Los procesos para liquidar nómina suelen ser tan agotadores que hasta sacan canas; sin embargo, la solución es tan sencilla como comenzar a digitalizar los procesos. Así, dotas de superpoderes a tu equipo de Recursos Humanos. Le dices adiós a los errores y al papeleo aburrido, y le das la bienvenida a procesos ágiles que hacen crecer tu negocio.

Además, la digitalización ya no es solo una tendencia, sino una necesidad para que tu empresa o pyme crezca con agilidad y confianza. Sigue leyendo y aprende cómo puedes cambiar procesos complicados por actividades ágiles, precisas y enfocadas en las metas.

Liquidar nómina: cómo impacta a las pymes colombianas

Ya sea que lideres una pyme o seas el rockstar en una gran compañía, los errores para liquidar nómina te pueden costar mucho más que dinero: dolores de cabeza, noches sin dormir y hasta la confianza del equipo, por ejemplo:

• Tiempo valioso perdido en correcciones y revisiones interminables.
• Riesgo financiero por posibles multas de la UGPP y DIAN.
• Clima laboral afectado cuando hay inconsistencias en los pagos. Recuerda que la paz del equipo también se paga (o se pierde).

La revolución tecnológica en los procesos de nómina

¿Sabías que la mayoría de los errores en la nómina vienen de esos procesos que hacemos a mano, a la antigua? ¡Mejor olvídalo, eso ya es prehistoria! En esta era digital, andar con calculadora y papel es como querer ir a la luna en bicicleta. La buena noticia es que la tecnología es tu cohete personal. Con ella, puedes hacer esto:

1. Precisión quirúrgica: elimina los errores humanos de cálculo.
2. Actualización automática: mantente al día con los cambios normativos.
3. Enfoque estratégico: libera a tu equipo de RR. HH. para que se concentre en lo importante. Así, se quitarán el sombrero del ‘contador’ y se pondrán el del ‘estratega’.

Liquidar nómina: procesos y cómo hacerlo correctamente

Olvídate de esos dolores de cabeza mensuales. Liquidar nómina debería ser tan fácil como servir un tinto, pero sabemos que a veces parece más complicado que armar un mueble sueco sin instrucciones.

Componentes en la liquidación: sueldos, prestaciones y deducciones

Pensemos en la nómina como una receta: si falta un ingrediente o se mide mal, el resultado no será el esperado. Estos son los elementos esenciales que no pueden faltar:

• Salario básico (es la base de todo cálculo): verifica siempre que esté alineado con el contrato y la ley.
• Horas extras en Colombia: toma en cuenta los porcentajes, para diurnas: 25 % recargo; nocturnas: 75 % recargo y festivos: 75-100 % recargo.
• Prestaciones sociales: aquí se incluyen las primas de servicios, las cesantías e intereses, las vacaciones y su compensación.
• Deducciones obligatorias: tales como los aportes a salud (4 % empleado, 8.5 % empleador); pensión (4 % empleado, 12 % empleador); y los riesgos laborales que varían según ARL.

Al respecto, recomendamos a los directores de RR. HH. implementar checklists digitales para asegurar que ningún componente se pase por alto, especialmente en empresas con múltiples tipos de contratación.

Errores comunes en la liquidación manual y cómo evitarlos

Después de analizar cientos de casos (como un disco rayado), estos son los errores que vemos repetirse una y otra vez:

1. Horas extras mal calculadas: no aplicar los recargos correspondientes o calcularlas sobre el básico ignorando otros conceptos salariales.

• Solución: usar sistemas que automaticen los cálculos considerando el salario integral.

2. Olvidar actualizar el SMLV: los incrementos anuales afectan múltiples cálculos.

• Solución: usar plataformas que se actualizan automáticamente con los nuevos valores.

3. Omisión de conceptos no salariales: como bonos, comisiones, pago de incapacidades o beneficios que deben incluirse en la base de cálculo.

• Solución: integrar todos los módulos de compensación en un solo sistema.

Cumplimiento con la DIAN y la UGPP: la importancia de hacerlo bien

La DIAN y UGPP no son villanos de película, son instituciones con las que podemos tener una relación saludable si seguimos estas reglas de oro:

1. Presentar oportunamente los siguientes reportes:

• Planilla integrada de liquidación de aportes (PILA).
• Certificados de ingresos y retenciones.
• Información de nómina electrónica.

2. Realizar cálculos precisos en lo siguiente:

• Aportes correctamente liquidados.
• Retenciones en la fuente aplicadas.
• Bases de cotización actualizadas.

3. Tener toda la documentación en orden, como:

• Soporte de todos los movimientos.
• Histórico accesible para auditorías.
• Comprobantes de pago organizados.

4. Para empresas grandes:

Implementar un sistema de trazabilidad completa, para ahorrar tiempo en procesos de auditoría.

5. Para pymes:

Implementar soluciones en la nube que permitan cumplir con los mismos estándares que las grandes empresas, pero con inversiones accesibles y sin necesidad de un equipo TI dedicado.

Liquidar nómina: cómo automatizarla en tu empresa

La automatización de nómina ya no es cosa del futuro, es el presente que tu empresa necesita. Ya seas el jefe de una pyme o el director de RR. HH. de una multinacional, esto te va a cambiar la vida laboral.

Beneficios de automatizar el cálculo y pago de nómina

Automatizar la liquidación de nómina ofrece ventajas tangibles para todo tipo de organizaciones, especialmente para las pymes colombianas, por ejemplo:

• En primer lugar, reduce significativamente el tiempo dedicado a procesos manuales, permitiendo que los equipos de RR. HH. se enfoquen en iniciativas estratégicas.
• Además, garantiza precisión en los cálculos, eliminando errores humanos comunes.
• Por último, asegura el cumplimiento normativo automático con entidades como la DIAN y UGPP, protegiendo a tu empresa de posibles sanciones.

Liquidar nómina: soluciones tecnológicas que la facilitan

Las plataformas tecnológicas modernas para gestión de nómina ofrecen funcionalidades clave, por ejemplo:

• Realizan el cálculo automático de todos los conceptos salariales, incluyendo prestaciones, deducciones, horas extras y recargos.
• Generan reportes completos para las entidades de control en formatos predefinidos.
• Además, permiten la integración directa con sistemas bancarios para agilizar los pagos a empleados.

Liquidar nómina: evita riesgos mediante un sistema automatizado

En Colombia, aproximadamente el 40 % de las PYMES, reciben multas por errores evitables en su nómina. Un sistema automatizado protege contra tres riesgos principales:

• Sanciones de la UGPP por incumplimientos en aportes.
• Reclamos laborales por errores en pagos.
• Equivocaciones en los cálculos de Seguridad Social.

Asimismo, la automatización no solo previene estos problemas; sino que además genera evidencia documental para cualquier requerimiento de auditoría. Al respecto, la plataforma de nómina de Aleluya te ayuda a evitar todos estos errores y optimizar tu liquidación de nómina.

Liquidar nómina: impacto en el bienestar de los empleados

Un proceso para liquidar nómina preciso y oportuno trasciende lo operativo, para convertirse en un pilar del bienestar en las empresas. Para directores de RR. HH. y líderes empresariales, entender esta conexión es clave para construir equipos comprometidos y productivos.

Liquidar nómina: herramientas de bienestar financiero para empleados

La exactitud en la nómina es el primer paso para implementar programas efectivos de bienestar financiero. Cuando los colaboradores reciben sus pagos completos y a tiempo, se crea la base para:

1. Transparencia financiera. Sistemas que permiten a los empleados visualizar desgloses claros de su compensación, incluyendo conceptos salariales y deducciones.
2. Educación financiera estratégica. Programas de capacitación que parten de información precisa sobre ingresos para enseñar gestión presupuestal, ahorro e inversión básica.
3. Planeación financiera personalizada. Soluciones tecnológicas que ayudan a los colaboradores a proyectar sus finanzas basadas en datos reales de sus ingresos y beneficios.

Liquidar nómina: consejos para optimizarla en tu empresa

La gestión eficiente de nómina es un diferenciador competitivo para cualquier compañía. Por ello, las empresas líderes han entendido que invertir en la optimización de este proceso genera retornos tangibles en términos de productividad, cumplimiento normativo y satisfacción del talento humano.

La importancia de la precisión: cómo evitar errores y sanciones

La exactitud en la nómina es un requisito no negociable para cualquier negocio serio. Al respecto, hay tres elementos fundamentales que garantizan esta precisión, que son:

1. Sistemas normativos actualizados. Son plataformas que incorporan automáticamente cambios en legislación laboral y tributaria.
2. Mecanismos de prevención de errores. Como funcionalidades que identifican inconsistencias potenciales antes de procesar los pagos.
3. Gestión documental robusta. Son archivos organizados que facilitan auditorías y verificaciones, reduciendo riesgos legales.

En conclusión, digitalizar los procesos para liquidar nómina en tu empresa, no solo reduce significativamente los errores humanos; sino que también libera tiempo valioso para que los líderes de Recursos Humanos se concentren en tareas estratégicas y en el bienestar del equipo. Al automatizar y simplificar estos procedimientos, logras mayor precisión, transparencia y eficiencia operativa, fortaleciendo la confianza y el compromiso dentro de tu equipo.

Conoce cómo los productos de Aleluya pueden ayudarte a transformar y optimizar la gestión de nómina en tu empresa, facilitando la transición a procesos digitales que impulsan el crecimiento y la tranquilidad laboral. Si estás interesado en nuestros productos, puedes crear tu cuenta aquí.

Referencias bibliográficas.

• Actualícese. (s.f.). ABC de la Nómina.
• Banco Santander. (s.f.). Nómina.