como fecha de inicio de habilitación ante la DIAN: el 18 de agosto de 2021 para todas las empresas.

Dale una mirada al vídeo que preparó Andrea Casallas desde Soporte para que no te pierdas ni te embolates con ningún paso de la Habilitación de Nómina Electrónica ante la DIAN:

Si luego de ver el vídeo te quedan dudas, mira este paso a paso:

 

Paso #1: Busca en la página de la DIAN el módulo de facturación electrónica y escoge la opción Habilitación allí encuentras la función del documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Debes registrar tu empresa como emisor de Nómina Electrónica.

Paso #2: Ingresa como Representante Legal y agrega los usuarios autorizados que van a  reportar y transmitir tu Nómina Electrónica.

Ojo: Debes estar habilitado para emitir facturación electrónica, para que veas en el menú de participantes la opción de “otros documentos electrónicos”. Allí, ingresas por la opción de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste.

Paso #3: Registra la información del software que elegiste para realizar tu Nómina Electrónica, la información solicitada por la plataforma varía según sea un software propio o un proveedor tecnológico.

– Escoge el nombre del proveedor. Para el caso de Aleluya es SOLUCIONES ALEGRA SAS.

– Selecciona el software del proveedor tecnológico.

– Da click en el botón adicionar para que aparezca asociado el software con el cual se realizarán las pruebas.

Mucho ojo a esto: Si deseas realizar el proceso como emisor puedes seleccionar un software propio o un proveedor tecnológico, si escoges registrarte en nómina con un proveedor tecnológico, este debió superar el proceso de habilitación para que aparezca dentro de las opciones.

¿Qué se necesita para habilitar la Nómina Electrónica ante la DIAN?

Sin Aleluya: 

Para habilitarte para la emisión del Documento Soporte para el Pago de Nómina Electrónica tienes que realizar todos los pasos que te mencioné antes y además necesitas:

  • 4 Nómina Electrónica individual
  • 2 Nómina de Ajuste reemplazar
  • 2 nómina de Ajuste eliminar

Luego debes enviar el set de pruebas con esta información que te mencioné aquí arriba.

La DIAN te asignará un identificador para enviar las pruebas correspondientes.

Con Aleluya: Solo necesitas 3 clics para habilitarte en Nómina Electrónica ante la DIAN.

¿Cómo habilitar Nómina Electrónica con Aleluya en 3 clics?

Antes de realizar tu proceso de habilitación con Aleluya, debes tener estos aspectos check para continuar el proceso sin problemas.

1. Ingresar al portal de la DIAN y registrar tu empresa como emisor de Nómina Electrónica.

2. Seleccionar un proveedor de Nómina Electrónica que te ayudará a surfear esta ola y avisarle a la DIAN para que pueda verificar que el software y el proceso están ok.

¿Tienes estos 2 aspectos ok? entonces ahora si puedes sincronizar Aleluya  y habilitarte para emitir tu primera Nómina Electrónica! 

3. Envía el set de pruebas de la DIAN para sincronizar Aleluya con tu Nómina Electrónica. Te estarás preguntando qué es el TestSedID?  Es un Código que la DIAN le entrega al usuario y que el usuario ingresa en Aleluya para sincronizar la plataforma.

4. Ingresa a tu cuenta Aleluya y sigue estos pasos: 

5. Da clic en “Configuración” en la rueda superior de tu barra de Navegación. Luego, vamos a Configuración de Nómina Electrónica y da clic en Comenzar Configuración.

6. Realiza la parametrización de la información de tu empresa, es importante que verifiques que esta información concuerda con la información que tienes registrada de tu empresa en la DIAN. Una vez lo tengas listo, da clic en Continuar

7. Agrega el TESTSETID que te generó la DIAN en pasos anteriores.

Una vez agregues este SET, te estaremos generando notificaciones acerca del estado del mismo, si está en Proceso, si está Aprobado o si generó algún inconveniente. Este proceso puede tardar aproximadamente 30 minutos hasta que complete su habilitación. 

8. Verifica la información de tu habilitación en el portal de la DIAN. Es importante que una vez en Nominapp salgas como Habilitado ante la DIAN, ingreses al portal de la misma y verifiques el estado de tu SET DE PRUEBAS.

9. Configura la Firma Electrónica de tu cuenta.

Talvez te interese leer: Paso a paso para emitir Nómina Electrónica ante la DIAN 

¿Cómo hacer la firma digital para Nómina Electrónica? 

La Firma Electrónica es obligatoria en la generación de la Nómina Electrónica, así como lo es para la facturación electrónica. Y lo mejor es que en Aleluya no va a tener ningún costo.

Además te despreocupas de las especificaciones técnicas y el formato que indica la DIAN para esta firma digital porque nosotros nos encargamos de TODO.

Esta firma debe ir en el documento electrónico de Nómina Electrónica para que sea validada por la DIAN.

Así que tú relax! que de la Nómina Electrónica y la Firma Electrónica nos encargamos en Aleluya.

Si tienes dudas sobre este proceso o no entendiste nadita de nada, puedes escribirnos a soporte@aleluya.com y te responderemos más rápido que Flash

Lo que debes tener en cuenta para elegir tu operador de Nómina Electrónica

– Que sea un software en la nube. Podrás contar con la información siempre que la necesites. Además, si eres contador, es un plus para buscar más clientes.

– Que sea una plataforma multiempresa, que te permita tener todos tus clientes en un solo lugar.

– Que te brinde todos los reportes necesarios a 1 clic.

– Que tenga Interfaz contable: que se integre con todos los software contables.

– Que te despreocupe de la normatividad: que te mantenga siempre muy actualizado y con parametrización colombiana.

– Que se implemente rápidamente. Que puedas empezar a usarlo en menos de lo que canta un gallo.

– Que no te cobre por calcular la nómina si ya te va a cobrar por habilitación y desprendibles de Nómina Electrónica.

–  Que no te cobre Nómina Electrónica.

¿Por qué Nómina Electrónica con Aleluya?

Porque la DIAN nos quiere clavar más procesos, más estrés y más dolores de cabeza con la excusa de la digitalización y en realidad lo que hacen es enredarnos y en el camino se quedan con toda la información de nómina del país. Por eso nos pusimos la 10 para ayudar a las pymes en este momento y les damos liquidación de nómina y Nómina Electrónica gratis para toda la vida.

Es difícil de creer, lo sé.

Al tener Nómina Electrónica con esteroides, tendrás:

– Cálculo de retenciones automáticamente

– Liquidación automática de las prestaciones sociales

– Liquidación de la PILA automáticamente

– Pago de la PILA sin salir de Aleluya

– Generación  y descarga de certificados laborales

– Cálculo de liquidaciones de empleados automáticamente

– Resúmenes e historiales de nómina

– Implementación asistida con el mejor equipo del mundo 🙂

– Cálculo SIN errores de la nómina y de forma automática.

– Le dices “chao” de una vez al cuadro en Excel para reducir errores y evitar reprocesos y multas de la UGPP.

– Generas y transmites Nómina Electrónica a la DIAN sin enredos desde una playa en Palomino.

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