La liquidación de incapacidades suena a trámite engorroso, lo sabemos. Sin embargo, es una herramienta muy importante para cuidar a tu equipo y cumplir con la ley.

En Aleluya entendemos que rompimos el código para que este proceso sea claro, justo y, sobre todo, facilísimo de gestionar. ¿Lo mejor? Te olvidas de los errores manuales que terminan en dolores de cabeza… Y hasta en multas.

Pero primero, conoce ahora mismo todo sobre este tema, para que sepas qué es, cómo se calcula y mucho más.

¿Qué es la liquidación de incapacidades?

La liquidación de incapacidades no es solo un trámite más: es parte de las garantías de seguridad laboral que protegen a tu equipo cuando más lo necesita. Es decir, cuando no pueden trabajar por una condición médica certificada, este proceso asegura que reciban el subsidio económico que les corresponde.

Eso sí, para hacerlo bien (y evitar líos), hay que calcular con precisión según estos tres factores clave:

• Salario base del empleado.
• Tipo de incapacidad.
• Período de ausencia certificado.

Importancia estratégica: liquidación de incapacidades

La liquidación de incapacidades bien gestionada hace que todo funcione mejor. Para empezar, para quienes lideran el área de RR. HH., es una forma efectiva de reducir riesgos y evitar sanciones por incumplimientos. Además, mejora la eficiencia operativa al dejar atrás los procesos manuales y propensos a errores.

En cuanto a las organizaciones, permite tener un mayor control financiero y planificar con anticipación el flujo de caja, sin sorpresas. Y para los colaboradores, es una garantía real de protección económica. Cuando todo está claro y en regla, todos ganan.

¿Cómo se calcula la liquidación de incapacidades?

Olvídate de los números confusos: calcular la liquidación de incapacidades es más sencillo de lo que crees. Eso sí, necesitas seguir al pie de la letra estos pasos. Así, evitarás errores que después la UGPP, y todo el sistema de seguridad social, te harán lamentar.

¡No te preocupes! Aquí te lo explicamos como si te lo contara un colega (pero con toda la ley de nuestro lado).

Liquidación de incapacidades sin morir en el intento

De nuevo, esto no tiene por qué ser un enredo. Todo empieza por el salario base. Usa para ello el último sueldo reportado en la nómina del colaborador. Luego, tienes que identificar el tipo de incapacidad. Hazlo así:

• Si es una incapacidad común (como una enfermedad general), la EPS se hace cargo del pago y cubre el 66,67 % del salario base por cada día incapacitado.
• En cambio, si se trata de una incapacidad laboral (producto de un accidente o enfermedad relacionada con el trabajo), el pago lo cubre la ARL y el valor es del 100 % del salario base.

Con eso claro, pasas al cálculo: para una incapacidad común, multiplicas el salario base por 66,67 % y luego por la cantidad de días certificados. Si es una incapacidad laboral, haces lo mismo, pero con el 100 % del salario.

¿Parece mucho? Tranqui, automatiza este proceso con el Software de Nómina de Aleluya, y todos estos cálculos se harán automáticamente. Tú solo cargas la novedad y listo: cero errores, sin estrés.

Factores que pueden cambiar el juego

Antes de hacer el cálculo final, hay varios factores que pueden mover la aguja del valor a pagar. Por eso, es importante tener en cuenta cuestiones que muchas veces se pasan por alto. Estas son algunas de las consideraciones más importantes a tener en cuenta:

• Los días cuentan (y mucho). Desde el primero hasta el último día de incapacidad.
• La seguridad social no es opcional. Asegúrate de que las cotizaciones estén al día.
• Horas extras y bonos. En algunos casos, se incluyen. Pero ojo, no siempre aplica.

¿Quién paga la incapacidad en Colombia?

Estas liquidaciones en Colombia siguen un esquema regulatorio claro, que distribuye responsabilidades entre diferentes actores. El marco legal establece quién asume los pagos según el tipo de incapacidad y las condiciones específicas de cada caso. Estos son los siguientes (El Empleo, 2021):

• Responsabilidad del empleador. Este juega un papel central en el proceso. Sus obligaciones incluyen el reporte oportuno a la EPS o ARL, el adelanto de pagos cuando corresponde, y la conservación de toda la documentación requerida. Un error en este proceso puede generar sanciones por parte de la UGPP.

• La intervención de la EPS y el tipo de incapacidad. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) tienen roles diferenciados. Para incapacidades comunes, la EPS cubre el 66.67 % del salario. Mientras, en casos de accidentes laborales, la ARL asume el 100 % del pago. La correcta clasificación es fundamental para determinar las responsabilidades económicas.

Consejos prácticos para gestionar la liquidación de incapacidades

Liquidar incapacidades no debería ser una odisea. Con una buena automatización, lo que antes se resolvía entre planillas, dudas y café frío, ahora se hace en minutos y sin margen de error. Así de simple. Algunas recomendaciones que podemos proporcionarte son las siguientes.

Agilizar la liquidación de incapacidades

Con la automatización de procesos, ya no hace falta ser contorsionista de Excel. La plataforma automatiza para que resuelvas rápido, sin enredos y con total seguridad jurídica. Olvídate de los procesos manuales. Esto es así por lo siguiente:

• Transforma lo que antes tomaba horas en minutos.
• Se reduce aproximadamente el 90 % en errores de cálculo (y, por ende, en riesgo de multas).
• Todo queda registrado digitalmente para auditorías futuras.

Buenas prácticas para evitar multas

Cuando se trata de liquidar incapacidades, el orden y la rapidez no son un lujo: son una necesidad para evitar multas. Estas son otras recomendaciones para que todo fluya sin tropiezos:

• Organización impecable. Todo empieza por cómo gestionas la información. Usar un sistema de nombres consistente en tus archivos te ahorra búsquedas innecesarias. Además, centralizar toda la documentación en un solo lugar te permite tener a mano lo que necesitas en segundos.
• Velocidad clave. Asegúrate de reportar cualquier novedad de incapacidad a la EPS o ARL en menos de 48 horas. ¿Un tip que siempre funciona? Activa recordatorios automáticos en tu sistema de gestión o calendario para que nada se te pase por alto.
• Doble verificación. Nunca está de más sumar una revisión final. La combinación perfecta: validaciones automáticas que detectan inconsistencias + una mirada humana que confirma que todo esté OK.

¿Cómo Aleluya optimiza la liquidación de incapacidades laborales?

En Aleluya sabemos que gestionar incapacidades laborales puede ser un dolor de cabeza. Nuestra plataforma está pensada para facilitar toda la administración relacionada con este proceso de liquidación y otras prestaciones sociales. Así, aseguramos precisión y cumplimiento de la normativa vigente.

Para las empresas, Aleluya se encarga de que todo esté en regla y evita errores en incapacidades, multas o reprocesos. Así, se ahorra tiempo y plata. Además, hace que el equipo de Recursos Humanos tenga menos tareas repetitivas y pueda enfocarse en lo que realmente suma. Crea tu cuenta ahora y conoce cómo Aleluya hace la diferencia.

En cuanto a los colaboradores, la tranquilidad de recibir siempre lo que les corresponde hace que confíen más en la gestión. Esto ayuda a crear un ambiente de trabajo más seguro y estable.

La liquidación de incapacidades no tiene por qué ser una molestia. Explora más sobre cómo Aleluya puede ayudarte a optimizar la gestión de nómina y prestaciones sociales en nuestro sitio web.

Referencias Bibliográficas

• Actualícese. (2025). Incapacidad con salario variable, fijo o integral. Actualícese.
• BDO Colombia. (2023). Pago de incapacidades: todo lo que debes saber sobre la nueva normativa. BDO.
• El Empleo. (2021). ¿Cómo se pagan las incapacidades en Colombia?
• El Tiempo. (2025). Salario durante los días de incapacidad laboral: ¿quién lo paga según la ley? El Tiempo. 
• Ministerio de Salud y Protección Social. (2024). Concepto jurídico 202411601359171. Minsalud.