Los aportes a pensión no solo son un trámite más: son la base de tu seguridad social. Imagínate llegar a la vejez sin preocupaciones económicas. Suena bien, ¿verdad? Pues, esto solo es posible si cumples con tus obligaciones. Además, para las empresas, hacer estos aportes correctamente, evita multas y dolores de cabeza con la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal).

En este viaje te contamos todo lo que necesitas saber sobre los aportes a pensión en Colombia. Sí, ese tema suena aburrido, pero puede hacerte la vida más fácil si lo entiendes bien (sobre todo si eres empleado o tienes una pyme).

Aportes a pensión: la seguridad social y su impacto

La seguridad social en Colombia no es solo un papeleo obligatorio: es tu red de apoyo cuando las cosas se ponen duras. Te abre la puerta a médicos, medicinas y subsidios, y te da paz mental, porque sabes que en la vejez no te vas a quedar sin ingreso. Y ojo, la nueva reforma pensional de 2025 viene con cambios grandes: quiere que el sistema sea más justo, que cubra a más gente y que afiliarse no sea una odisea.

Aportes a pensión: derechos y obligaciones

En Colombia, todos tenemos que poner de nuestra parte en la seguridad social: empleados, independientes y empresas. Así funciona el juego. Pero tranqui, que aquí te contamos lo básico sin letra chiquita ni vueltas raras.

Primero, como empresa, tu deber es inscribir a tus trabajadores en el sistema de pensiones y pagar el 12 % de su salario como aporte patronal. Así, ellos construyen su pensión y tú duermes tranquilo sin que la UGPP te respire en la nuca. Por otra parte, también debes (Colfondos, 2024):

• Asumir el pago total (16 %) de los aportes a pensión de los trabajadores independientes que tengan contratos de servicios con tu empresa.
• Realizar estos pagos mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Segundo, como empleado, estás en la misma jugada. Tienes el derecho (y el deber) de estar afiliado y aportar a tu pensión. No es opcional, pero sí es tu tranquilidad futura. También, es necesario lo siguiente (Colpensiones, 2021):

• Realizar aportes mensuales equivalentes al 4 % de tu salario.
• Recibir información clara y oportuna sobre tus aportes.

Y, por último, como trabajador independiente, si tienes ingresos estables, también te toca cotizar. Nada de hacerse el loco: estar al día con la pensión es cuidarte a largo plazo. Por ello, debes hacer esto (Colfondos, 2024):

• Pagar el 16 % de tus ingresos (sobre la base del 40 % del valor de tu contrato).
• En caso contrario, la empresa contratante será responsable de pagar tus aportes, descontándolos de tus honorarios con tu autorización.

¿Quiénes están obligados a hacer aportes a pensión?

Si trabajas como dependiente, independiente con ingresos suficientes, o eres empresa con personal contratado, tienes la obligación de hacer aportes al sistema de pensiones. Por ejemplo (Colpensiones, 2021):

• Trabajadores dependientes. Si tienes un contrato laboral, debes cotizar obligatoriamente al sistema de pensiones. Al respecto, la empresa retiene tu aporte (4 % del salario) y paga el restante (12 %) directamente al fondo de pensiones. Igualmente, la empresa es responsable de transferir ambos aportes oportunamente.
• Trabajadores independientes. Aplica si prestas servicios bajo contrato por prestación de servicios. También, si trabajas por cuenta propia y tus ingresos son iguales o superiores a un salario mínimo.  Es obligatorio afiliarte y cotizar a pensión. En este sentido, si tienes varios contratos, cada empresa hará su propio descuento para los aportes. En cambio, los independientes por cuenta propia, deben realizar sus aportes individuales mediante la plataforma PILA.
• Empresas. Tienen el deber de descontar la parte correspondiente del salario de sus empleados y pagar su propio aporte a pensión. También, son responsables de retener y girar los aportes para los trabajadores independientes contratados por servicios personales, de acuerdo con la nueva normativa vigente de 2025.

Desglosando el proceso de aportes a pensión

Realizar estos aportes puede resultar un poco abrumador; pero tranqui, aquí te explicamos el proceso muy bien para que sepas cómo hacerlo:

Para empresas debes calcular el 16 % del salario mensual de cada trabajador, como aporte total a pensión, donde tú aportas el 12 % y descuentas al trabajador el 4 % (Colfondos, 2024). Luego, debes registrar esa información y realizar el pago mediante la plataforma PILA.

En el caso de trabajadores independientes. Tienes que calcular el 16 % sobre el 40 % de tus ingresos mensuales (equivalente a un 6.4 %) y hacer el pago directamente mediante la PILA. Desde 2025, si eres contratado como independiente por una empresa, esta debe hacer el descuento y pago de tus aportes (Colpensiones, 2021).

Entonces, el proceso básico en ambos casos es super sencillo:

1. Regístrate en la plataforma electrónica de un operador autorizado para la PILA.
2. Ingresa los datos solicitados (salarios, tipo de cotizante, días trabajados).
3. La plataforma calcula automáticamente el valor total a pagar.
4. Realiza el pago por medios electrónicos (transferencias o pagos en línea).
5. Guarda el comprobante del pago como respaldo.

PILA: ¿qué es y cómo se usa?

La planilla PILA puede sonar a trámite aburrido… pero en realidad es tu mejor aliada para no enredarte con la seguridad social. Es una herramienta que te permite pagar todo lo que toca —salud, afiliación a pensión, riesgos laborales, SENA, ICBF y cajas de compensación— en un solo lugar y sin perder tiempo dando vueltas.

Ahí se registra todo lo importante: cuánto gana el trabajador, cuántos días trabajó, qué tipo de contrato tiene, y si hubo alguna novedad como licencias o incapacidades.

¿Y lo mejor? No necesitas ser un contador con superpoderes para usarla. Aquí te mostramos el paso a paso para generarla sin estrés:

1. Generación: usa un Software de Nómina certificado para crear el archivo XML (hoja de cálculo).
2. Validación: la UGPP revisa que no haya inconsistencias.
3. Pago: realiza la transferencia bancaria con el código único que genera el sistema.

Principales desafíos en la gestión de aportes a pensión

Gestionar correctamente estos aportes puede ser complicado, pero entender los riesgos te ahorrará problemas. Ahora mismo, te mencionamos los retos más relevantes:

• El error más común es no contabilizar correctamente los aportes. Muchas empresas no incluyen todos los conceptos salariales al calcular los aportes a pensión. Por ejemplo, las horas extras, bonos y comisiones deben sumarse al salario base.
• Riesgo de multas y sanciones. Las multas de la UGPP por errores en dichos aportes pueden ser considerables e incluso ocasionar que te bloqueen las cuentas.

Beneficios de realizar los aportes a pensión correctamente

Entonces, hacer bien los aportes a pensión no es solo cumplir con la ley. Es invertir en tu tranquilidad. Además, hacerlo correctamente tiene varias ventajas, y claro, todo dependiendo del rol que tengas. Por ejemplo:

Directores de RR.HH.

Les permite asegurar el cumplimiento de la normativa laboral y mejorar el bienestar social de sus colaboradores, además:

• Fortalece la reputación y productividad de la empresa.
• Se logra un equipo motivado y protegido.
• Mejoran las políticas que facilitan la retención y atracción de talento.

Empleados

Contribuyen a su bienestar, mejorando su calidad de vida a largo plazo y obteniendo los siguientes beneficios:

• Se asegura un ahorro que les brinda seguridad económica en la vejez y protección a sus familiares en casos de invalidez o fallecimiento.
• Acceden a una pensión mensual al cumplir la edad y requisitos establecidos.

Aportes a pensión: ¿cómo mejorarla con Aleluya?

Gestionar dichos aportes, no es un rompecabezas imposible; ya que, con las herramientas adecuadas, puedes hacerlo de manera sencilla. Aquí, te mostramos como Aleluya te ayuda en este aspecto clave de tu nómina:

Automatización de la nómina y aportes con Aleluya

Herramientas como la nómina de Aleluya te permiten automatizar gran parte del proceso. Así, te liberas de tareas repetitivas y puedes enfocarte en otras áreas estratégicas, obteniendo lo siguiente:

• Cálculos automáticos precisos. Que incluyen salarios, horas extras, deducciones, aportes a seguridad social y liquidaciones laborales; todo en conformidad con la normativa vigente, eliminando errores manuales que generan multas.
• Pagos sin errores. Garantizando que cada colaborador reciba exactamente lo que le corresponde y que las obligaciones legales se cumplan sin inconvenientes.
• Actualizaciones en tiempo real. Te permiten conocer instantáneamente cualquier cambio o novedad en tu nómina, facilitándote el control total del proceso, lo que te ahorra tiempo y reduce el estrés en la gestión operativa de recursos humanos

Tecnología para evitar errores y asegurar el cumplimiento

Del mismo modo, Aleluya va más allá de la automatización, reduciendo riesgos, ahorrando tiempo y manteniendo tu nómina siempre en regla y sin estrés, ofreciéndote lo siguiente:

• Alertas. Te notifican sobre cualquier inconsistencia o novedad que pueda afectar la liquidación de tu nómina, permitiéndote corregir a tiempo y sin complicaciones.
• Protección contra multas. La nómina de Aleluya está avalada por la UGPP y la DIAN. Además, el software se actualiza constantemente, reflejando los cambios normativos de forma automática.
• Reportes ejecutivos. Te ofrecen una visión clara y ordenada de toda la información relevante, facilitando el control total del proceso, brindándote tranquilidad y seguridad en la gestión de tus recursos humanos y obligaciones legales.

En conclusión, realizar los aportes a pensión es esencial para la tranquilidad financiera de tu empresa. Te posibilita cumplir con la normativa vigente, evitar sanciones y fortalecer el bienestar de tus trabajadores al garantizarles una pensión digna en el futuro. En este sentido, te invitamos a explorar los productos que te ofrecemos en Aleluya, donde te ayudamos a liquidar tu nómina sin errores y en minutos.

Referencias bibliográficas.

• Colfondos. (2024). Gestiona los Aportes a Pensión Obligatoria de tus Colaboradores.
• Colpensiones. (2021). ¿Cómo aportar para mi pensión?
• Colpensiones. (2021). ¿Cómo se calcula la base de cotización de un independiente?
• Ministerio de Salud. (2025, 22 de julio). Sistema de Pensiones y Otras Prestaciones.